OTOMATISASI Adm. PERKANTORAN

Otomatisasi Administrasi Perkantoran

1. 1. Otomatisasi Administrasi Perkantoran Di susun : - Juwita Sari (Kapten) - Deshinta Eka Marina - Meilani Christina - Tubagus Airlangga
2. 2. Pengertian Otomatisasi Administrasi Perkantoran Otomatisasi dalam bahasa inggris disebut Automation memiliki padanan kata Mechanization dan Computerization. Otomatisasi memiliki dua makna yaitu; penggunaan peralatan otomatis untuk menghemat pikiran & tenaga dan kendali otomatis dalam pembuatan suatu produk dengan tahapan yang sistematis. Uraian definisi otomatisasi di atas, menunjukkan esensi makna otomatisasi, yaitu proses penggunaan perlatana otomatis yang memiliki sistem kerjasama sistematis.
3. 3. Tujuan Otomatisasi Perkantoran Tujuan Otomatisasi perkantoran adalah meningkatkan produktivitas kerja melalui : 1. Pendapatan yang lebih tinggal versus penghindaran biaya 2. Pemecahan masalah kelompok 3. Pelengkap bukan pengganti 4. Penggabungan dan penerapan teknologi 5. Memperbarui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor
4. 4. Manfaat Otomatisasi Kantor Otomatisasi perkantoran berkaitan dengan berbagai komponen dalam menagani informasi, mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal Manfaat otomatisasi kantor, diantaranya :
5. 5. 1. Membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah digunakan,dipindahkan dan di rawat. 2. Untuk memudahkan segala jenis komunikasi baik lisan maupun tulisan dan menyediakan informasi yang lebih baik untuk pengambilan keputusan. 3. Dapat meletakan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehingga perusahaan mampu berkompetisi dengan baik.
6. 6. Dampak Otomatisasi Perkantoran Kelebihan : 1. Meningkatkan produktivitas para manajer dan pekerja kantor 2. Memudahkan komunikasi para manajer dan pekerja kantor. 3. Pekerjaan kantor cepat di selesaikan 4. Mengurangi biaya gaji karena karyawan dapat di batasi Kekurangan : 1. Perasaan cemas karena tidak mampu meng-operasikan peralatan kantor 2. Rencana sistem informasi yang mendasarkan diri pada komputer 3. Masalah keamanan 4. Tantangan terhadap struktur organisasi
7. 7. Penerapan Otomatisasi Administrasi Perkantoran Otomatisasi administrasi perkantoran tidak bisa di pisahkan dari teknologi perkantoran sebab otomatisasi merupakan bentuk pengembangan teknologi. Dalam hal ini pergeseran dari teknologi manual kepada otomatis. Teknologi perkantoran adalah bagaimana proses mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim, dan menyimpan bahan-bahan secara efisien dengan menggunakan mesin-mesin
8. 8. 1. Penggunaan Otomatisasi kantor Otomatisasi kantor digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor yang pada dasarnya dapat dibagi menjadi 4 kategori pemakai otomatisasi kantor yaitu; a. Manajer b. Profesional c. Sekretaris d. Pegawai Administratif (Clerical Employee)
9. 9. 2. Jenis-Jenis Aplikasi Otomatisasi Kantor a. Word Processing b. Electronic Mail c. Voice Mail d. Electronic Calendaring e. Audio Conferencing f. Video Conferencing g. Computer Conferencing h. Facsmile Transmission i. Video Text j. Image Store And Retrieval k. Desktop Publishing
10. 10. 3. Penggunaan Aplikasi Otomatisasi Perkantoran  Faktor-Faktor yang mempengaruhi penggunaan aplikasi otomatisasi perkantoran adalah: a. Jenis Organisasi b. Pilihan manajer yang didasarkan atas kebutuhan yang mendesak c. Sumber daya manusia dan perlatan yang tersedia  Tahap-Tahap Penggunaan aplikasi otomatisasi perkantoran, yaitu; a. Tradisional b. Transisional c. Transformasional
11. 11. Penggunaan aplikasi otomatisasi perkantoran dapat kita lihat pada pekerjaan kantor berikut ini: a. Pengangan surat dan pembuatan laporan b. Komunikasi perkantoran c. Pengiriman surat d. Tata laksana arsip/filling 01 Dec 14-SM

DESKRIPSI Adm. PERKANTORAN

Deskripsi administrasi perkantoran

Kegunaan/Manfaat

•       Sebagai individu atau sekelompok individu yang bertanggung jawab untuk menganalisis, merumuskan keputusan dan memprakarsai tindakan yang memadai yang dapat menghubungkan organisasi

•       Sebagai suatu proses pengalokasian masukan suatu organisasi melalui perencanaan, pengarahan dan pengawasan agar dapat memproduksi dan memasarkan keluaran yang dibutuhkan oleh para pelanggan sehingga sasaran organisasi itu dapat tercapai.

•       Sebagai kegiatan pengalokasian dan pengintegrasian masukan organisasi dalam suatu lingkungan melalui fungsi-fungsi yang didasarkan pada norma-norma tertentu dengan jalan memproduksi keluaran yang dibutuhkan masyarakat agar tujuan organisasi itu dapat tercapai

•       Sebagai ilmu yang mengkaji upaya manusia untuk mencapai tujuan yang telah diperhitungkan dengan bantuan sejumlah sumber-daya melalui metode yang efesien dan efektif.

*         Cara kerja secara global

•       Pegawai administrasi dipilih yang bisa berbahasa inggris . Karena bhs.inggris  merupakan bahasa dunia.

•       Adanya  kerja sama  antar negara untuk berbagi sumber data.

*         Platform operasional (OS,hardware)

*         Menggunakan suatu program ( software )

Menurut kemampuan petugas pengelolanya. Beberapa Perkantoran ada yang mengelola data administrasi dengan program aplikasi Excel, Word dan Acces(Microsoft Ofice), tetapi juga ada yang mengelola dengan program aplikasi dBase Visual atau Foxpro dan bahkan ada yang menggunakan My SQL.

*         Cara manual

Dan ada petugas pengelola data administrasi perkantoran dari staff administrasi nya sendiri

*         Calon Pengguna

*         Terkait di berbagai bidang, baik hukum, sosial maupun ekonomi dan lain-lain .

Contoh :

produk  administrasi yang berupa dokumen seperti Ijazah, Sertifikat dan surat-surat penting lainnya akan mempunyai nilai tinggi sekali di mata hukum, jika akurasi isinya dijamin benar untuk memperkuat bukti-bukti hukum.

Dalam bidang pendidikan, kebutuhan informasi mulai tentang data lembaga, sarana kurikulum sampai dengan data asal dan kondisi ekonomi siswa, banyak ditanyakan baik oleh perorangan maupun lembaga-lembaga pemerintah dan swasta.

Perkerjaan kantor dalam organisasi

1.       Pengertian berkerja

Secara hafiah, arti berkerja adalah melaksanakan suatu kegiatan. Namun kegiatan yang dimaksud berfokus untuk mencapai suatu tujuan yang telah diten tukan sebelumnya.

2.       Jenis-jenis perkejaan kantor

Untuk melaksanakan perkerjan kantor membutuh kan berbagai pelalatan seperti mesin-mesin maupun membantu perkerjaan sehingga membantu perkerjaan.

Maka perkerjaan kantor dapat di bagi dalam kelompok sebagai berikut.

a.       Mengumpulkan/menghimpun

b.      Mencatat

c.       Mengelolah

d.      Menggandakan

e.      Menyimpan

f.        Penggelompokan perkejaan kantor

PERANAN SEKRETARIS

Peranan Sekretaris dalam sebuah Kantor

Pengantar

             Dalam suatu pekerjaan, tentunya membutuhkan seorang sekretris. Sekretaris diandaikan sebagai ibu rumah tangga yang mengurus semua keperluan dan kebutuhan dari pekerjaan tersebut misalnya urusan perkantoran. Selain itu, pada zaman modern ini jabatan sekretaris nampaknya memiliki daya tarik yang luar biasa.

            Hal ini dapat diindikasikan dengan adanya kecenderungan bahwa pada sekarang ini, banyak orang berkeinginan mempelajari pendidikan sekretaris, baik mengikuti kursus-kursus maupun perkuliahan.

