ASAS ASAS KANTOR

ASAS ASAS KANTOR

Pelaksanaan pekerjaan kantor dapat di organisir dengan berpedoman pada tiga asas yaitu:

1.       Azas sentralisasi (Pemusatan)

2.       Azas Desentralisasi (Pemencaran)

3.       Azas Gabungan atau kombinasiantrara sentralisasi dan Desentralisasi.

A.      Azas sentralisasi( Pemusatan)

Adalah pelaksanaan kegiatan atau pelayanan dalam bidan tata usaha di suatu organisasi atau suatu kantor, dilakukan atau dipusatkan pada satu satuan organisasi ( unit) tersendiri yang khusus mengenai pekerjaan kantor atau menangani informasi. Misalnya:

1.       Penggadaan

2.       Pengelolaan arsip

3.       Pengetikan surat dll.

Azas sentralisasi bagi pekerjaann kkantor berkaitan denga specialisasi atau pengkhususan dalam pelaksanaan kerja tertentu oleh seorang petugas secara terus-menerus.

Kebaikan atau keuntungan penerapan azas sentralisasi adalah

1.       Mudah menyeragamkan cara kerja

2.       Mudah melakukan pengawasan

3.       Penggunaan peralatan kantor lebih bisa dihemat.

4.       Mudah meratakan beban kerjja kegiatan kantor

5.       Pengunaan tenaga kerja lebih fleksibel.

Kerugian atau kekurangan penggunaan azas sentralisasi adalah;

1.       Dengan dipusatkanya semua pekerjaan kantor, maka tidak mungking untuk menampung semua pekerjaan pada waktu yang sama sehingga pekerjaan yang penting  dan memerlukan waktu cepatakan mengalami penundaan.

2.       Terpisahnya letak gedung kantor atau jauhnya jarak, dirasakan sebagai hambatan.

B.      Azas Desentralisasi (Pemencaran)

 Adalah : Pelaksanaan semua kegiatan atau pelayanan dalam bidang tata usaha di setiap unit dalam organisasi diurus sendiri oleh masing-masing unit bersangkutan.

Azas ini dapat diterapkan bagi organisasi yang kebutuhan informasinya belum rumit.

Misalnya: setiap unit atau bagian mempunyai bagian Pengarsipan, seksi Pengetikkan, penggadaan dll. 

            Kebaikan atau Keuntungan penerapan azas Sentralisasi adalah.

1.       Apabila unit kerja organisasi tersebar di beberapa gedung, maka untuk semua pekerjaan kantor akan menjadi lebih lancer jalanya.

2.       Beberapa pekerjaan yang memang menurut sifatnya harus dilakukan oleh masing-masing bagian atau dii desentralisasikan , karena mempunyai cirri yang khas misalnya pekerjaan mengolah data, membuat laporan mengenai sesuatu yang bersifat teknis.