PENGERTIAN TATA RUANG KANTOR

Pengertian Tata Ruang Kantor

 

 adalah Perumusan kantor menurut Denyer (Moekijat, 1997:16) adalah setiap tempat dimana biasanya pekerjaan kantor dilakukan dengan nama apapun juga diberikan kepada tempat tersebut.  Sedangkan menurut Atmosudijiro  (Moekijat, 1997:16) Kantor adalah unit organisasi yang terdiri dari tempat, staff, personil, dan operasi ketatausahaan, guna membantu pimpinan.

Ditinjau secara fisik, kantor adalah suatu ruang atau bagian dari bangunan tempat melaksanakan segenap pelayanan perkantoran. Dalam suatu peraturan perundangan Negara Inggris (office, Shops and Railways Premises act, 1963) (Moekijat,1997: 118) yaitu : 

Kantor didefinisikan sebagai suatu gedung, atau bagian dari suatu gedung, yang pemakaian utama atau satu-satunya adalah sebagai suatu kantor atau untuk tujuan-tujuan perkantoran. Setiap kantor pada dasarnya merupakan suatu bentuk organisasi. 

Penyusunan tata ruang kantor sangat mempengaruhi pelaksanaan pekerjaan di setiap kanor. Pengertian tata ruang kantor menurut  Littlefield dan Peterson (Moekijat,1997:118)  merumuskan tata ruang kantor itu sebagai berikut : penyusunan perkakas dan peralatan dalam ruang lantai yang tersedia, sedangkan Gie  (Moekijat,1997:119)menyatakan tata ruang kantor adalah penyusunan alat-alat kantor pada letak yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan bekerja bagi para pegawai. 

Kantor merupakan semacam sistem kerjasama yang melibatkan orang-orang yang melakukan berbagai kegiatan untuk mencapai tujuan tertentu. Tujuan ini dapat diperjelas dengan memberikan uraian mengenai fungsi-fungsi kantor, yakni: 

a. Memeriksa informasi. 

Bentuk informasi yang umumnya diterima adalah surat, panggilan, telepon, pesanan, faktur dan laporan mengenai berbagai kegiatan bisnis. 

b. Merekam informasi 

Tujuan dari pembuatan rekaman adalah agar informasi dapat disiapkan dengan segera apabila dibutuhkan. Rekaman  (record)  harus  disiapkan untuk memenuhi kebutuhan manajemen dalam perencanaan pengadaan perusahaan. Rekaman ini digunakan untuk menunjukkan rincian transaksi, operasi, dan sebagainya. 

c. Mengatur informasi 

Kantor bertanggung jawab untuk mensuplai informasi dalam bentuk  yang paling baik dalam melayani manajemen. Contoh untuk pengaturan informasi ini adalah penyiapan faktur, penetapan harga, laporan statistika dan laporan lainnya. d. Memberi informasi  

Kantor bertanggung jawab memberikan informasi dari rekaman  apabila diminta oleh manajemen. Informasi yang diberikan ada yang bersifat rutin dan ada yang bersifat khusus serta informasi yang diberikan dapat berbentuk lisan maupun tulisan. 

e. Memeilhara aktiva (asset) 

Menurut Denyer (Moekijat,1997:23) Kantor juga berfungsi untuk menyiapkan secara cermat urusan dalam perusahaan seperti diperlibatkan dalam rekaman dan memperingatkan manajemen mengenai hal-hal yang tidak menguntungkan, yang mungkin terjadi dalam perusahaan Selain yang disebutkan diatas Fungsi-fungsi kantor yang bersifat kepemerintahan yaitu : 

• Untuk menerima keterangan berupa surat-surat, warkat-warkat dan lain-lain. 
• Untuk mencatat keterangan 
• Untuk menyusun keterangan : pembukuan, inventarisasi, perbekalan. 
• Untuk memberi keterangan 
• Untuk menjamin barang-barang yang ada di dalam kantor. 

Tujuan Tata Ruang Kantor 

Adapun tujuan  dari penataan tata ruang kantor adalah  sebagai berikut : 

• Memberikan kemudahan yang optimum bagi arus komunikasi kerja 
• Memberikan kondisi kerja yang baik bagi setiap orang sehingga timbul kepuasan kerja para karyawan. 
• Memudahkan pengawasan sehingga manajer dapat melihat staff yang sedang bekerja. 
• Memberikan kemudahan yang tinggi kepada setiap gerakan karyawan dari meja ke meja 
• Menghindari diri dari kemungkinan saling mengganggu antara karyawan yang satu dengan yang lainnya. 
• Mempergunakan segenap ruangan dengan baik, sehingga setiap meter persegi sudut atau tengah ruangan dapat dimanfaatkan untuk berbagai aktifitas pekerjaan kantor. 
• Memisahkan pekerjaan yang menimbulkan keributan dengan pekerjaan yang membutuhkan ketenangan. 
• Terciptanya kesan yang baik tentang organisasi tersebut dari para relasi ataupun tamu yang datang. 
• Pelaksanaan kerja dapat menempuh jarak terpendek. 

