MANAJEMEN PERKANTORAN

Manajemen Perkantoran

Berdasarkan pemahaman mengenai organisasi dan manajemen secara umum, pengertian manajemen perkantoran adalah proses kerja sama di dalam kantor untuk mencapai tujuan kantor yang telah ditetapkan sebelumnya dengan melaksanakan fungsi-fungsi manajemen (perencanaan, pengaturan, pelaksanaan, dan pengawasan).

Pekerjaan Kantor
Pekerjaan kantor atau tata usaha sering juga disebut paper work (`pekerjaan kertas’) atau clerical work (‘pekerjaan tulis-menulis’) karena sebagian besar pekerjaannya berupa tulis-menulis atau berkaitan dengan kertas. Namun, secara luas pekerjaan kantor adalah rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam organisasi. Keterangan-keterangan itu mencakup surat-surat, dokumen, keputusan yang pernah diambil, agenda kerja, perintah, laporan, prosedur kerja, data karyawan, inventarisasi kekayaan organisasi, dan sehagainya.

Peranan pekerjaan kantor antara lain menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi agar dapat membuat keputusan yang tepat serta melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi dalam keseluruhannya. Pekerjaan kantor biasanya merupakan akibat dari kegiatan pokok (operatif) organisasi. Misalnya, sebuah perusahaan susu mempunyai kegiatan pokok mengolah susu segar menjadi susu bubuk. Dalam menjalankan kegiatan pokok tersebut dengan sendirinya perusahaan ini harus menerima pesanan konsumen, mencatat bahan baku yang dibelinya, menghitung produk yang dihasilkan, mendata jam kerja karyawan, membuat akta pendirian perusahaan, mengurus perizinan usaha, menghitung dan membayar pajak, dan sebagainya yang semuanya melibatkan pekerjaan kantor.

ciri pekerjaan kantor memang bersifat pelayanan, artinya dilakukan demi terselenggaranya suatu kegiatan pokok yang lain. Ciri lainnya adalah berkaitan dengan seluruh unsur organisasi, dan bahkan dilakukan oleh semua pihak di dalam organisasi. Misalnya, seorang manajer yang menyimpan surat perintah rahasia dari atasannya sebenarnya melakukan tugas pengarsipan. Semua karyawan yang mengisi kartu presensi ketika masuk kantor sebenarnya juga melakukan sebagian pekerjaan tata usaha.

Jenis-jenis pekerjaan yang dicakup dalam pekerjaan kantor antara lain meliputi pengolahan arsip dan iventarisasi, komunikasi internal dan ekstemal. tata usaha perlengkapan, tata usaha keuangan, tata usaha kepegawaian. dan penataan ruang kantor. Semua itu bisa dilakukan oleh satu unit tersendiri (misalnya manajemen kantor) atau dibagi-bagi ke dalam beberapa unit. Bahkan dalam organisasi yang kecil tidak jarang semua pekerjaan itu dilimpahkan kepada seorang saja, misalnya sekretaris.


Menurut sebuah penelitian yang dilakukan oleh George Terry. pada umumnya waktu kerja di dalam sebuah kantor dipergunakan untuk tujuh macam kegiatan dengan perbandingan sebagai berikut:
a. mengetik 24,60%
b. menghitung 19,50%
c. memeriksa 12,30%
d. menyimpan arsip 10,30%
e. menelepon 8,80%
f. menggandakan 6,40%
g. mengirim surat 5,50%
h. lain-lain 12,70%
Total 100,00%

Asas-Asas Administrasi Kantor
Pekerjaan kantor dapat dijalankan dengan sistem sentralisasi, desentralisasi, atau gabungan kedua-duanya. Dengan sistem setaralisasi pekerjaan kantor dijalankan oleh satu kantor pusat atau satu unit tertentu saja. Bila organisasi mencakup banyak bidang-bagian, maka diperlukan desentralisasi. di mana sebagian pekerjaan kantor dilaksanakan oleh unit administrasi masing-masing bagian. Pada banyak organisasi, prinsip sentralisasi dan desentralisasi kerap digabungkan. administratif yang khusus berkaitan langsung dengan pekerjaan unit tertentu dikerjakan oleh bagian administrasi unit yang bersangkutan, sementara hal-hal yang umum ditangani oleh sebuah kantor pusat.
Yang sangat penting adalah bahwa pekerjaan kantor perlu dikelola seefektif dan seefisien mungkin. Berikut ini adalah beberapa asas yang dapat dijadikan pedoman dalam menjalankan administrasi perkantoran.
Asas administrasi perkantoran
a. Asas Perencanaan
Semua pekerjaan kantor harus direncanakan terlebih dahulu demi mencapai tujuan tertentu. Misalnya, semua surat yang dibuat atau diarsip haruslah jelas maksud dan manfaatnya. Kalau tidak, berarti surat atau arsip tersebut tidak diperlukan. Perencanaan juga berarti bahwa setiap prosedur harus diatur dan ditentukan sebelumnya, bukannya dibiarkan tumbuh atau jalan dengan sendirinya. Agar perencanaan dapat berjalan dengan baik, sebaiknya ditetapkan semacam pedoman bagi tiap jenis pekerjaan.
b. Asas Penyederhanaan
Semua pekerjaan kantor harus diupayakan agar dapat dijalankan dengan cara sesederhana dan semudah mungkin. Tata cara yang rumit hendaknya dihindarkan bila memang dapat dicarikan alternatif yang lebih mudah. Penyederhanaan juga berarti sedapat mungkin menghindarkan penggandaan arsip yang berlebihan dan segala macam tumpang tindih pekerjaan.

c. Asas Penghematan
Semua pekerjaan kantor harus diupayakan agar dapat dijalankan dengan cara sehemat mungkin, yakni cara yang paling mudah (menghemat pikiran), yang paling ringan (menghemat gerak dan tenaga), yang paling cepat (menghemat waktu), yang paling dekat (menghemat ruang), yang paling murah (menghemat biaya).
d Asas Penghapusan
Semua pekerjaan yang tidak perlu atau tidak berhubungan dengan hasil kerja yang ingin dicapai harus dihapus atau dihilangkan. Misalnya, bila ada dua orang ditugaskan memelihara arsip, sedangkan jumlah arsip tidak banyak sehingga sebenarnya dapat diurus oleh satu petugas saja, maka salah satu petugas harus ditiadakan atau diberi tugas lain yang lebih diperlukan. Contoh lain, bila semua pekerjaan surat menyurat telah dapat dilakukan dengan memakai komputer dan printer, maka mesin tik yang ada di kantor tidak lagi berguna sehingga bisa dijual saja.
e. Asas Penggabungan
Semua pekerjaan yang mempunyai persamaan atau berkaitan erat hendaknya digabung atau didekatkan. Misalnya, pekerjaan menagih piutang dan pekerjaan mengirim surat dibebankan pada satu orang petugas, atau untuk pencetakan dari lima pesawat komputer cukup disediakan satu buah printer saja.