TANGGUNG JAWAB SEKRETARIS

Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris

 A. Tugas Sekretaris 

Tugas sekretaris adalah membantu kelancaran kegiatan pimpinan terutama pada kegiatan administrasi, hal ini cukup sederhana dalam kalimat, tetapi dalam praktiknya cukup berat karena apapun pekerjaan atasan yang berhubungan dengan kegiatan mencapai tujuan perusahaan. Tanggung jawab seorang sekretaris tentunya sesuai dengan fungsi jabatan sekretaris tersebut. Bagi organisasi yang besar, tugas sekretaris juga lebih berat karena selain bertugas dan bertanggung jawab terhadap pimpinannya, ia juga harus bertanggung jawab untuk mengatur dan mengawasi tugas dan kegiatan bawahannya.

Setelah sekretaris menerima instruksi, kemudian melaksanakan instruksi tersebut secara sempurna dan tuntas dengan metode yang diterapkan sendiri.  Karena dalam pelaksanaan tugasnya, sekretaris tidak terlepas dari kemungkinan untuk bekerjasama dengan orang lain.  Maka hendaknya sekretaris berusaha mencari beberapa cara yang baik guna menumbuhkan hubungan kerja sama yang baik dengan telan sekrejanya, baik yang lebih rendah jabatannya atu sederajat bahkan yang lebih tinggi dari kedudukkannya.

Karena dalam pelaksanaan tugasnya, sekretaris tidak terlepas dari kemungkinan untuk bekerjasama dengan orang lain. Maka hendaknya sekretaris berusaha mencari beberapa cara yang baik guna menumbuhkan hubungan kerja sama yang baik dengan telan sekrejanya, baik yang lebih rendah jabatannya atau sederajat bahkan yang lebih tinggi dari kedudukkannya. Beberapa definisi tentang pengertian sekretaris :

1. Betty Hutchinson and Carol Milano, dalam bukunya Secretarial Practice Made Simple, mengemukakan:“A secretary is a professional. As a professional, you may want to perform the many and varied responsibilities of secretarial work with competence, confidence, and style.” (yang berarti : Seorang sekretaris adalah seorang profesional. Sebagai Profesional, anda diharapkan menampilkan aneka macam tanggung jawab tugas kesekretarisan denga penuh kompetensi, dapat dipercaya dan berkepribadian).
2. Professional Secretaries International (PSI) berpendapat :“A secretary shall be defined as an executive assistant who possesses a mastery of office skills, demonstrates the ability to assume responsibility without direction or supervision, exercises initiative and judgement, and makes decisiions within the scope of assigned authority.” (yang berarti : Seorang sekretaris adalah assisten pimpinan yang memiliki keahlian mengurus kantor, menampilkan kemampuan menerima tanggung jawab tanpa diara  hkan atau diawasi, berinisiatif dan penuh pertimbangan, serta mengambil keputusan sesuai dengan ruang lingkup wewenang tugasnya).

Untuk itu dalam ruang lingkup pekerjaannya, tugas seorang sekretaris pada umumnya terbagi menjadi 3 (tiga), yaitu :

1. Tugas Rutin

            Tugas umum yang hampir setiap hari dihadapi tanpa menunggu instruksi khusus dari atasan atau tanpa menunggu waktu sudah harus dilaksanakan, sesuai dengan yang telah diterapkan dalam uraian tugasnya, meliputi :

1. Membuka surat masuk untuk pimpinan
2. Menyusun dan membuat surat untuk pimpinan sesuai denga kepentingan (korespondensi)
3. Menghimpun informasi/surat/dokumen yang masuk
4. Menerima dikte dari pimpinan
5. Menerima tamu dan bertamu mewakili pimpinan
6. Menerima dan melayani telepon serta bertelepon
7. Mengerjakan filing (berkas)
8. Mengatur jadwal kegiatan (agenda) pimpinan
9. Menjaga kebersihan dan kerapihan kantor untuk menciptakan kenyamanan kerja.
10. Menyiapkan pembuatan laporan
11. Mengelola kas kecil (Petty Cash)

2. Tugas Khusus

Tugas yang tidak setiap hari dihadapi oleh sekretaris, hanya akan dilaksanakan apabila ada instruksi khusus dari pimpinan. Pembaerian tugas khusus biasaya berdasarkan unsur kepercayaan pimpinan kepada sekretarisnya bahwa ia dianggap mampu da bisa diandalkan untuk menyelesaikan suatu tugas tertentu. Kegiatan yang termasuk tugas melaksanakan instruksi, antara lain :

1. Mempersiapkan rapat dan membuat notulen
2. Menyusun acara pertemuan bisnis serta mengatur makan siang atau makan malam pimpinan dengan realasinya.
3. Ikut berperan serta dalam merumuskan masalah yang sedang dihadapi perusahaan
4. Menyimpan dan menyusun surat surat yang bersifat rahasia (confidential)
5. Menyiapkan perjalanan dinas pimpinan
6. Menyiapkan surat-surat administrasi bisnis perusahaan
7. Mendatangi atau menghubungi melalui telepon kepada perusahaan lain (relasi) untuk mencari informasi atau menyampaikan informasi
8. Pemberian kado, ucapan, atau cindera mata untuk relasi pada suatu kegiatan tertentu