Alat perlengkapan harus disusun sedemikian rupa, sehingga pekerjaan mengikuti arus garis yang lurus dan penangguhan-penangguhan diadakan sampai yang minimum. Ruang harus cukup dan cocok dengan kebutuhan pegawai dan pekerjaan. Pertimbangan mengenai biaya dan arus pekerjaan menentukan bahwa ruang yang cukup harus juga dipergunakan dengan baik. 

Kesenangan dan rasa puas pegawai sangat dipengaruhi oleh tata ruang. Keadaan yang tidak berdesak-desakkan, kesenangan bagi fasilitas pelayanan pegawai, dan tempat yang sesuai dengan sumber cahaya merupakan beberapa kebutuhan-kebutuhan ini. 

Mudahnya pengawasan dipengaruhi oleh penempatan pengawas dengan pegawai-pegawainya, dapat dilakukan dengan pemusatan ataupun pemencaran. Untuk itu sebaiknya bagian-bagian yang saling berhubungan diletakkan dalan tempat yang berdekatan. 

Kantor juga harus menciptakan kesan yang baik bagi para tamunya, karena para tamu umumnya melihat kualitas perusahaan dari kantornya. Yang juga harus diperhatikan dalam menyusun    tata ruang ada fleksibilitas. Tata kantor yang baik adalah bila dapat diadakan perubahan-perubahan demi membantu terwujudnya tujuan yang hendak dicapai. 

Tata ruang kantor harus disusun secara ilmiah dan hal ini memerlukan pengetahuan tentang arus pekerjaan, tentang syarat-syarat perseorangan, pekerjaan apakah yang akan dilakukan, dan cara terbaik untuk mengerjakannya. 

Tata ruang sangat penting bagi manajer kantor, karena : 

• Suatu tata ruang kantor yang direncanakan dengan baik membantu dalam efisiensi pekerjaan yang dilakukan. 
• Penghematan-penghematan berasal dari penggunaan ruang  lantai yang tepat.
• Pengawasan dapat dipermudah. 
• Hubungan dapat dipercepat. 
• Perlengkapan dan mesin kantor dapat dipergunakan dengan baik. 
• Dari sudut pandang pegawai tata ruang yang baik dapat menimbulkan kesenangan. 
• Arus pekerjaan menjadi lebih lancar. 

Azas-azas Tata Ruang kantor 

Dalam menyusun tata ruang harus memperhatikan azas-azas dalam tata ruang, adapun azas-azas penataan ruang kantor yang baik  menurut Muther (Sedarmayanti, 2001:126) antara lain : 

• Azas jarak terpendek yaitu suatu tata ruang kantor yang terbaik ialah yang memungkinkan proses penyelesaian suatu pekerjaan menempuh jarak yang sependek-pendeknya. 
• Azas rangkaian kerja yaitu menempatkan para pegawai dan alat-alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan-urutan penyelesaian pekerjaan . 
• Azas penggunaan segenap ruang yaitu mempergunakan sepenuhnya semua ruang yang ada termasuk ruang yang vertikal keatas maupun kebawah. 
• Azas perubahan susunan tempat kerja yaitu terjadinya pengubahan tata ruang kantor tersebut. 

Selain  dari azas-azas yang telah disebutkan diatas penataan ruang kantor juga harus memperhatikan prinsip-prinsip tata  ruang. Prinsip-prinsip tata ruang kantor adalah sebagai berikut : 

• Pekerjaan harus mengalir secara terus-menerus, sedapatnya dalam garis lurus. 
• Bagian-bagian dan seksi-seksi yang mempunyai fungsi yang sama dan yang berhubungan harus ditempatkan secara berdekatan untuk mengurangi waktu berpindah dari satu tempat ke tempat lain. 
• Aliran pekerjaan harus sederhana, sehingga dapat mengurangi hilir mudik pegawai dan menyampaikan surat-surat dalam jarang yang terpendek. 
• Meletakkan perlengkapan kantor harus dekat dengan pegawai yang menggunakannya. 
• Pergunakan meja dan kursi dengan ukuran yang sama dalam sebuah ruangan. 
• Menyusun meja harus sedemikian rupa sehingga tidak ada pegawai yang menghadap sumber cahaya. 
• Kesatuan yang banyak berhubungan dengan pihak luar harus ditempatkan dibagian depan, sehingga mudah didatangi tanpa mengganggu bagian lain. 
• Satuan yang tugas pekerjaanya menimbulkan kegaduhan, sebaiknya ditempatkan di dekat jendela dan dijauhkan dari bagian yang membutuhkan ketenangan. 
• Sebaiknya satuan arsip berada pada dinding atau susunan tangga yang mudah dijangkau. 

Dengan memperhatikan Azas-azas tata ruang kantor dalam penyusunan ruang kantor, maka akan diperoleh tujuan tata ruang kantor yang ada. Dengan berpedoman pada azas-azas tata ruang kantor tersebut maka efisensi pekerjaan kantor akan terwujud dengan baik. 