            Saya sebagai seorang mahasiswa yang sedang menekuni dan mempelajari ilmu manajemen perkantoran, tentu harus lebih mengenal serta memahami secara mendalam mengenai pengertian, peranan dan dampak sekretaris bagi perkembangan dunia perkantoran dan organisasi sebagai salah satu bagian yang tak dapat terlepas dari ilmu manajemen perkantoran yang sedang saya gulati saat ini.

            Karena alasan itulah, maka saya memilih judul Peranan Sekretaris dalam Sebuah Kantor sebagai judul pembahasan saya dalam makalah ini. Kiranya dengan pembahasan ini, dapat lebih membuka wawasan saya dalam menyadari dan meyakini peran pentingnya sekretaris dalam dunia perkantoran dan membantu siapa saja yang membaca makalah saya ini untuk lebih mengerti tentang apa artinya menjadi sekretaris, serta tugas dan peran serta dampak dari ada tidaknya sekretaris di sebuah kantor.

Pengertian Sekretaris

        

            Menurut pendapat para ahli, pengertian tentang sekretaris dapat disimpulkan sebagai berikut: Sekretaris berasal dari bahasa Latin yaitu SECRETUM yang berarti rahasia atau SECRETARIUS yang berarti seseorang yang diberi kepercayaan untuk untuk menjaga rahasia. Dalam bahasa inggris kata sekretaris diterjemahkan sebagai SECRET yang berarti rahasia. Jadi sekretaris adalah seseorang yang harus bisa menyimpan dan menjaga rahasia ( dalam hal ini konteks pembicaraan dipusatkan pada rahasia perusahaan / perkantoran).

            Selain  pengertian di atas kita juga dapat melihat definisi- definisi lain tentang sekretaris yang diberikan oleh beberapa tokoh kesekretarisan antara lain H.W. Fowler dan F.G. Fowler. Menurut kedua ahli tersebut,  kata sekretaris dapat dijabarkan dalam dua pengertian umum yaitu, pertama sekretaris adalah orang yang bekerja pada orang lain untuk membantu dalam korespondensi, pekerjaan tulis, mendapatkan informasi dan masalah – masalah rahasia lainnya; kedua sekretaris adalah pegawai yang ditunjuk oleh masyarakat atau perusahaan atau perserikatan untuk melakukan korespondensi, memelihara warkat – warkat terutama yang berurusan dangan perusahaannya.

            Dari pengertian yang diutarakan dua ahli tersebut, tampak jelas bahwa pada dasarnya sekretaris adalah orang yang dipercaya penuh oleh badan, kantor atau perusahaan untuk menjalankan sebuah pekerjaan yang tidak mudah yaitu menjaga rahasia. Kita tentu tahu bahwa menjaga rahasia bukanlah sesuatu yang asing bagi kita. Dalam pergaulan kita baik di masyarakat ataupun dalam suatu rumah tangga, kita acapkali mendengar kata menjaga rahasia tetapi acapkali juga rahasia itu tidak bertahan lama, akibatnya muncul permasalahan.

            Kesimpulannya pekerjaan sekretaris adalah pekerjaan yang menjaga keharmonisan rahasia agar tidak terjadi masalah di kantor atau organisasi.

Peranan Sekretaris dalam sebuah kantor

           

      Sekretaris memegang peranan yang penting dan dapat menentukan berhasil tidaknya tujuan perusahaan atau sebuah kantor. Pentingnya peranan seorang sekretaris ini tentunya sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing-masing organisasi atau kantor. Peranan sekretaris secara umum dapat diketahui sebagai berikut

·         Peranan sekretaris terhadap atasan

Berkaitan dengan peranan sekretaris terhadap atasan, dapat dikategorikan ke dalam beberapa hal sebagai berikut:

1.      Sebagai perantara saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan atau atasan.

2.      Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan atau atasan dalam memenuhi fungsi, tugas dan tanggung jawab.

3.      Sebagai penyambung keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas.

4.      Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide

5.      Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan pimpinan dan bawahan.

·         Peranan sekretaris terhadap bawahan

Selain peranan sekretaris terhadap atasan, tak dapat dipungkiri bahwa sekretaris juga memiliki peranan yang tak kalah penting terhadap bawahan. Hal tersebut dapat dikategorikan sebagai berikut:

1.      Sekretaris berperan dalam penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil, yaitu mengenai peraturan penempatan pegawai  sesuai dengan kecakapan dan kemmapuan pegawai tersebut.

2.      Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil dengan baik.

3.      Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam menjalankan pekerjaan.

4.      Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah.

5.      Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih mengetahui dan memahami kehendak pegawai bawahan.

        Peranan sekretaris terhadap bawahan merupakan penilaian dari bawahan sehingga sikap dan tingkah laku sekretaris akan berpengaruh terhadap pekerjaan pegawai bawahan. Bagi sekretaris yang ramah dan komunikatif akan memberikan suasana hubuungan kerja yang baik bagi bawahan sehingga segala permasalahan dapat didiskusikan dan dicari cara penyelesaiannya.

         Berkaitan dengan peranan sekretaris dalam menjalankan tugas dan fungsi jabatannya, hal yang sangat penting adalah mengenai pendekatan yang dapat dilakukan oleh seorang sekretaris. Beberapa cara seorang sekretaris dalam mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan, yaitu

1. Memberi perintah atau instruksi kepada bawahan secara resmi, baik secara lisan maupun tertulis.
2. Mengadakan rapat atau pertemuan secara bersama-sama pada suatu waktu tertentu dengan pegawai bawahan.

3. Mengadakan pengawasan secara langsung pada saat-saat tertentu kepada pegawai bawahan yang sedang melaksanakan tugasnya, yaitu pengawasan yang bersifat positif. Bila terjadi kesalahan diberi petunjuk dan pembinaan.

4. Mengadakan hubungan yang bersifat informal terhadap pegawai bawahan agar mendapat dukungan moril dalam pelaksanaan perkejaannya.

         Peranan sekretaris dalam melakukan pendekatan terhadap bawahan sangat penting. Peranan sekretaris terhadap bawahan ataupun yang lainnya biasanya dikenal dengan istilah hubungan antar manusia atau lebih dikenal dengan istilah ”human relations”.

         Human relation memiliki peranan yang penting dalam memecahkan berbagai masalah yang menyangkut faktor manusia dalam organisasi. Benturan psikologis dan konflik antara kepentingan pribadi dengan kepentingan organisasi sering terjadi, bukan saja antara pimpinan dengan karyawan, tetapi juga antara karyawan dengan karyawan, yang dapat mengganggu kelancaran organisasi dalam mencapai tujuan.

Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris dalam sebuah Kantor

           Tugas seorang sekretaris tentunya sesuai dengan fungsi jabatan sekretaris tersebut. Bagi organisasi atau kantor yang besar, tugas sekretaris jauh lebih berat karena selain bertugas dan bertanggung jawab terhadap pimpinannya, seorang sekretaris juga harus bertanggung jawab untuk mengatur dan mengawasi tugas dan kegiatan bawahannya.

Secara umum tugas-tugas sekretaris meliputi hal-hal sebagai berikut :

1.      Menerima dikte dari pimpinan.

2.      Melaksanakan korspondensi (menerima dan mengirim surat-surat termasuk telepon, telegram dan faksimile).

3.      Menyimpan arsip-arsip yang dinilai penting.

4.      Menerima tamu-tamu pimpinan.

5.      Membuat jadwal pertemuan dan perjanjian-perjanjian pimpinan dengan teman relasi maupun kegiatan lainnya.

6.      Menyiapkan bahan-bahan keterangan kepada pimpinan sesuai dengan kebutuhan pimpinan.

7.      Bertindak sebagai perantara antara pimpinan dan bawahan.

8.      Mengatur rapat-rapat dan seminar pimpinan dengan bawahan.

9.      Menemani pimpinan dalam pertemuan penting.

10.  Menyusun pidato-pidato untuk pimpinan.

          Dalam pelaksanaan tugas dan tanggung jawab bagi seorang sekretaris untuk menjadi lebih baik, harus ada motivasi atau semangat kerja. Hal ini sangat penting bagi sekretaris terutama sekretaris eksekutif atau manajer karena mereka mempunyai tugas ganda, yaitu tugas terhadap kegiatan pimpinan sehari-hari dan tugas terhadap koordinasi maupun pengendalian bawahan.