3. Tugas Kreatif

Tugas yang tidak termasuk rutin, tetapi atas inisiatif sendiri tanpa diminta atau tanpa diperintah oleh pimpinan, namun wajib dilaksanakan dengan baik oleh sekretaris. Lingkup tugas kreatif tidak terbatas, asalkan tidak menyimpang atau berseberangan dengan tugas yang akan dikerjakan pimpinannya, antara lain :

1. Mengirimkan bunga atau surat ucapan selamat kepada relasi
2. Membuat atau memperbaharui compay profile
3. Membuat kliping iklan, berita, atau artikel yang dibutuhkan perusahaan
4. Membuat perencanaan kerja
5. Mengumpulkan brosur, price list dari berbagai` macam pameran yang berguna untuk perusahaan

B. Tanggung Jawab

Menurut Sedarmayanti tahun 2005;23 mengungkapkan bahwa selain sekretaris bertanggung jawab atas pekerjaannya, sekretaris dituntut untuk bisa membantu pekerjaan baik dari sisi teknis, administatif maupun konsep dalam arti memberikan ide-ide dan saran agar pihak manajemen bisa mengambil keputusan dengan tepat, cepat, dan benar.
Selain sekretaris bertanggung jawab atas pekerjaannya ada tanggung jawab lain yang harus dilaksanakan yaitu:
1. Personal Responsibility (Tanggung Jawab Individu)

Sekretaris bertanggung jawab terhadap performansi diri sendiri dan upaya pengembangan ke arah yang lebih berkualitas. Dengan “mengelola” diri sendiri supaya dapat tampil dengan performansi prima dalam pelaksanaan tugas pokok sehari-hari, antara lain:
a. Mempermudah dan memperlancar kerja pimpinan melalui pengaturan waktu dan distribusi informasi yang efisien.
b. Mendistribusikan informasi dari kantor pimpinan secara jelas dan akurat.
c. Mendukung kelancaran alur kerja antara kantor pimpinan dengan bagian-bagian lainnya.
d. Memberikan peluang kepada pimpinan untuk lebih berfokus pada hal-hal strategis dan memiliki dampak jangka panjang.
e. Memberikan masukan positif dan inisiatif untuk perbaikan perusahaan.

2. Internal Responsibility (Tanggung Jawab Dalam)

Sekretaris bertanggung jawab terhadap upaya pencapaian superioritas kinerja kantor dan pengaruhnya terhadap kinerja perusahaan. Tanggung jawab ini terwujud melalui aktivitas:
a. Mengelola sumber daya kantor termasuk keuangan.
b. Menciptakan suasana (fisik dan mental) yang mendukung kelancaran kerja.
c. Mendukung penciptaan budaya kerja yang positif.
d. Membantu menciptakan “kelompok informal positif” di lingkungan perusahaan.
e. Mengelola anak buah untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja di kantor.

3. Networking Responsibility (Tanggung Jawab Cabang Perusahaan)
Tanggung jawab sekretaris untuk meluaskan wawasan dan jalinan perusahaan dengan tujuan peningkatan daya saing. Perwujudannya adalah melalui upaya memperluas network perusahaan, mengatur dan mengawasi pelaksanaan acara-acara formal dan informal yang diselenggarakan oleh kantor dalam kaitannya dengan upaya mempertahankan dan berpartisipasi dalam mengembangkan citra perusahaan.
(A.B Susanto, 1997: 14-15)

4. Bertanggung jawab atas berhasilnya perusahaan tempat dia bekerja
Dalam peran aktifnya membantu kelancaran tugas-tugas pimpinan sehingga dapat tercapai tujuan yang telah ditetapkan.

5. Tanggung jawab hukum seorang sekretaris
Salah satu segi penting dari jabatan sekretaris, walaupun kemungkinan besar tidak tercantum dalam peraturan tertulis, adalah tanggung jawab hukumnya sebagai perantara pimpinan dalam transaksi. Sebagai perantara, berarti sekretaris berperan menjadi wakil pimpinan dalam urusan bisnis dengan pihak ketiga, karena sekretaris mempunyai wewenang ini. Jadi sekretaris harus bertindak hati-hati dan bertanggung jawab.
Berikut ini hal-hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris:
a. Sekretaris tidak boleh melakukan jual beli dengan perusahaan demi keuntungan pribadi, kecuali bila perusahaan memberi ijin.
b. Sekretaris tidak boleh membocorkan rahasia usaha pimpinan baik masa bekerja atau masa kerja berakhir.
c. Sekretaris tidak dapat berkecimpung dalam suatu usaha saingan kecuali mendapat ijin dari pimpinan.
d. Sekretaris harus mengikuti secara cermat dan tepat semua instruksi pimpinan dalam melaksanakan tugas rutin.
e. Keterangan dari pimpinan mengenai batas-batas yang jelas dan pasti mengenai wewenang sekretaris sangat diperlukan dan jangan sekali-kali bertindak melampaui batas-batas tersebut.