Jenis-Jenis Tata Ruang Kantor 

 Adapun bentuk tata ruang kantor antara lain : 

1.   Tata Ruang Berkamar. 

Suatu tata ruang dikatakan berkamar  apabila susunan ruang untuk bekerja terbagi dalam beberapa bagian. Pembagian ini dapat terjadi mungkin karena keadaan gaduhnya. Umumnya bagian-bagian tersebut dipisahkan oleh alat penyekat tertentu,  sehingga ruang kerja tersebut sulit diawasi dalam satu sudut pandang. 

Adapun keuntungan dari tata ruang berkamar antara lain : 

• Moral pekerjaan/ staff tetap terjaga, hal ini akibat cara hidup dan terjaga yang tidak selalu diawasi. 
• Pekerjaan yang bersifat rahasia tetap terjaga. 
• Tidak mudah terganggu oleh bagian lain sehingga lebih mudah berkonsentrasi. 

Kelemahan dari tata ruang berkamar antara lain : 

• Pengawasan lebih sulit dilakuakn arena terhalang oleh penyekat, sehingga pimpinan harus meninggalkan tempatnya agar dapat mengawasi secara menyeluruh. 
• Cahaya sulit masuk dan udara sulit beredar. 
• Kurang fleksibel sulit untuk melakukan perubahan, jika ingin melakukan perubahan maka akan memerlukan biaya yang lebih besar. 
• Ruangan lebih terbatas, sehingga bila  dilakukan penambahan jumlah karyawan sedikit sukar. 

2.   Tata Ruang Terbuka 

Susunan tata ruang terbuka tidak dipisah-pisakan menjadi beberapa bagian atau tidak menggunakan penyekat sebagai pemisah. Tetapi semua aktivitasnya dilaksanakan pada satu ruangan besar dan terbuka sehingga semua yang bekerja mudah diawasi dalam satu sudut pandang. 

Keuntungannya antara lain : 

• Lebih mudah melakukan pengawasan 
• Lebih mudah melakukan hubungan antara satu pegawai dengan pegawai lain. 
• Lebih mudah melakukan pengaturan cahaya dan udara. 
• Memperlancar arus pekerjaan dari satu meja ke meja lain. 
• Lebih mudah untuk melakukan perubahan. 
• Lebih menghemat biaya. 

Kelemahannya antara lain : 

• Kewibawaan lebuh sulit terlihat. 
• Akan mengurangi keamanan bagi pekerjaan yang bersifat rahasia. 
• Lebih mudah timbulnya suara gaduh sehingga karyawan sulit untuk berkonsentrasi. 
• Kurang nyaman dalam bekerja. 

3.  Tata Ruang Berpanorama 

Tata ruang berpanorama adaah tata ruang  yang dihiasi taman dekorasi. 

Adapun keuntungan dari tata ruang berpanorama ini adalah : 

• Lebih nyaman, sehingga produktivitas meningkat. 
• Terhindarnya dari ketegangan syaraf. 
• Menghindari dari suara gaduh. 

Kelemahan dari tata ruang berpanorama yakni : 

• Biaya yang dikeluarkan untuk tata ruang ini lebih besar. 
• Biaya pemeliharaannya lebih besar 
• Memerlukan tenaga ahli khusus untuk memeliharanya. 

Selain dari tiga macam tata ruang yang telah disebutkan diatas ada juga tata ruang gabungan dari ketiga bentuk tata ruang yang telah disebutkan diatas. Yang tujuannya agar dapat menciptakan keuntungan dari gabungan ketiganya. 

Penyusunan Perabot Kantor. 

Untuk dapat melaksanakan pekerjaan dengan baik maka harus ditunjang dengan fasilitas yang disediakan, fasilitas-fasilitas yang cocok memberikan bantuan yang besar kepada efisiensi kantor. Dengan adanya tekhnologi mutakhir yang digunakan dalam penyelesaian tugas kantor, bukan berarti   tenaga manusia tidak diperlukan lagi. Perusahaan yang modern memiliki fasilitas perkantoran yang lengkap, sehingga dapat memberikan bantuan kepada karyawan dalam menyelesaikan pekerjaan dan juga meningkatkan aktivitas kerja serta kemampuan karyawan.  

1.  Perabot Kantor 

Beberapa fasilitas yang harus disediakan dalam kantor adalah perabot kantor dan mesin kantor.Perabot kantor meliput i meja tulis, kursi, rak, lemari, serta perabot lainnya. Diantara perabot kantor yang biasa mendapatkan perhatian khusus adalah meja tulis dan kursi, karena perabot tersebut pasti dimiliki oleh setiap kantor.Untuk memilih perabotan yang akan digunakan maka harus meperhatikan beberapa faktor. 

Menurut Moekijat (1997:131),  faktor-faktor yang pelu diperhatikan dalam memilih perabotan kantor yakni : 

1. Harus menghemat ruang lantai 
2. Tinggi meja dan kursi harus sepadan. 
3. Tidak begitu berat, agar mudah dipindah-pindahkan. 
4. Harus ada ruangan yang cukup dibawah untuk memberihkan. 
5. Fungsinya harus berhubungan dengan pekerjaan yang akan dilakukan. 
6. Keawetan, perkakas dari logam adalah lebih awet ketimbang perkakas dari kayu. 
7. Resiko kebakaran, perabotan dari logam lebih  baik ketinbang perabot dari kayu terhadap bahaya kebakaran. 