Kesimpulan

          Sekretaris dan kantor merupakan satu kesatuan yang utuh dan bahkan sekretaris adalah kunci kedua setelah manajer atau pimpinan. Segala urusan perkantoran mulai dari surat-menyurat sampai masalah keputusan pimpinan sangat mempunyai pengaruh terhadap sekretaris. Segala penyelesaian urusan dan proses administrasi perkantoran terletak pada kepintaran sekretaris.Pada dasarnya agar dapat menjalankan tugasnya dengan baik, sekretaris harus mengetahui benar beberapahal berikut :

·         Tugas sekretaris sebagai pembantu manajer atau pimpinan.

·         Tugas sekretaris sebagai manajer atau pimpinan bawahannya.

·         Hal-hal yang bersifat umum dan punya hubungan dengan manajer.

·         Mengetahui tentang tujuan organisasi.

           Berdasarkan jabatan seorang sekretaris, maka seorang sekretaris harus mampu melaksanakan tugasnya sebagai sekretaris dan mampu mengembangkan kemampuan kepribadian diri sebagai seorang sekretaris, maka seorang sekretaris harus dapat memenuhi keterampilan dasar mengenai:

·         Surat-menyurat (korespondensi)

·         Mengetik stenografi  

·         Pembukuan

·         Penggunaan peralatan kantor

·         Pengarsipan

·         Human relations

Sedangkan untuk dapat meningkatkan kemampuan pribadi dan kepercayaan diri, maka seorang sekretaris harus:

·         Pandai menyesuaikan diri, yakni kemampuan menempatkan diri pada situasi tertentu.

·         Memahami segala tugas yang menjadi kewajibannya sehingga dapat menghindari kesalahan

·         .Mau bertanya terhadap segala sesuatu yang kurang jelas.

·         Mampu menyesuaikan kondisi atau mampu beradaptasi.

·         Bijaksana terhadap permasalahan yang diahadapi bawahan.

·         Teliti dan tekun dalam penyelesaian tugas dan kewajiban.

FUNGSI MANAJEMEN KANTOR

Fungsi-Fungsi Manajemen Perkantoran

Dalam upaya mengatur sesuatu umumnya kegiatan atau fugsi yang pertama kali harus dilakukan adalah:

1.       Perencanaan ( Pleanning)

2.       Pengorganisasian ( organizing)

3.       Pengarahan ( Actuating)

4.       Pengawasan (controlling) keempat fungsi pokok tersebut biasanya disingkat sebagai  POAC.

Berikut adalah  penjelasan fungsi-fungsi manajemen:

1. Perencanaan ( Pleanning) :  Dalam Perencanaan, seseorang menentukan sasaran yang  ingin dicapai, tindakan yang harus dilaksanakan, bentuk organisasi yang tepat  untuk mencapainya. Dan orang- orang yang  Bertangungjawab terhadap kegiatan yang akan dilaksnakan . tujuan fungsi perencanaan:

1.  Mengurangi/ mengimbangi  ketidakpastian dan perubahan di waktu yang akan datang.

2. Memusatkan perhatian kepada sasaran

3. Mendapatkan / menjamin proses pencapaian tujuan terlaksana secara economis.

4. Memudahkan pengawasan.

2. Fungsi Pengorganisasian: Organisasi tumbuh dari kebutuhan manusia untuk bekerja sama    pengorganisasian (organizing) adalah  : penetapan struktur peran-peran melalui  penentuan aktivitas yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan  perusahaan dan bagian-bagianya, pengelompokka aktivitas2 penugasan kelompok- kelompok aktivitas kepada para menejer pendelegasian wewenan utuk melaksanakanya , pengkoordinasian hubungan wewenang  dan informasi baik horizontal maupun vertikal dalam struktur organiasasi.

3. Fungsi memimpin atau mengarahkan:

Memimpin/leding adalah: seni atau proses mempengaruhi dan mengarahkan orang lain agar mereka mau berusaha untuk mencapai tujuan yang hendak dicapai oleh kelompok. Oleh sebab itu seorang menejer harus memotivasi bawahanya agar mau melaksanakan tugasnya dengan baik.

ASAS ASAS KANTOR

ASAS ASAS KANTOR

Pelaksanaan pekerjaan kantor dapat di organisir dengan berpedoman pada tiga asas yaitu:

1.       Azas sentralisasi (Pemusatan)

2.       Azas Desentralisasi (Pemencaran)

3.       Azas Gabungan atau kombinasiantrara sentralisasi dan Desentralisasi.

A.      Azas sentralisasi( Pemusatan)

Adalah pelaksanaan kegiatan atau pelayanan dalam bidan tata usaha di suatu organisasi atau suatu kantor, dilakukan atau dipusatkan pada satu satuan organisasi ( unit) tersendiri yang khusus mengenai pekerjaan kantor atau menangani informasi. Misalnya:

1.       Penggadaan

2.       Pengelolaan arsip

3.       Pengetikan surat dll.

Azas sentralisasi bagi pekerjaann kkantor berkaitan denga specialisasi atau pengkhususan dalam pelaksanaan kerja tertentu oleh seorang petugas secara terus-menerus.

Kebaikan atau keuntungan penerapan azas sentralisasi adalah

1.       Mudah menyeragamkan cara kerja

2.       Mudah melakukan pengawasan

3.       Penggunaan peralatan kantor lebih bisa dihemat.

4.       Mudah meratakan beban kerjja kegiatan kantor

5.       Pengunaan tenaga kerja lebih fleksibel.

Kerugian atau kekurangan penggunaan azas sentralisasi adalah;

1.       Dengan dipusatkanya semua pekerjaan kantor, maka tidak mungking untuk menampung semua pekerjaan pada waktu yang sama sehingga pekerjaan yang penting  dan memerlukan waktu cepatakan mengalami penundaan.

2.       Terpisahnya letak gedung kantor atau jauhnya jarak, dirasakan sebagai hambatan.

B.      Azas Desentralisasi (Pemencaran)

 Adalah : Pelaksanaan semua kegiatan atau pelayanan dalam bidang tata usaha di setiap unit dalam organisasi diurus sendiri oleh masing-masing unit bersangkutan.

Azas ini dapat diterapkan bagi organisasi yang kebutuhan informasinya belum rumit.

Misalnya: setiap unit atau bagian mempunyai bagian Pengarsipan, seksi Pengetikkan, penggadaan dll. 

            Kebaikan atau Keuntungan penerapan azas Sentralisasi adalah.

1.       Apabila unit kerja organisasi tersebar di beberapa gedung, maka untuk semua pekerjaan kantor akan menjadi lebih lancer jalanya.

2.       Beberapa pekerjaan yang memang menurut sifatnya harus dilakukan oleh masing-masing bagian atau dii desentralisasikan , karena mempunyai cirri yang khas misalnya pekerjaan mengolah data, membuat laporan mengenai sesuatu yang bersifat teknis.

PENGORGANISASIAN KANTOR

pengorganisasian kantor

Pengertian Organisasi Dan Pengorganisasian
Organisasi dalam bahasa Yunani:(ὄργανον),yaitu organon yang berarti alat adalah suatu kelompok orang dalam suatu wadah unt tujuan bersama . Baik dalam penggunaan sehari-hari maupun ilmiah, istilah ini digunakan dengan banyak cara.
Kelompok – kelompok kerjasama apapun bentuknya dan dalam bidang apapun dia bergerak lazim disebut dengan organsasi. Ini berarti bahwa masing-masing orang hanya mampu menghasilkan satu atau 2 jenis saja dari seluruh keutuhan hidup yang harus dipenuhinya. Dengan kata lain tingkat ketergantungan seseorang atau sekelompok orang terhadap orang atau kelompok lain menjadi semakin besar . Organsasi – organisasi yang dapat dijumpai saat ini jauh lebih banyak , lebih bervariasi, dan lebih kompleks dibanding dengan apa yang dijumpai oleh nenek moyang kita ratusan tahun yang lalu.Perkembangan organisasi yang sangat pesat itu dimungkinkan atas berkat adanya dukungan dari berbagai bidang lain: teknologi transportasi , komunikasi , komputerisasi, dan lain lain .
Keberadaan berbagai macam organsasi ditenganh masyarakat secara langsung dan tak langsung telah mamapu meningkatkan taraf hidup masyarakat serta banyak keuntungan dan kemudahan yang saat ini dirasakan oleh masyarakat. Organisasi menciptkan situsasi saling ketergantungan dan menghasruskan para anggota bekerjasama satu sama lain. dalam satu kelompok .
Pengertian organisasi menurut beberapa tokoh :
1. Stoner
Organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan manajer mengejar tujuan bersama.
2. James D. Mooney
Organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.
3. Chester I. Bernard
Organisasi merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.
4. Stephen P. Robbins
Organisasi adalah kesatuan (etity) sosial yang dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasikasi, yang bekerja atas dasar yang relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan.

