OTOMATISASI Adm. PERKANTORAN

Otomatisasi Administrasi Perkantoran

1. 1. Otomatisasi Administrasi Perkantoran Di susun : - Juwita Sari (Kapten) - Deshinta Eka Marina - Meilani Christina - Tubagus Airlangga
2. 2. Pengertian Otomatisasi Administrasi Perkantoran Otomatisasi dalam bahasa inggris disebut Automation memiliki padanan kata Mechanization dan Computerization. Otomatisasi memiliki dua makna yaitu; penggunaan peralatan otomatis untuk menghemat pikiran & tenaga dan kendali otomatis dalam pembuatan suatu produk dengan tahapan yang sistematis. Uraian definisi otomatisasi di atas, menunjukkan esensi makna otomatisasi, yaitu proses penggunaan perlatana otomatis yang memiliki sistem kerjasama sistematis.
3. 3. Tujuan Otomatisasi Perkantoran Tujuan Otomatisasi perkantoran adalah meningkatkan produktivitas kerja melalui : 1. Pendapatan yang lebih tinggal versus penghindaran biaya 2. Pemecahan masalah kelompok 3. Pelengkap bukan pengganti 4. Penggabungan dan penerapan teknologi 5. Memperbarui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor
4. 4. Manfaat Otomatisasi Kantor Otomatisasi perkantoran berkaitan dengan berbagai komponen dalam menagani informasi, mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal Manfaat otomatisasi kantor, diantaranya :
5. 5. 1. Membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah digunakan,dipindahkan dan di rawat. 2. Untuk memudahkan segala jenis komunikasi baik lisan maupun tulisan dan menyediakan informasi yang lebih baik untuk pengambilan keputusan. 3. Dapat meletakan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehingga perusahaan mampu berkompetisi dengan baik.
6. 6. Dampak Otomatisasi Perkantoran Kelebihan : 1. Meningkatkan produktivitas para manajer dan pekerja kantor 2. Memudahkan komunikasi para manajer dan pekerja kantor. 3. Pekerjaan kantor cepat di selesaikan 4. Mengurangi biaya gaji karena karyawan dapat di batasi Kekurangan : 1. Perasaan cemas karena tidak mampu meng-operasikan peralatan kantor 2. Rencana sistem informasi yang mendasarkan diri pada komputer 3. Masalah keamanan 4. Tantangan terhadap struktur organisasi
7. 7. Penerapan Otomatisasi Administrasi Perkantoran Otomatisasi administrasi perkantoran tidak bisa di pisahkan dari teknologi perkantoran sebab otomatisasi merupakan bentuk pengembangan teknologi. Dalam hal ini pergeseran dari teknologi manual kepada otomatis. Teknologi perkantoran adalah bagaimana proses mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim, dan menyimpan bahan-bahan secara efisien dengan menggunakan mesin-mesin
8. 8. 1. Penggunaan Otomatisasi kantor Otomatisasi kantor digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor yang pada dasarnya dapat dibagi menjadi 4 kategori pemakai otomatisasi kantor yaitu; a. Manajer b. Profesional c. Sekretaris d. Pegawai Administratif (Clerical Employee)
9. 9. 2. Jenis-Jenis Aplikasi Otomatisasi Kantor a. Word Processing b. Electronic Mail c. Voice Mail d. Electronic Calendaring e. Audio Conferencing f. Video Conferencing g. Computer Conferencing h. Facsmile Transmission i. Video Text j. Image Store And Retrieval k. Desktop Publishing
10. 10. 3. Penggunaan Aplikasi Otomatisasi Perkantoran  Faktor-Faktor yang mempengaruhi penggunaan aplikasi otomatisasi perkantoran adalah: a. Jenis Organisasi b. Pilihan manajer yang didasarkan atas kebutuhan yang mendesak c. Sumber daya manusia dan perlatan yang tersedia  Tahap-Tahap Penggunaan aplikasi otomatisasi perkantoran, yaitu; a. Tradisional b. Transisional c. Transformasional
11. 11. Penggunaan aplikasi otomatisasi perkantoran dapat kita lihat pada pekerjaan kantor berikut ini: a. Pengangan surat dan pembuatan laporan b. Komunikasi perkantoran c. Pengiriman surat d. Tata laksana arsip/filling 01 Dec 14-SM