Pengadaan meja tulis kantor juga harus memperhatikan persyaratan sebagai berikut : 

1. Mulai permukaan sampai ke lantai tidak seluruhya tertutup. Bagian bawahnya mempunyai kaki-kaki yang cukup terbuka, dengan demikian  peredaran udara dapat berlangsung dengan lancar dan bagian kaki  karyawan tidak terasa panas. Meja kerja yang terbuka bawahnya memudahkan pembersihan lantai. 
2. Permukaan meja tidak perlu berkilauan sehingga menyilaukan mata pegawai yang memakainya. Permukaan meja juga tidak boleh berwarna hitam atau gelap, sebaiknya diberikan warna yang muda atau terang. Pertentangan warna meja yang gelap dengan kertas berwarna put ih, mudah melelahkan warna. 
3. Luas meja tidak perlu terlampau berlebihan. Permukaan meja yang terlampau luas umumnya tidak seluruhnya dipakai untuk bekerja. Bahkan seringkali digunakan untuk menumpuk berkas-berkas atau benda-benda lainnya yang harus disimpan dalam lemari atau rak sendiri. 

Sebagaimana pengadaan meja tulis, maka untuk pengadaan kursi juga harus memperhatikan persyaratan khusus, yaitu : 

1. Kursi dapat diatur tinggi rendahnya sehingga cocock bagi pemakai. 
2. Kursi harus kokoh, sebaiknya kerangka terbuat dari baja. 
3. Kursi sebaiknya disesuaikan dengan bentuk badan orang, yaitu bagian yang diduduki menyerupai sadel sehingga berat badan terbagi merata dan pegawai yang duduk merasa enak. Tapi tempat duduk  hendaknya berbentuk bulat. 
4. Kursi harus mempunyai penyangga belakang, sehingga dapat menunjang punggung pemakainya. 

Penyusunan perabot kantor sangat mempengaruhi pelaksanaan pekerjaan dalam suatu kantor. Penyusunan perabotan yang tidak tertata rapi akan menyulitkan karyawan dalam beraktifitas, kantor juga tidak akan terlihat rapi dan bersih sehingga kenyamanan dalam bekerja akan sulit didapatkan oleh pegawai.

Untuk menyusun perabot kantor perusahaan juga harus memperhatikan azas-azas dalam tata ruang kantor, salah satunya adalah mempergunakan segenap ruang. Mempergunakan segenap ruang  yang ada bukan berarti ruang kantor diisi penuh dengan alat dan perabot kantor, tetapi alat dan perabot kantor ditempatkan dengan memperhatiakan arus garis lurus, penerangan, ventilasi, dan arah sumber cahaya, sehingga pegawai merasa puas dan dapat bekerja dengan baik. 

Perabotan yang dipilih ukurannya sama dan juga terbuat dari bahan yang kokoh.  Untuk ruangan terbuka digunakan meja bersekat sehingga memudahkan karyawan untuk saling berkomunikasi namun tidak meganggu rekan kerja yang berada disampingnya.   

Meja dan kursi yang digunakan dipilih warna yang sama ataupun warna yang serasi. Meja kerja bersekat dan ada juga yang tidak memiliki sekat. Tidak ada meja kerja yang menghadap ke sumber cahaya. Tiap sekat meja diberikan ruang agar mudah berpindah dari satu tempat ke tempat lain. 

Untuk lemari arsip diletakkan di pinggir ruangan sehingga tidak menghalangi pergerakan karyawan dan juga dapat tersusun dengan rapi. Lemari arsip ada yang terbuat dari kayu dengan kaca transparan dan ada juga yang berupa laci-laci bertingkat yang terbuat dari besi. 

2.  Mesin-mesin Kantor 

Selain perencanaan perabot kantor dalam perencanaan manajemen perkantoran yang efektif, juga harus meperhatikan perencanaan mesin-mesin kantor. Prosedur dan metode mempengaruhi mesin yang akan digunakan dan begitu pula mesin mempengaruhi prosedur dan metode yang akan diikuti. Dan pertimbangan mengenai orang yang akan melakukan pekerjaan mempengaruhi mesin dan metode yang akan digunakan. 

Mesin-mesin kantor itu banyak macamnya antara lain : mesin ketik, komputer, stempel tanggal, mesin label, printer, mesin fax, mesin fotocopy unit ,intertelekomunikasi, alat pemotong kertas, dan lain-lain. Walaupun mesin kantor itu banyak macamnya namun  tidak semua harus dimiliki sebuah kantor. Untuk itu harus diadakan pemilihan untuk menentukan mesin kantor yang akan digunakan. 