Organisasi pada dasarnya digunakan sebagai tempat atau wadah dimana orang-orang berkumpul, bekerjasama secara rasional dan sistematis, terencana, terorganisasi, terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya organisasi yaitu seperti uang, material, mesin, metode, lingkungan, sarana-parasarana, data, dan lain sebagainya yang dipergunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan

Pengorganisasian adalah suatu proses pembagian kerja atau pengaturan kerja bersama dari para anggota suatu organisasi. Dalam suatu pengorganisasian pada prinsipnya berguna untuk menunjukkan cara-cara tentang upaya pemberdayaan sumber daya manusia agar dapar bekerja sama dalam suatu sistem kerja sama dengan harapan dapat mencapai tujuan organisasi. Untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien, maka pengorganisasian dapat dimaknai sebagai berikut:
a. Cara manajemen merancang struktur formal untuk menggunakan yang paling
efektif sumberdaya-sumberdaya keuangan, fisik, bahan baku, dan tenaga kerja
organisasi.
b. Pengelompokan kegiatan-kegiatan yang diikuti dengan penugasan seseorang
pimpinan yang diberi wewenang untuk mengawasi anggota-anggota kelompok.
c. Hubungan-hubungan antara fungsi-fungsi, jabatan-jabatan, tugas-tugas, dan para
karyawan.
d. Cara pimpinan dalam membagi tugas-tugas lebih lanjut yang harus dilaksanakan
pada masing-masing unit kerja dengan cara mendelegasikan wewenangnya.

2.2 Prinsip – prinsip dasar organsasi

Keberhasilan organisasi ditentukan oleh banyak faktor yang diantaranya adalah penerapan berbagai prinsip dasar organsasi yang dimaksud prinsip dasar ialah berbagai aspek yagn diperhatikan dalam proses kerjasama sehingga organisasi berjalan lancar dan mencapai tujuan yang ditentukan.

J.J.W. Neuner dan L.B. Keeling, menyatakan ada delapan prinsip organisasi perkantoran yang esensial meliputi:
1. Prinsip tujuan
Tujuan organisasi perkantoran atau kelompok fungsi dalam organisasi perkantoran mesti dirumuskan dan dimengerti oleh setiap personalis. Tujuan yang dimengerti akan berubah menjadi mitivasi untuk mencapainya.
2. Prinsip kesatuan fungsi
Setiap organisasi perkantoran terdiri atas sejumlah fungsi yang mesti bekerja sama untuk mencapai tujuan utama organisasi perkantoran itu. Organisasi perkantoran merupakan suatu system yang terdiri atas sejumlah fungsi yang saling berhubungan dengan saling mempengaruhi dalam mencapai tujuan.
3. Prinsip hubungan individual
Organisasi perkantoran yang efektif terbentuk oleh pribadi-pribadi yang mesti melaksanakan pekerjaan. Kendatipun organisasi perkantoran itu merupakan sebuah system, namun individu-individulah yang menyelesaikan pekerjaannya masing-masing.
4. Prinsip kesederhanaan
Organisasi perkantoran yang efektif bekerja berdasarkan atas kesederhanaan dan interelasi yang jelas. Kesederhanaan memudahkan para pelaksana untuk memahaminya, sedangkan interelasi yang jelas mengurangi keraguan.
5. Prinsip wewenang sepadan dengan tanggung jawab
Setiap orang dalam organisasi perkantoran mesti diberi wewenang yang sesuai dengan tugas tanggung jawabnya sehingga ia dapat bertanggung jawab atas pelaksanaan tugasnya tersebut.
6. Prinsip laporan kepada atasan tunggal
Agar tiap personalia mengetahui dengan jelas kepada siapa ia melapor, maka tiap petugas dalm organisasi perkantoran tersebut harus menerima perintah dari dan bertanggung jawab hanya kepada satu orang atasan.
7. Prinsip kepengawasan dan kepemimpinan
Kepemimpinan dan pengawasan yang efektif mesti ditegakan sehingga tujuan organisasi perkantoran itu dapat tercapai. Pengawasan yang efektif akan mencegah perubahan arah dalam mencapai tujuan. Sementara itu, pengawasan yang efektif pun merupakan proses belajar bagi organisasi di waktu yang akan datang.
8. Prinsip jangkauan pengawasan
Agar pengawasan dan kepemimpinan dalam organisasi perkantoran efektif, jangkauan pengawasan di bawah pengawasan langsung dari seorang menejer kantor atau seorang pengawas seyogyanya dibatasi, semakin jauh pengawasan menejer kantor semakin besar kemungkinan menurunnya pertambahan kemampuan pengawasan. Gejala ini melahirkan apa yang disebut hukum semakin berkurangnya tambahan kemampuan pengawasan. Pada awalnya tambahan kemampuan pengawasan itu akan meningkat sampai mencapai titik optimum pengawasan. Setelah itu tambahan kemampuan pengawasan tersebut akan semakin berkurang, hingga akhirnya mencapai titik 0 (bahkan negatif atau kekecauan pengawasan).

Kebanyakan ahli menejemen melihat 12 hingga 15 bawahan sebagai jangkauan maksimum pada tingkat organisasi rendahan. 5 hingga 6 orang bawahan pada tingkat tinggi. Namun demikian berkat perkembangan teknologi khususnya komputer elektronika dan system mesin dengan pelaksanaan bawahan yang kurang lebih serupa melalui prosedur pengawasan rutin, jumlah bawahan yang dapat diawasi seorang atasan dapat bertambah. Teknologi dapat mendorong sentralisasi mamajemen.

2.3 Keputusan utama Organisasi

Yang dimaksud keputusan utama organisasi ialah proses pemilihan diantara berbagai alternative yang tersedia atau proses pemikiran dan tindakan yang menghasilkan pilihan tingkah laku.

Pada sebuah organisasi peran pengambilan keputusan utama sangat berpengaruh terhadap seluruh kegiatan yang dilaksanakan.
Secara terperinci tahap – tahap pengambilan keputusan utama dijelaskan sbb:
a. Indentifikasi masalah atau penetuan tujuan yang hendak dicapai lewat keputusan yang akan diambil
b. Pengembangan atau pencarian berbagai alternative yang dapat diambil
c. Penilaian terhadap berbagai alternative yang sudah dikembangankan
d. Menentukan pilihan yang terbaik
e. Melaksanakan pilihan yang sudah ditentukan
f. Melakukan pemantauan terhadap pelaksanaan keputusan

2.4 Pengertian Sistem, Prosedur, dan Metode serta Teknik

Ada beberapa fungsi di dalam organisasi, dimana setiap bagian mempunyai aktivitas dan deskripsi kerja masing-masing yang berbeda. Namun sesungguhnya setiap bagian harus saling terintegrasi guna mencapai tujuan yang lebih optimal. Saling keterkaitan antar bagian yang membentuk suatu kesatuan itulah yang disebut dengan sistem. Adanya sistem yang baik akan menunjang kelancaran di berbagai fungsi sehingga kinerja setiap bagian menjadi lebih baik.
a. Sistem
Sistem adalah suatu rangkaian prosedur yang telah merupakan suatu kebulatan untuk melaksanakan sesuatu fungsi meliputi berbagai prosedur dan metode dalam mengklasifikasikan surat-surat, memberi kode-kode tertentu, menyimpan dalam berkas, memeliharanya secara tepat, cara-cara menyingkirkan dan memusnahkan surat-surat.
b. Prosedur
Prosedur adalah rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap. Atau prosedur juga dapat diartikan sebagai serangkaian dari tahapan-tahapan atau urutan-urutan dari langkah-langkah yang saling terkait dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.
c. Metode
Metode adalah suatu cara yang menjadi pasti untuk mengerjakan atau meyelesaikan suatu pekerjaan. Jadi metode kerja atau cara kerja di dalam kantor sangat menentukan efisiensi kerja.
d. Teknik
Teknik adalah bidang yang memberikan dasar yang kuat untuk berbagai jenis karir. Baik jika Anda ingin menjadi seorang ahli geologi, insinyur luar angkasa ataupun desainer perabot, gelar teknik adalah tempat untuk memulainya.



