TANTANGAN MENJADI SEKRETARIS

TANTANGAN MENJADI SEKRETARIS

Menjadi seorang sekretaris di jaman modern seperti sekarang ini tentu memiliki tantangan yang lebih besar. Bagaimana tidak, jika dibandingkan dengan era jaman dulu, tantangan sekretaris di era globalisasi ini semakin kompetitif. Apabila kita tidak memiliki kapasitas-kapasitas yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris, maka tentu akan lebih sulit untuk menjadi seorang sekretaris di masa kini. Tingkat persaingan yang semakin tinggi berimbang dengan kualitas-kualitas terbaik yang dimiliki oleh calon-calon sekretaris muda ini menjadikan pekerjaan sebagai seorang sekretaris sangat kompetitif.

Seorang sekretaris pada jaman dulu hanya memiliki kewajiban-kewajiban yang ringan dan dapat dikatakan standar perusahaan, yaitu misalnya tugas untuk mengurus keperluan kantor. Namun pekerjaan sebagai seorang sekretaris di masa kini memiliki tingkat tantangan yang berbeda. Tantangan sekretaris masa kini lebih banyak dan lebih kompleks, misalnya saja sekretaris dituntut harus berpengetahuan / berwawasan luas, mampu menghadapi situasi yang tidak terduga, mampu bertindak dan mengambil keputusan secara cepat dan tepat, dan lain sebagainya.

Saat ini tantangan sekretaris dalam bekerja pun semakin beragam, hal ini dikarenakan penyesuaian terhadap laju perubahan modernisasi kehidupan. Industri perekonomian yang semakin maju pesat tidak dapat memberikan kesempatan kepada seorang sekretaris untuk bekerja dengan bersantai-santai.

Tantangan sekretaris bermacam-macam, misalnya saja tantangan sekretaris profesional, maka sekretaris tersebut harus dapat menjadi seseorang yang memiliki berbagai informasi yang kemungkinan sewaktu-waktu dapat dibutuhkan. Sekretaris profesional dapat mensupport tentang informasi, teknis, serta pendukung kelancaran acara kantor antara semua karyawan dan atasannya.

Saat ini sekretaris tidak hanya terbatas pada batasan gender, karena di era globalisasi ini sudah sering dan banyak ditemui sekretaris pria. Tentunya tantangan sekretaris pria ini tidak berbeda jauh dengan tangan sekretaris wanita. Baik sekretaris pria dan wanita, memiliki tantangan sekretaris kantor yang juga mencakup seluruh area pekerjaan sekretaris pada umumnya.

Pengertian Sekretaris

Sebelum memahami lebih jauh tentang tantangan sekretaris, akan lebih baik apabila terlebih dahulu mengerti tentang arti dari seorang sekretaris. Sekretaris ini berasal dari Bahasa Latin ‘secretum’ dan Bahasa Belanda ‘secretaries’ yang memiliki arti rahasia. Dalam Bahasa Inggris, sekretaris adalah ‘secretary’ yang juga memiliki arti rahasia. Maka dari itu, sekretaris dimaknai pekerjaan seseorang yang memiliki kewajiban untuk menjaga rahasia baik perusahaan maupun atasannya. Namun dalam prakteknya, jenis pekerjaan sekretaris memiliki arti dan peran yang cukup luas, tidak sekedar terkait tentang menjaga rahasia.

Profesi sekretaris tidak hanya berkutat pada pekerjaan seputar arsip dan filling berkas-berkas serta dokumen kantor. Memang pada dasarnya seorang sekretaris harus dapat merangkap menjadi seorang tenaga administrasi, namun pada kenyataannya tugas seorang sekretaris memiliki cakupan kerja yang lebih luas. Seorang sekretaris juga dituntut memiliki sikap dan perangai yang sopan serta tata krama yang baik. Tata krama sekretaris mencakup keterampilan menampilkan citra perusahaan dengan baik, memiliki etika kerja yang baik, sopan dan bertanggung jawab, dapat menjaga rahasia perusahaan, mampu membawa diri pada setiap kesempatan, dan lain sebagainya.            

 Jenis-jenis Sekretaris

Sekretaris memiliki beberapa jenis jabatan berdasarkan ruang lingkup tanggung jawabnya, beberapa diantaranya adalah sebagai berikut :

1. Sekretaris Organisasi / Executive Secretary

Sekretaris organisasi adalah seorang sekretaris yang memiliki tugas untuk sebuah project kesekretariatan di sebuah instansi perusahaan maupun pemerintahan. Beberapa tugas dari sekretaris organisasi mencakup merencanakan dan mengatur, penyusunan tata kerja beserta struktur organisasi, membuat keputusan, mengarahkan, koordinasi, serta monitoring.

2. Sekretaris Pimpinan / Private Secretary

Sekretaris pimpinan dapat dikatakan adalah orang kepercayaan atau tangan kanan dari seorang atasan. Biasanya sekretaris pimpinan tidak memiliki anak buah dan hanya bekerja untuk salah seorang pimpinan saja. Sekretaris pimpinan biasanya bertugas untuk membantu meringankan beban pimpinannya.

3. Sekretaris Pribadi / Personal Secretary

Sekretaris pribadi membantu aktivitas pekerjaan kantor seseorang secara personal. Pekerjaan ini biasanya bersifat pribadi, sehingga sekretaris pribadi tentu harus memiliki tanggung jawab untuk menjaga rahasia serta melaksanakan tugas yang diberikan secara khusus kepadanya tersebut secara baik dan bertanggung jawab.

4. Sekretaris Junior  dan Sekretaris Senior

Berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerjanya, sekretaris dibagi kedalam dua golongan yaitu sekretaris junior dan sekretaris senior. Sekretaris junior adalah seseorang yang baru masuk dan bergabung kedalam bidang pekerjaan sekretaris. Tentu seseorang tersebut belum memiliki pengalaman dan masih memerlukan pengarahan dari atasan maupun senior-seniornya. Tidak jarang sekretaris junior masih sering melakukan kesalahan karena belum terbiasa dengan tugas dan pekerjaannya. Sedangkan sekretaris senior adalah sekretaris yang telah cukup berpengalaman dalam bidang kerja tersebut sehingga mampu bekerja secara lebih profesional, inisiatif, dan cenderung lebih sedikit melakukan kesalahan-kesalahan dalam pekerjaan sekretaris.