Menurut moekijat,  (Susilo 2000: 47)  dalam memilih mesin-mesin kantor perlu memperhatikan hal-hal berikut, antara lain : 

1. Mesin yang dipakai harus benar-benar diperlukan. 
2. Jenis mesin hendaknya praktis. 
3. Mesin tersebut harus dapat mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan. 
4. Mesin dapat mempercepat pelaksanaan pekerjaan. 
5. Mutu mesin harus benar-benar baik. 
6. Mesin harus dapat mengurangi kesulitan pekerjaan. 
7. Mesin dapat digunakan untuk bermacam-macam pekerjaan. 
8. Pemeliharaan dapat dilakukan dengan mudah. 
9. Pelatihan untuk menggunakan mesin tersebut dapat dilaksanakan dengan mudah. 
10. Mesin dapat disesuaikan dengan mutu pegawai. 
11. Mesin harus cocok dengan pekerjaan yang dilakukan. 
12. Perlu dipertimbangkan apakah ada ruang kantor untuk mesin tersebut atau tidak. 

Dalam menyelesaikan pekerjaan kantor, setiap mesin mempunyai fungsi yang berbeda-beda. Manajer kantor biasanya memilih mesin-mesin kantor yang memiliki banyak fungsi, sehingga bisa digunakan  secara efektif untuk menyelesaikan bermacam-macam pekerjaan kantor. Fungsi-fungsi lain yang harus diperhatikan adalah fungsi penghematan,  yaitu hemat biaya, waktu dan tenaga. Yang tidak kalah penting bahwa mesin-mesin kantor harus memilki fungsi keindahan serta tidak membosankan. 

Adapun fungsi-fungsi mesin kantor adalah : 

1. Kemudahan dalam penyelesaian pekerjaan. 
2. Kebutuhan pegawai secara perseorangan. 
3. Penghematan jumlah dan nilai waktu seluruhnya. 
4. Fleksibilitas penggunaanya. 
5. Harga dan penanaman modal. 
6. Kemampuan dalam penggunaannya. 
7. Nilai keindahan.
8. Pilihan pegawai. 
9. Berpengaruh terhadap syarat-syarat pegawai. 
10. Ramalan mengenai beban pekerjaan. 
11. Kualitas pekerjaan tata usaha. 
12. Memperbanyak salinan dan data statistik. 

Menggunakan beberapa mesin untuk memudahkan pekerjaan, diantaranya adalah : Mesin Fotocopy, Mesin printer, Komputer, Fax, Alat penghancur kertas, LCD Proyektor, stempel tanggal, stempel emboss dan lain-lain. Dengan menggunakan mesin-mesin tersebut dapat membantu karyawan dalam menyelesaikan pekerjaan kantor lebih cepat.Mesin-mesin tersebut diletakkan sesuai dengan fungsinya, bila mesin tersebut untuk digunakan semua bagian maka akan diletakkan di bagian tengah.

Lingkungan dan Kondisi Fisik Tata Ruang Kantor 

Lingkungan kantor terdiri dari gedung kantornya, perkakas atau perabot, tata ruang kantor, dan kondisi-kondisi fisik dari kantor tersebut dimana pegawai-pegawai melaksanakan pekerjaan.  

Lingkungan dan kondisi fisik tata ruang kantor sangat mempengaruhi produktivitas kerja karyawan dalam perusahaan. Untuk itu dalam menyusun tata ruang kantor harus diperhatikan faktor-faktor kondisi fisik kerja kantor, dan juga harus memperhatikan syarat-syarat  pendirian kantor, sehingga perusahaan dapat mencapai tujuan yang diharapkan. 

Adapun syarat-syarat pendirian kantor adalah sebagai berikut : 

1.  Letak 

Dalam mendirikan kantor harus dekat dengan pengangkutan, fasilitas-fasilitas bank, kantorpos, rumah makan dan konsumen.  

2.  Kepatutan  

Ukuran luas atau besarnya gedung kantor dan lahanya cukup luas. Sehingga dapat menempung para pekerja dan perabotan kantor dengan baik. 

3. Pertimbangan-pertimbangan tentang biaya  

Untuk  mendirikan kantor perusahaan harus memperhat ikan soal biaya pemeliharaan, biaya penggantian-penggantian dari gedung lama. 

4. Faktor-faktor fisik 

Faktor-faktor fisik yang harus diperhatikan antara lain, penerangan, warna, musik, udara dan suara. 

Keuntungan-keuntungan yang akan diperoleh  perusahaan jika didirikan sesuai dengan syarat-syarat pendirian kantor antara lain : 

• Biaya biaya gedung yang lebih murah. 
• Udara yang lebih bersih dan biaya pemeliharaan yang lebih murah. 
• Fasilitas-fasilitas pengangkutan yang lebih baik. 
• Ruang dapat diperluas. 

Perencanaan untuk lingkungan fisik tidak dapat dipertimbangkan secara terpisah daripada bidang-bidang perencanaan kantor yang penting lainnya. 

Semuanya harus dikoordinasikan dengan seksama.  Adapun Lingkungan fisik kantor yang harus diperhatikan antara lain : 

a. Penerangan 

Penerangan atau tata cahaya  yang cukup merupakan pertimbangan yang paling penting dalam fasilitas fisik kantor. Pelaksanaan  pekerjaan tata usaha yang sukses diperlukan penerangan yang baik. Penerangan yang baik akan membantu pegawai melihat dengan cepat, mudah, dan senang. 