2.5 Pengertian Sistem perkantoran

Sistem Perkantoran adalah urutan baku operasi-operasi dalam kegiatan perusahaan khusus dan berkenaan dengan bagaimana operasi-operasi itu dilaksanakan maupun dimana dan bilamana dilaksanakan.

Jadi adalah menjadi kewajiban pertama manajer untuk melakukan perencanaan terhadap system perkantoran pada perusahaannya. Dan menurut George R.Terry , perencanaan system perkantoran adalah aktivitas-aktivitas mengenai pekerjaan perkantoran apa yang akan dilaksanakan, bilamana, dimana, dan bagaimana cara melaksanakannya. Atau secara lebih terinci menyangkut penetapan tujuan, haluan, sistem, prosedur, dan metode yang perlu dilaksanakan dalam kaitanya dengan:
a. Pekerjaan rutin dan arus lalu lintas pekerjaan perkantoran
b. Rancangan dan pemakaian Formulir perkantoran
c. Penggunaan mesin dan Perlengkapan kantor
Struktur sistem informasi pada dasarnya dibedakan menjadi dua yaitu sistem yang terstruktur (formal) dan sistem yang tidak terstruktur (non formal). Sistem formal adalah sistem yang berjalan menurut norma-norma organisasi yang berlaku pada semua orang, sesuai dengan kedudukannya dalam organisasi. Sistem ini tergantung kepada tugas, wewenag, dan tanggung jawab yang dibebankan kepada pemegang jabatan organisasi. Sistem nonformal adalah sistem yang berlaku di lingkungan organisasi melalui saluran-saluran tidak resmi, tetapi mempunyai pengaruh cukup kuat dalam kehidupan organisasi yang bersangkutan (Gordon,1999).
Sistem informasi manajemen berusaha untuk menggabungkan keduanya dengan bertumpu pada norma organisasi dalam mendukung kegiatan organisasi. Dengan demikian diharapkan sistem formal dapat menjadi subsistem terutama keberhasilan organisasi bukan hanya perorangan tetapi hasil kerjasama seluruh organisasi

1. Struktur sistem informasi berdasarkan kegiatan manajemen
Kegiatan perencanaan dan pengendalian manajemen dibagi atas tiga macam yaitu: kontrol operasional, kontrol manajemen, dan perencanaan stategi. Pengendalian operasional adalah proses penempatan agar kegiatan operasional dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian operasional menggunakan prosedur dan aturan keputusan yang telah ditentukan lebih dahulu dalam jangka waktu yang relatif pendek. Dukungan pengolahan untuk pengendalian operasional terdiri atas: pengolahan transaksi, pengolahan laporan, dan pengolahan pertanyaan. Ketiga jenis pengolahan berisikan berbagai macam pembuatan keputusan yang melaksanakan aturan keputusan yang telah disetujui atau menyajikan suatu keluhan yang mengeluarkan yang akan diambil (Gordon,1999).
Informasi pengendalian manajemen diperlukan oleh berbagai manajer bagian, pusat laba dan sebagainya untuk mengukur prestasi, memutuskan tindakan pengendalian, merumuskan aturan keputusan baru untuk ditetapkan personalian operasional dan mengalokasikan sumber daya. Proses pengendalian manajemen memerlukan jenis informasi yang berkaiatan dengan tingkat ketelitian yang lebih tinggi menyangkut: pelaksanaan yang direncanakan, alasan adanya perbedaaan, dan analisa atas keputusan atau arah tindakan yang mungkin.
Perencanaan strategi mengembangkan strategi sebagai sarana suatu organisasi untuk mencapai tujuannya. Kegiatan perencanaan strategi tidak mempunyai keteraturan meskipun sebenarnya bisa dijadwalkan dalam periode waktu yang relatif panjang. Informasi yang dibutuhkan haruslah memberikan gambaran yang lengkap dan menyeluruh, walaupun tidak mempunyai ketelitian yang tinggi.
2. Struktur sistem informasi berdasarkan fungsi organisasi
Setiap informasi dapat dianggap sebagai kumpulan subsistem yang didasarkan atas fungsi yang dilaksanakan dalam organisasi. subsistem-subsistem yang umum adalahh sebagai fungsi-fungsi utama suatu organisasi dalam pemasaran, produk, logistik, personalia, keuangan dan akuntansi. Setiap fungsi akan melakukan kegiatan sebagai subsistem informasi untuk mendukung pengendalian operasional, pengendalian manajemen dan pengendalian strategi.

3. Struktur sistem informasi manajemen secara konseptual dan fisik
Struktur sistem informasi manajemen (SIM) dapat pula dipandang menurut konsep struktural yang memungkinkan pembahasan dan perancangan sistem fisik yang akan mendefinisikan cara pelaksanaan SIM.
a. Struktur Konseptual
SIM didefinisikan sebagai suatu gabungan subsistem fungsional yang masing-masing dibagi dalam empat macam pengolahan informasi, yaitu: pengolahan transaksi, dukungan operasional sistem informasi, dukungan pengendalian manajerial sistem informasi, dukungan perencanaan stategi sistem informasi.
b. Struktur Fisik
Struktur konseptual suatu SIM adalah untuk subsistem fungsional yang terpisah ditambah suatu pangkalan data, beberapa aplikasi umum, dan satu model dasar analisa umum dan model keputusan. Pada struktur fisik semua aplikasi terdiri atas program yang sama sekali terpisah, tetapi hal ini tidak selalu demikian adanya sehingga ada penghematan yang cukup besar dari pengolah terpadu dan pemakain modul umum..
2.6 Pentingya Sistem dan Prosedur Pengaturan Pekerjaan Kantor

Prosedur perkantoran atau sistem perkantoran adalah urutan langkah-langkah (atau pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan), di dalam mana pekerjaan dilakukan dan berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana melakukannya, dimana melakukannya, dan siapa yang melakukannya. Sistem perkantoran adalah penting, karena sistem perkantoran yang baik:

a. Mengakibatkan pekerjaan kantor menjadi lebih lancar (artinya arus pekerjaan yang lebih baik).
b. Memberikan pengawasan yang lebih baik mengenai apa yang dilakukan dan bagaimana pekerjaan tersebut dilakukan.
c. Mengakibatkan penghematan dalam biaya tetap dan biaya tambahan.
d. Mengakibatkan koordinasi yang lebih baik di antara bagian-bagian yang berlainan.
e. Membantu dalam latihan pegawai-pegawai
f. Dihubungkan dengan formulir perkantoran, alat pekerjaan tata usaha yang penting.

2.7 Manfaat Sistem dan Prosedur

a. Untuk kelancaran pekerjaan perkantoran dan mencegah kemungkinan kesalahan dalam pekerjaan
b. Pengurangan keterlambatan dan hambatan
c. Kontrol yang lebih baik terhadap pekerjaan
d. Penghematan tenaga kerja dan biaya tata usaha
e. Koordinasi berbagai seksi dan bagian dalam organisasi
f. Kemudahan dalam melatih para pegawai tata usaha