Keuntungan dari penerangan  yang baik adalah : 

1. Perpindahan pegawai berkurang. 
2. Prestise lebih besar. Semangat kerja lebih tinggi. 
3. Hasil pekerjaan lebih banyak. 
4. Ketidakhadiran berkurang. 
5. Kesalahan berkurang. 
6. Keletihan berkurang. 

Dalam menetapkan penerangan yang akan digunakan, maka yang harus diperhatikan salah satunya adalah mutu penerangannya. Yang menjadi pertimbangannya adalah kejernihan, pemancaran, dan kesilauan. Mutu-mutu ini saling berhubungan satu sama lain. Penerangan yang efektif untuk melihat adalah cahaya yang dipantulkan, bukan cahaya dari sumbernya. Perbandingan cahaya yang dipantulkan oleh suatu permukaan dibagi dengan jumlah cahaya yang diterimanaya merupakan daya pantul dari permukaan tersebut. 

Kecerahan juga sangat penting, karena dapat mempengaruhi penglihatan. Mata manusia dapat melihat dengan baik sekali apabila semua lingkunagan dalam bidang penglihatan seperti meja dan kelilingnya kira-kira sama terangnya. 

Keluhan pegawai mengenai penerangan lebih banyak disebabkan oleh kurang baiknya mutu ketimbang kurangnya jumlah penerangan. Banyak keluhan mengenai penerangan yang kurang baik disebabkan cacat mutunya, bukan cacat jumlahnya. 

Ada emapat macam sistem penerangan yang penting yakni : 

1. Sistem penerangan langsung,  yaitu sistem penerangan dimana cahaya dari sumbernya memancar secara langsung ke permukaan kerja. 
2. Sistem penerangan setengah langsung, yaitu sistem penerangan dimana sebagian cahaya dari sumbernya memancar ke arah langit-langit, kemudian cahaya itu dipantulkan ke bawah ruang kerja. 
3. Sistem penerangan tidak langsung  yaitu sistem penerangan dimana cahaya memancar  ke arah langit-langit, kemudian cahaya itu dipantulkan ke bawah ke tempat kerja. 
4. Sistem penerangan setengah tidak langsung  yaitu sistem penerangan, dimana kebanyakan cahaya memancar kearah langit-langit, kemudian ke bawah ke tempat kerja, tetapi beberapa cahaya memancar langsung ke bawah. 

Tata cahaya yang ada pada kantor ini sangat baik, pada kantor ini ventilasinya cukup baik dengan kaca transparan yang ditutupi oleh gorden berwarna biru. Sedangkan untuk penerangan buatannya digunakan lampu neon bercahaya putih, penerangan yang ada tidak membuat mata para karyawannya terganggu. Meja kerja karyawannya juga tidak ada yang menghadap ke jendela sehingga karyawan tidak akan terganggu dengan cahaya matahari yang masuk. Bila ruang kerja tidak memiliki cahaya yang baik maka akan meganggu pekerjaan karyawan, 

b. Faktor Udara 

Faktor udara sangat penting diperhatikan dalam kegiatan pekerjaan kantor sehari-hari guna menambah gairah para pegawai dalam bekerja. Apabila ruangan kantor suhunya tinggi (panas), maka akan berpengaruh kurang baik untuk para pegawainya. 

Keuntungan udara yang baik adalah : 

• Produktivitas yang lebih tinggi 
• Mutu Pekerjaan lebih tinggi 
• Kesenangan dam kesehatan pegawai yang bertambah 
• Semangat kerja yang tinggi 

Untuk mengatasi udara yang panas dan lembab perlu diadakan usaha sebagai berikut : 

1. Mengatur suhu udara dalam ruangan kerja dengan alat Air Conditioning 
2. Usahakan peredaran udara yang cukup dalam ruang kerja. 

Air Conditioning mengatur keadaan udara dengan mengawai empat unsur  pokok yakni  : suhu, kebersihan, peredaran dan kelembapan.  Mungkin dalam kenyataannya hanya dua atau tiga unsur saja yang diawasi. Penggunaan  air conditioning  akan menambah produktivitas kerja karyawan.  

Suasana udara dalam ruangan juga baik sirkulasi udara lancar sehingga ruangan ini tidak sesak karena udara yang masuk cukup. Untuk menjaga kenyamanan karyawan di kantor ini juga terdapat  beberapa  Air Conditioning (AC) yang temperaturnya tidak terlalu dingin sehingga aktivitas tidak terganggu. Selain AC juga terdapat kipas angin yang dapat membantu melancarkan sirkulasi udara  yang masuk.AC yang dipasang memakai sistem  central  (terpusat). Kipas angin diletakkan di tiap sudut ruangan. Dalam faktor ini yang paling penting adalah suhu udara dan uap air pada udara itu. 