 KESIMPULAN

a. Organisasi pada dasarnya digunakan sebagai tempat atau wadah dimana orang-orang berkumpul, bekerjasama secara rasional dan sistematis, terencana, terorganisasi, terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya organisasi yaitu seperti uang, material, mesin, metode, lingkungan, sarana-parasarana, data, dan lain sebagainya yang dipergunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Pengorganisasian adalah suatu proses pembagian kerja atau pengaturan kerja bersama dari para anggota suatu organisasi.
b. Prinsip organisasi yaitu keberhasilan organisasi ditentukan oleh banyak faktor yang diantaranya adalah penerapan berbagai prinsip dasar organsasi yang dimaksud prinsip dasar ialah berbagai aspek yagn diperhatikan dalam proses kerjasama sehingga organisasi berjalan lancar dan mencapai tujuan yang ditentukan.
c. Keputusan utama yang dimaksud keputusan utama organisasi ialah proses pemilihan diantara berbagai alternative yang tersedia atau proses pemikiran dan tindakan yagn menga. Sistem
d. Sistem adalah suatu rangkaian prosedur yang telah merupakan suatu kebulatan untuk melaksanakan sesuatu fungsi meliputi berbagai prosedur dan metode dalam mengklasifikasikan surat-surat, memberi kode-kode tertentu, menyimpan dalam berkas, memeliharanya secara tepat, cara-cara menyingkirkan dan memusnahkan surat-surat. Prosedur adalah rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap. Metode adalah suatu cara yang menjadi pasti untuk mengerjakan atau meyelesaikan suatu pekerjaan. Jadi metode kerja atau cara kerja di dalam kantor sangat menentukan efisiensi kerja.Teknik adalah bidang yang memberikan dasar yang kuat untuk berbagai jenis karir.
e. Sistem Perkantoran adalah urutan baku operasi-operasi dalam kegiatan perusahaan khusus dan berkenaan dengan bagaimana operasi-operasi itu dilaksanakan maupun dimana dan bilamana dilaksanakan.
f. Prosedur perkantoran atau sistem perkantoran adalah urutan langkah-langkah (atau pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan), di dalam mana pekerjaan dilakukan dan berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana melakukannya, dimana melakukannya, dan siapa yang melakukannya
g. Manfaat Sistem dan Prosedur ialah untuk kelancaran pekerjaan perkantoran dan mencegah kemungkinan kesalahan dalam pekerjaan, Pengurangan keterlambatan dan hambatan, Kontrol yang lebih baik terhadap pekerjaan, Penghematan tenaga kerja dan biaya tata usaha, Koordinasi berbagai seksi dan bagian dalam organisasi, dan Kemudahan dalam melatih para pegawai tata usaha

ANALISA PEKERJAAN KANTOR

ANALISA PEKERJAAN KANTOR

2.1 Pengertian Analisis Pekerjaan Kantor

Analisis Pekerjaan kantor (Job Analisis) merupakan kegiatan untuk menciptakan landasan atau pedoman bagi penerimaan dan penempatan karyawan. Dengan demikian kagiatan perencanaan SDM tidak terlepas dari analisis jabatan. Analisis pekerjaan atau sering disebut analisi jabatan adalah kegiatan untuk memberikan analisis pada setiap jabatan/pekerjaan, sehingga dengan demikian akan memberikan pula gambaran tentang spesifikasi jabatan tertentu.
Analisis pekerjaan kantor secara sistematik meliputi kegiatan-kegiatan mengumpulkan, mengevaluasi dan mengorganisasikan pekerjaan/jabatan yang ada di kantor. Informasi yang dikumpulkan melalui analisis jabatan berperan penting dalam perencanaan SDM kerena menyediakan data tentang kondisi kepegawaian dan lingkungan kerja.
Contoh informasi yang didapat dari analisis jabatan adalah uraian jabatan, syarat jabatan, berat ringannya pekerjaan, besar kecilnya risiko pekerjaan, sulit tidaknya pekerjaan, besar kecilnya tanggung jawab, banyak sedikitnya pengalaman, tinggi rendahnya tingkat pendidikan dan pertimbangan-pertimbangan lain.
Analisis jabatan juga merupakan informasi tentang jabatan itu sendiri dan syarat-syarat yang diperlukan untuk dapat memegang jabatan tersebut dengan baik. Output dari analisis jabatan adalah deskripsi jabatan (Job Description) dan spesifikasi jabatan (Job Specification).
Deskripsi jabatan (Job Description) menjelaskan tentang suatu jabatan, tugas, tanggung jawab, wewenang dan sebagainya. Sedangkan spesifikasi jabatan (Job Specification) adalah informasi tentang syarat-syarat yang diperlukan bagi setiap karyawan agar dapat memangku suatu jabatan dengan baik. Syarat tersebut antara lain : 1) Syarat pendidikan, 2) Syarat kesehatan, 3) Syarat fisik, dan 4) Syarat lain seperti status pernikahan, jumlah anggota keluarga, kepribadian tertentu dan sebagainya.
Menurut French (1986), analisis jabatan adalah penyelidikan yang sistematis tentang isi pekerjaan, lingkungan fisik yang melingkupi pekerjaan, dan kualifikasi yang dibutuhkan untuk menjalankan tanggung jawab jabatan/pekerjaan.
Sejumlah kategori informasi selalu terdapat pada analisis jabatan, termasuk di dalamnya aktivitas apa saja yang ada, mengapa, bagaimana serta kapan aktivitas tersebut dilakukan; juga berisi informasi tentang alat/mesin apa yang digunakan, apa yang dipertimbangkan dalam interaksi satu sama lain, kondisi kerja secara fisik dan sosial, pelatihan, ketrampilan dan kemampuan yang diisyaratkan dalam pekerjaan. Analisis jabatan yang baik juga dapat digunakan untuk memperbaiki efektivitas dan efisiensi staffing, penilaian, imbalan dan sebagainya.
Analisis jabatan merupakan informasi tertulis mengenai pekerjaan-pekerjaan apa yang harus dikerjakan oleh pegawai dalam suatu perusahaan agar tujuan tercapai. Dari analisis jabatan dapat dibuat rancangan pekerjaan dan ditetapkan uraian pekerjaan. Dengan demikian analisis jabatan dapat memberikan informasi tentang aktivitas pekerjaan, standar pekerjaan, konteks pekerjaan, persyaratan personalia, perilaku manusia dan alat-alat yang digunakan.
Schuler (1992) berpendapat bahwa analisis jabatan adalah suatu proses penguraian dan pencatatan pekerjaan-pekerjaan. Sedangkan khusus uraian dan catatan tersebut adalah sasaran pekerjaan-pekerjaan yaitu tugas-tugas atau aktivitas dan kondisi yang meliputinya. Dasar dari analisis jabatan adalah spesifikasi pekerjaan yang tertulis secara mendetail tentang ketrampilan, pengetahuan dan kemampuan individu yang dibutuhkan oleh kinerja pekerjaan tersebut. Namun demikian, tidak semuanya berjalan baik. Uraian kerja yang termasuk didalamnya menginformasikan tentang standar kinerja, karakteristik tugas yang dirancang, dan karakteristik individu pekerja. Selain itu spesifikasi pekerjaan meliputi karaktersitik individu, interest dan preferensi yang kompatibel dengan pekerjaan atau memuaskan kinerja pekerjaan. Modifikasi antara uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan adalah untuk menjaga agar sasaran manajemen SDM seperti peningkatan produkstivitas dan kualitas hidup pekerja senantiasa terjaga.

2.2 Jenis Analisis Pekerjaan Kantor

1. Tradisional
• Informasi yang dikumpulkan hanya mencakup tanggungjawab, kewajiban dan kualifikasi minimal untuk melaksanakan suatu pekerjaan dalam jabatan tertentu.
• Tidak dapat digunakan untuk menyusun deskripsi pekerjaan karena tidak terdapat rincian stndar kinerja yang diharapkan.
2. Berorientasi hasil
• Mencakup harapan organisasi terhadap karyawan
• Mencakup keterkaitan antara tugas, standar kinerja, kecakapan dan kualifikasi minimal Contohpertanyaan yang diajukan :
a. TUGAS : perilaku, kewajiban/tanggungjawab apa yang penting bagi perusahaan ?
b. KONDISI PEKERJAAN : bagaimana sifat dasar pekerjaan atau syarat apa yang diperlukan agar pekerjaan terlaksana, petunjuk apa yang tersedia untuk membantu pekerja melaksanakan tugasnya ?
c. STANDAR KINERJA : kinerja seperti apa yang diharapkan, baik berdasarkan standar kualitas, kuantitas dan ketepatan waktu yang ditetapkan perusahaan ?
d. KECAKAPAN : kemampuan, pengetahuan dan ketrampilan apa yang dibutuhkan untuk melaksanakan setiap tugas dengan standar minimal ?
e. KUALIFIKASI : pendidikan dan pengalaman apa yang dibutuhkan untuk mampu melaksanakan suatu pekerjaan ?

2.3 Sasaran Analisis Pekerjaan Kantor

· Menentukan nilai pekerjaan yang memungkinkan untuk pemeliharaan hak pembayaran internal dan eksternal.
· Memastikan perusahaan tidak melanggar ketetapan upah dan imbalan untuk pekerjaan yang sama.
· Membantu supervisor dan pekerja dalam mendefinisikan tugas dan tanggung jawab untuk masing-masing pekerja.
· Menyediakan justifikasi untuk eksistensi pekerjaan dan manakala organisasi dalam kondisi “fit” hingga kondisi “istirahat”.
· Menentukan kebutuhan rekrutmen dan informasi yang memungkinkan untuk membuat keputusan pekerja.
· Sebagai dasar untuk memantapkan program dan pola pengembangan karier bagi karyawan.
· Sebagai cara untuk menyampaikan pada pekerja potensi apa yang diharapkan dari mereka, kondisi kerja secara umum dan tipe individu yang bagaimana yang dapat memuaskan pekerjaan.

2.4 Manfaat Dan Fungsi Analisis Pekerjaan Kantor
Beberapa kegiatan organisasi akan berjalan lebih baik hasilnya bila berlandaskan atau berpedoman pada analisis jabatan. Menurut Nitisemito (1992), analisis jabatan bermanfaat sebagai :
a. landasan untuk melaksanakan mutasi;
b. landasan untuk melaksanakan promosi;
c. landasan untuk melaksanakan training/ pelatihan;
d. landasan untuk melaksanakan kompensasi;
e. landasan untuk melaksanakan syarat lingkungan kerja;
f. landasan untuk pemenuhan kebutuhan peralatan.

Analisa jabatan dilakukan terutama untuk menyelidiki fungsi, peranan dan tanggung jawab sesuatu jabatan. Hasil Analisa Jabatan ini akan memberikan gambaran tentang tugas dan tanggung jawab setiap pekerja. Pemakaian atau kegunaan Analisa Jabatan pada umumnya digunakan untuk :
1. Kelembagaan (Organisasi Dan Perancang Jabatan )
· Penyusunan organisasi baru
· Penyempumaan organisasi yang sekarang
· Peninjauan kembali alokasi tugas, wewenang dan tanggungjawab tiap jabatan
2. Kepegawaian
· Rekrutmen seleksi/penempatan
· Penilaian jabatan (Evaluasi jabatan)
· Penyusunanjenjang karir (Career Planning)
· Mutasi/promosi/rotasi (kaitannya erat dengan c)
· Program pelatihan
3. Ketatalaksanaan
· Tata laksana
· Tata kerja/prosedur
Jadi sebenarnya yang dimanfaatkan dari suatu kegiatan analisis jabatan untuk hal atau kegiatan-kegiatan yang disebut dalam 1,2 dan 3 adalah hasil yang diperoleh dari proses analisis Jabatan. Hasil tersebut tiada lain dari data-data jabatan yang kemudian di susun secara sistematis dan terorganisir menjadi informasi jabatan. Uraian tentang informasi jabatan ini biasanya disebut uraian jabatan (Job Description)
Sedangkan fungsi dari analisis jabatan adalah untuk :
a. menentukan basis regional bagi struktur kompensasi
b. mengevaluasi tantangan lingkungan yang mempengaruhi pekerjaan
individu
c. menghapuskan persyaratan kerja yang dapat menyebabkan adanya
deskriminasi dalam pengadaan SDM
d. merencanakan kebutuhan SDM di waktu yang akan datang
e. memadukan lamaran dan lowongan kerja yang ada
f. memforkas dan menentukan kebutuhan-kebutuhan latihan bagi para
karyawan
g. mengembangkan rencana-rencana pengembangan pegawai yang
potensial
h. menetapkan standar prestasi kerja yang realistik
i. menempatkan karyawan sesuai dengan ketrampilannya
j. membantu revisi struktur organisasi
k. memperkenalkan karyawan baru dengan pekerjaan mereka
l. memperbaiki alur kerja
m. memberikan data sebagai fungsi saluran komunikasi
n. menetapkan garis promosi dalam semua departemen dan organisasi

2.5 Unsur dari Analisis Pekerjaan Kantor
Analisis Jabatan mencakup 2 elemen, yaitu :
· Uraian Jabatan (Job Description).
· Spesifikasi Jabatan (Job Spesification) atau Persyaratan Jabatan (Job Requirement)
a. Uraian Jabatan (Job Description)
Uraian jabatan adalah suatu catatan yang sistematis tentang tugas dan tanggung jawab suatu jabatan tertentu, yang ditulis berdasarkan fakta-fakta yang ada. Penyusunan uraian jabatan ini adalah sangat penting, terutama untuk menghindarkan terjadinya perbedaan pengertian, untuk menghindari terjadinya pekerjaan rangkap, serta untuk mengetahui batas-batas tanggung jawab dan wewenang masing-masing jabatan.

Hal-hal yang perlu dicantumkan dalam Uraian Jabatan pada umumnya meliputi :

a. Identifikasi Jabatan, yang berisi informasi tentang nama jabatan, bagian dan nomor kode jabatan dalam suatu perusahaan
b. Ikhtisar Jabatan, yang berisi penjelasan singkat tentang jabatan tersebut; yang juga memberikan suatu definisi singkat yang berguna sebagai tambahan atas informasi pada identifikasi jabatan, apabila nama jabatan tidak cukup jelas
c. Tugas-tugas yang harus dilaksanakan. Bagian ini adalah merupakan inti dari Uraian Jahatan dan merupakan bagian yang paling sulit untuk dituliskan secara tepat. Untuk itu, bisa dimulai menyusunnya dengan mencoba menjawab pertanyaan-pertanyaan tentang apa dan mengapa suatu pekerjaan dilaksanakan, dan bagaimana cara melaksanakannya
d. Pengawasan yang harus dilakukan dan yang diterima. Bagian ini menjelaskan nama-nama jabatan yang ada diatas dan di bawah jabatan ini, dan tingkat pengawasan yang terlibat
e. Hubungan dengan jabatan lain. Bagian ini menjelaskan hubungan vertikal dan horizontal jabatan ini dengan jabatan-jabatan lainnya dalam hubungannya dengan jalur promosi, aliran serta prosedur kerja
f. Mesin, peralatan dan bahan-bahan yang digunakan
g. Kondisi kerja, yang menjelaskan tentang kondisi fisik lingkungan kerja dari suatu jabatan. Misalnya panas, dingin, berdebu, ketal, bising dan lain- lain terutama kondisi kerja yang berbahaya
h. Komentar tambahan untuk melengkapi penjelasan di atas

b. Spesifikasi/Persyaratan Pekerjaan / Jabatan
Spesifikasi jabatan adalah persyaratan minimal yang harus dipenuhi oleh orang yang menduduki suatu jabatan, agar ia dapat melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik. Spesifikasi jabatan ini dapat disusun secara bersama-sama dengan Uraian Jabatan, tetapi dapat juga di susun secara terpisah.
Beberapa hal yang pada umumnya dimasukkan dalam Spesifikasi Jabatan adalah:
1. Persyaratan pendidikan, latihan dan pengalaman kerja
2. Persyaratan pengetahuan dan keterampilan
3. Persyaratan fisik dan mental
4. Persyaratan umur dan jenis kelamin

c. Kegunaan Uraian jabatan dan spesifikasi jabatan
Uraian Jabatan dan Spesifikasi Jabatan, sebagai hasil dari Analisa Jabatan mempunyai banyak manfaat, antara lain:
1. Sebagai dasar untuk melakukan Evaluasi Jabatan
2. Sebagai dasar untuk menentukan standard hasil kerja seseorang
3. Sebagai dasar untuk melakukan rekrutmen, seleksi dan penempatan pegawai baru
4. Sebagai dasar untuk merancang program pendidikan dan latihan
5. Sebagai dasar untuk menyusun jalur promosi
6. Untuk rnerencanakan perubahan-perubahan dalam organisasi dan penyederhanaan kerja
7. Sebagai dasar untuk mengembangkan program kesehatan dan keselamatan kerja

2.6 Pelaksanaan Analisis Pekerjaan Kantor

Analisis jabatan pada dasarnya adalah suatu proses pengumpulan, penelitian, penguraian data jabatan yang tahapannya sebagai berikut :
1. Tahap persiapan dan perencanaan
2. Tahap pengumpulan data
3. Tahap pengolahan data
Selanjutnya setiap tahap pelaksanaan dijelaskan sebagai berikut:
1. Tahap persiapan dan perencanaan Pada tahap ini beberapa kegiatan yang dilakukan adalah :
· Penegasan kembali struktur organisasi yang akan menjadi pegangan bagi proses selanjutnya termasuk nama-nama jabatan dan tempatnya.
· lnventarisasi jabatan yang ada di setiap unit kerja yang ada dan di susun berdasarkan hierarki dan di beri kode identifikasi
· Menetapkan metode pengumpulan data yang akan digunakan dan menyiapkan alat dan sama yang diperlukan ( formulir dll. )
· Membentuk team pelaksana analisis dan menjelaskan tentang metode yang akan digunakan.
· Komunikasi/penjelasan oleh pimpinan perusahaan kepada semua pimpinan unit kerja dan semua karyawan tentang maksud dan tujuan analisis jabatan yang akan dilaksanakan.
Hal ini dilaksanakan untuk mencegah terjadinya salah pengertian dan timbulnya persepsi dan harapan yang keliru.