Sirkulasi udara sangat baik, udara dalam ruangan tidak lembab dean sirkulasinya juga cukup baik. Temperatur yang digunakan pada AC berkisar 28-30 derajat celcius. 

c. Faktor Suara 

Faktor  suara dalam pekerjaan kantor sehari-hari adalah sangat mempengaruhi kesehatan tubuh manusia khususnya telinga. Untuk itu diperlukan perhatian susunan letak daripada perlengkapan dan alat-alat kantor sehingga tidak menimbulkan suara gaduh. Suara gaduh menyebabkan kesulitan dalam memusatkan pikiran,  dalam menggunanakan telepon dan dalam melaksanakan pekerjaan kantor dengan baik. Menurut para dokter, suara dapat mengakibatkan perubahan dalam peredaran darah dan pikiran. 

Kantor yang gaduh jarang merupakan kantor yang efisien. Suara yang gaduh tidak menyenangkan dan menimbulkan kekacauan. Banyak sumber suara terdapat dalam kantor diantaranya percakapan, gesekkan kursi-kursi pada lantai, dan mesin-mesin kantor yang mengeluarkan suara. Akan tetapi sumber suara yang penting adalah sumber dari luar kantor. 

Permukaan yang keras memantulkan suara dan menyebabkan gema-gema, sedangkan permukaan yang lunak menyerap gelombang-gelombang suara. Syarat-syarat bangunan gedung yang modern memerlukan penggunaan bahan-bahan gedung yang keras. 

Suara yang ada pada kantor ini tidak terlalu bising namun karena tata ruang terbuka suara bising juga kadang-kadang terjadi. Maka dari itu untuk menerima tamu terdapat  ruangan resepsionis. Sehingga pihak eksternal yang ingin bertemu pegawai dapat menunggu pada ruang resepsionis.  

d. Tata warna 

Warna tujuannya tidak hanya mempercantik kantor tetapi juga memperbaiki kondisi-kondisi pekerjaan kantor. Karena itu keuntungan penggunaan warna yang tepat adalah tidak hanya bersifat keindahan dan psikologis, tetapi juga bersifat ekonomis. Warna tidak dapat digunakan secara sembarang. Hal ini khususnya adalah benar dalam kantor, dimana  tujuannya adalah suasanan yang patut dihormati, tetapi menimbulkan kesenangan. 

Warna untuk kantor harus dipilih dengan seksama. Warna mengubah suhu (temperatur) ruangan. Warna juga mempunyai pengaruh yang penting terhadap penerangan kantor. Warna muda menambah penggunaan penerangan. Keuntungan dari penggunaan warna yang baik adalah : 

1. Memungkinkan kantor menjadi tampak menyenangkan dan  menarik pemandangan. 
2. Mempunyai pengaruh tidak langsung terhadap produktivitas pegawai. 

Untuk tata warna juga sangat baik dimana tata warnanya sangat pas dan tidak menyilaukan mata. Warna dinding yang dipilih adalah putih sehingga dapat menimbulkan kesan luas dan bersih, adapun warna lantai yang digunakan adalah warna abu-abu sehingga ruangan tidak mudah terlihat kotor bahan lantai dipilih yang tidak licin sehingga untuk berjalan kita tidak perlu khawatir terpeleset. Antara ruangan resepsionis dengan ruangan kantor bagian dalam dibuat sekat berwarna coklat yang terbuat dari kayu sehingga menimbulkan kesan alami , namun selain itu juga ada ruangan yang diberi sekat kaca sehingga ruangan lebih terlihat luas. Warna lemarinya coklat dan abu-abu, sedangkan untuk warna meja juga menggunakan warna yang sama. 

e. Musik 

Musik dipergunakan untuk membantu pekerjaan, karena musik menggunakan kekuatan  physiologis  dan  physicologis, daripada suara dalam bentuk musik untuk menghasilkan pola tingkah laku yang baik. Mempergunakan musik dalam bekerja direncanakan untuk memperbaiki kondisi-kondisi pekerjaan, meringankan kelelahan rohaniah dan penglihatan; mengurangi ketegangan saraf dan menjadikan pegawai-pegawai merasa baik. 

Efisiensi dan Efektivitas Pelaksanaan Pekerjaan Kantor 

Penataan ruang kantor sangat mendukung  terciptanya efisiensi dan efektivitas pekerjaan kantor. Dengan penataan ruang yang baik diharapkan dapat membantu perusahaan dalam mencapai tujuan yang diharapkan. 

Menurut Gie  (Sedarmayant i,2001:112)  Efisiensi  adalah  Penggunaan akal sehat secara teratur untuk menentukan cara-cara yang lebih mudah dan lebih baik dalam melaksanakan pekerjaan. Efektivitas menurut Handoko adalah kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat/ peralatan yang tepat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. 