2. Tahap Pengumpulan Data
Pengumpulan data jabatan dapat dilakukan dengan melalui beberapa cara:
a. Metode Observasi dan Wawancara
Metode observasi berarti pelaksana analisis jabatan mengamati secara langsung di tempat bagaimana tugas pekerjaan dilaksanakan dan mencatatnya untuk di olahnya menjadi informasi. Kelemahan : lambat, mahal, terkadang kurang akurat Kelebihan : memperoleh informasi dari tangan pertama, mengenal kondisi kerja, ketrampilan yang diperlukan dan peralatan yang digunakan secara riil. Sedangkan dalam metode wawancara petugas analisis mewawancarai langsung pemegang jabatan dengan mengajukan pertanyaan yang di siapkan lebih dulu dan mencatat jawabannya untuk diolah menjadi informasi yang di perlukan Kelemahan : jika terjadi salah pemahaman maka data akan bias, terkadang tanggapan kurang lengkap.Kelebihan : biaya relatif murah, waktu efisien
b. Metode Kuesioner ( Daftar Pertanyaan )
Pengumpulan data dilakukan melalui penyebaran daftar pertanyaan kepada semua karyawan untuk di isi. Daftar pertanyaan itu bisa bersifat "terbuka" (Open ended) artinya, penjawab harus memberikan jawaban menurut kehendaknya sendiri dengan caranya sendiri, tidak dibatasi. Bila daftar pertanyaan itu bersifat "tertutup" (Closed), maka pertanyaan sudah dibuat sedemikian rupa sehingga penjawab tinggal menjawab ya/tidak, atau benar/salah.
c. Metode Studi Referensi
Metode ini mengandalkan pada pengetahuan dan "ahli", rujukan yang ada dan perbandingan dengan organisasi lain. Metode ini jarang digunakan.
d. Metode Kombinasi
Metode ini berarti menggunakan beberapa metode di atas sekaligus.
Metode observasi di tempat dapat diadakan untuk jabatan atau posisi yang khusus. Observasi dapat mengungkapkan hal-hal yang tidak dapat diuraikan secara tertulis seperti kondisi kerja, arus kerja, proses, keterampilan yang dibutuhkan dan perajatan yang digunakan.
Metode wawancara dilakukan mengingat tidak semua jabatan dapat dianalisis secara tertulis. Jabatan seperti: jabatan teknis, profesional, kepengawasan dan eksekutif sebaik-nya dikaji melalui wawancara atas pemegang jabatan yang bersangkutan.
Metode daftar pertanyaan pada umumnya kurang berhasil, karena tidak semua karyawan telah mengisi formulir atau dapat membaca dan menulis dengan baik. Setiap kategori karyawan harus diberi kuisioner tersendiri dengan gaya bahasa khusus guna mencegah kesalahpahaman dalam penafsiran.
Metode studi referensi misalnya dapat dilakukan dengan menganalisis buku catatan harian untuk mendapatkan informasi tentang suatu jabatan atau posist. Tetapi metode ini agak sulit dilakukan karena tidak semua catatan harian berguna, karena si penulis tidak merumuskan kegiatan yang sebenarnya. Juga masih banyak pekerjaan yang tidak membiasakan diri membuat catatan harian seperti pesuruh atau mekanik.
Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan untuk menetapkan metode analisis yang terbaik adalah :
• Karakteristik pekerjaan (fungsi, tanggungjawab, dan kondisi)
• Lokasi tempat kerja
• Persiapan perndahuluan yang dilakukan oleh analisis
• Sikap dan tanggapan karyawan
• standar kinerja yang ditetapkan

3. Tahap Pengolahan Data
Setelah proses pengumpulan data selesai, dilakukan pengolahan data yaitu:
1. Menentukan faktor-faktor dari penilaian jabatan
2. Menentukan bobot nilai dari setiap faktor
3. Analisa hasil interview dan kuisioner yang telah di isi
4. Analisa persyaratan jabatan
5. Menyusun uraian jabatan
6. Melakukan pola penilaian jabatan sebagai dasar dari penentuan sistem personalia lainnya
7. Mempersiapkan rekomendasi bagi perencanaan tenaga kerja, pola pengadaan, seleksi dan penempatan pegawai; penilaian karya pegawai; sistem pemberian balas jasa ; pelatihan dan pengembangan pegawai, sistem dan prosedur administrasi kepegawaian.

KESIMPULAN

a. Analisis jabatan adalah suatu kegiatan yang sangat berguna untuk berbagai keperluan perancang organisasi dan perancangan jabatan (Job Design) adalah suatu keharusan dan harus dilakukan sejak awal. Untuk organisasi yang masih baru dan strukturnya masih berkembang terus lebih baik menekankan pada perancang jabatan (Job Design) dan membuat Uraian Jabatan yang fleksibel sehingga bisa disesuaikan terus. Organisasi yang sudah mapan hendaknya melaksanakan Analisis Jabatan. Tetapi mengingat perubahan-perubahan yang terjadi dengan cepat, maka analisis jabatan harus diulangi paling lambat setiap 3 tahun sekali untuk mencek apakah informasi yang diperoleh masih benar.
Semua Personel Manager harus menguasai Teknik Analisis Jabatan dan Perancangan Jabatan (Job Design) karena kegiatan ini merupakan basis kegiatan-kegiatan lain di bidang manajem
b. Jenis analisis Pekerjaan itu dapat dibadi dalam 2 kelompok yaitu tradisional dan berorientasi hasil.
c. Sasaran analisis pekerjaan kantor itu antara lain menentukan nilai pekerjaan yang memungkinkan untuk pemeliharaan hak pembayaran internal dan eksternal, memastikan perusahaan tidak melanggar ketetapan upah dan imbalan untuk pekerjaan yang sama, membantu supervisor dan pekerja dalam mendefinisikan tugas dan tanggung jawab untuk masing-masing pekerja, menyediakan justifikasi untuk eksistensi pekerjaan dan manakala organisasi dalam kondisi “fit” hingga kondisi “istirahat”.
d. manfaat analisis pekerjaan kantor landasan untuk melaksanakan mutasi, landasan untuk melaksanakan promosi; landasan untuk melaksanakan training/ pelatihan; landasan untuk melaksanakan kompensasi; landasan untuk , dan fungsi dari pekerjaan kantor ialah melaksanakan syarat lingkungan kerja; landasan untuk pemenuhan kebutuhan p menentukan basis regional bagi struktur kompensasi
mengevaluasi tantangan lingkungan yang mempengaruhi pekerjaan individu, menghapuskan persyaratan kerja yang dapat menyebabkan adanya deskriminasi dalam pengadaan SDM ,merencanakan kebutuhan SDM di waktu yang akan datang ,memadukan lamaran dan lowongan kerja yang ada
f. Analisis Jabatan mencakup 2 elemen, yaitu : Uraian Jabatan (Job Description). Spesifikasi Jabatan (Job Spesification) atau Persyaratan Jabatan (Job Requirement)
g. Pelaksanaan Analisis Pekerjaan Kantor Analisis jabatan pada dasarnya adalah suatu proses pengumpulan, penelitian, penguraian data jabatan yang tahapannya sebagai berikut : Tahap persiapan dan perencanaan ,Tahap pengumpulan data dan Tahap pengolahan data.