Sedangkan menurut Peter drucker (Susilo, 2000:69)  Efisiensi adalah melakukan pekerjaan dengan  cara yang  benar (doing  thing right),  Efektivitas adalah melakukan pekerjaan dengan benar (doing the right thing). Rumus untuk menghitung efisiensi kerja adalah :  

E  =  O/I

Dimana : E : Efisiensi  

 O : Output 

        I  : Input 

Dikatakan efisiensi apabila perbandingannya lebih besar yang dikeluarkan daripada yang diberikan. Perbandingan diatas dapat dilihat dari dua segi yakni : segi usaha dan hasil. Efisiensi adalah pelaksanaan kerja dengan cara-cara tertentu tanpa mengurangi tujuan. Cara-cara yang dimaksud antara lain : 

• Cara yang termudah 
  Dikatakan   efisien apabila memperoleh sesuatu dengan usaha yang sedikit. 
  Usaha itu meliputi : pikiran, tenaga, waktu, ruang, benda (uang). 
• Cara yang termurah (biaya) 
  Dikatakan efisien bila usaha tertentu memperoleh hasil maksimal. 
• Cara yang tersingkat 
  Dikatakan efisien apabila memperoleh hasil maksimal dengan prosedur kerja yang tidak rumit.
• Cara yang teringan (bebannya) 
  Dikatakan efisien apabila beban dari suatu pekerjaan itu tidak berat.
• Terpendek jaraknya
  Dikatakan efisien apabila memperoleh sesuatu dengan jarak yang pendek. 

 Ada 5 (lima) azas dalam efisiensi :  

1. Azas perencanaan, yakni perencanaan merupakan “blue print” menggambarkan lebih dahulu apa yang akan kita lakukan untuk mencapai tujuan. 
2. Azas Penyederhanaan, yakni hal-hal yang sulit dapat diperingan. 
3. Azas Penghematan, tidak ada yang terbuang. 
4. Azas Penghapusan, kegiatan yang tidak perlu dihapuskan. 
5. Azas Penggabungan, pekerjaan yang bisa digabung, digabungkan saja. 

Syarat terjadinya efisiensi antara lain :  

• Berhasil guna adalah mencapai tujuan sesuai dengan waktu yang ditargetkan. 
• Ekonomis, biaya harus murah, materi dan perlengkapan yang digunakan tidak banyak. 
• Pelaksanaan kerja dapat dipertanggungjawabkan, apa yang telah diberikan maka kesemuanya harus dipertanggungjawabkan. 
• Pembagian kerja yang nyata, kemampuan setiap orang  terbatas, maka pekerjaan yang diberikan harus sesuai kemampuan.

                            VW 

              DW = --------------

                           Sp x t 

              Ket : 

                     -  DW = Real dan Flaktual atau kemampuan setiap orang. 

                     -  VW = Volume work/ volume kerja 

                     -  Sp   = Standart performance (kemampuan) 

                      -  t     = Waktu

• Rasionalitas wewenang  dan tanggung jawab, wewenang harus seimbang dengan tanggung jawab. 
• Prosedur kerja praktis dapat dilakukan, carilah kerja yang mudah dan praktis. 

Agar para pegawai dapat bekerja lebih efisien, maka ada beberapa pedoman yang harus diperhatikan : 

1. Ubahlah pekerjaan rutin menjadi pekerjaan otomatis. 
2. Pergunakanlah tangan untuk bekerja tanpa bantuan mata. 
3. Milikilah tempat tertentu untuk membuat catatan , misalnya saja agenda. 
4. Simpanlah benda yang benar-benar penting dengan baik. 
5. Bekerjalah menurut rencana untuk mendapatkan hasil yang telah ditetapkan. 
6. Susunlah pekerjaan menurut rangkaian kerja yang tepat. 
7. Biasakanlah mengambil keputusan seketika. 
8. Biasakanlah memulai dan menyelesaikan pekerjaan seketika. 
9. Pergunakanlah catatan-catatan untuk mengingat. 
10. Pergunakanlah tenaga lain/ pembantu untuk membantu sepenuhnya. 

Dengan pedoman yang telah disebutkan diatas diharapkan dapat menciptakan efektivitas dan efisiensi dalam bekerja. Dalam diri manusia sendiri ada tiga macam sumber efisiensi yakni : kesadaran, keahlian, dan disiplin. Dan menurut Barners ada tiga faktor yang mempengaruhi efisiensi kerja yakni gerakan tubuh, pengaturan tempat kerja, dan penggunaan alat kerja. Dalam melaksanakan pekerjaan tanpa disadari kita melakukan kelemahan yang dapat menimbulkan pemborosan yakni : 

1. Kelemahan penaganan barang/bahan dalam proses produksi. 
2. Pemakaian barang yang berlebih.dan gagal dalam perlindungan. 
3. Cara penggunaan yang masih tidak tepat. 
4. Pemakaian  yang kasar terhadap barang-barang. 
5. Kesalahan atas batas kecepatan. 
6. Kehilangan atas alat-alat kecil. 
7. Memakai mesin atau barang yang tidak sesuai tujuan. 
8. Keterlambatan laporan jika terjadi kerusakan. 
9. Kelalaian pengurusan mesinn/barang yang tidak dipakai.
10. Penghapusan barang yang belum pada waktunya. 

Dengan memperhatikan pedoman kerja dengan baik, maka efisiensi dan efektivitas kerja dapat terwujud dengan baik. Penataan ruang dan kantor yang sesuai dengan prosedur kerja juga sangat mempengaruhi terciptanya efisiensi dan efektivitas kerja karyawannya.