ILMU ADMINISTRASI

Ilmu adminstrasi

Ilmu Administrasi Negara dan Ilmu Administrasi Niaga

Perkembangan Administrasi Negara sebagai ilmu.
1. Arti dan definisi Administrasi Negara.
2. Arti Administrasi Niaga.
3. Perbedaan arti laba (untung) dalam pengertian ekonomi dan laba (untung) dalam pengertian Niaga.
4. Perbedaan antara Administrasi Negara dan Administrasi Niaga (swasta).

A.1 ADMINISTRASI NEGARA DAN ADMINISTRASI PEMBANGUNAN
Administrasi Pembangunan timbul karena adanya tuntutan dan kebutuhan bagi negara- negara yang sedang berkembang, yang berusaha mengatasi masalah-masalah keterbelakangan, kemiskinan, kebodohan, dan sebagainya. Hal ini disebabkan oleh prinsip-prinsip dan teori-teori dari Administrasi Negara yang tradisional, yang dikembangkan di negara-negara Barat, terutama di negara Amerika Serikat dirasakan tidak sesuai lagi negara-negara yang sedang berkembang. Oleh karena itu Administrasi Pembangunan adalah Administrasi Negara yang berorientasi terhadap pembangunan. Di samping itu Administrasi Pembangunan juga masih mendasarkan diri atas prinsip-prinsip dan analisis Administrasi Negara. Beberapa pendapat dan definisi Administrasi Pembangunan telah dikemukakan oleh beberapa ahli sebagai bahan perbandingan dan untuk memperluas wawasan. Selanjutnya dikemukakan perbedaan antara Administrasi Negara dan Administrasi Pembangunan untuk lebih memperjelas batas-batas dan ruang lingkupnya.

2. Pengelompokan Ilmu Administrasi

Pengelompokan Ilmu Administrasi terdiri atas :
a. pengelompokan yang bersifat administrasi umum,
b. pengelompokan di bidang pembangunan,
c. pengelompokan yang bersifat sektoral, dan
d. pengelompokan atas dasar Pelayanan administratif (administrative services).

Pengelompokan yang terakhir yaitu pelayanan administratif dilakukan oleh satuan kerja yang disebut dengan Kantor (Perkantoran) atau Manajemen Kantor (Perkantoran) . Administrasi Perkantoran bertugas membantu pelaksanaan tugas pokok/ tujuan Organisasi/Badan Usaha. Administrasi Kantor/Perkantoran biasanya disebut “Sekretariat” atau “Tata Usaha” yang bertugas melakukan pelayanan administratif, berupa urusan: Kerumahtanggaan, Ketatausahaan, Kepegawaian, Keuangan, dan sebagainya yang bersifat pelayanan intern (internal services).

B.1 PERKEMBANGAN ADMINISTRASI SEBAGAI ILMU

Pengalaman dan Penelitian Hennry Fayol dalam Mengembangkan lmu Administrasi
1. Upaya yang dilakukan oleh Henry Fayol dalam usaha menyelamatkan industri pertambangan yang mengalami kemunduran.
2. Alasan diperlukan latihan dan teori Administrasi, serta upaya yang dilakukan oleh Henry Fayol untuk memenuhi kebutuhan tersebut.
3. Alasan diperlukan pengajaran Administrasi yang bersitat umum, menurut Henry Fayol.
4. Alasan Henry Fayol menganjurkan latihan Administrasi bagi jabatan pimpinan.
5. Upaya yang dianjurkan oleh Henry Fayol untuk mengembangkan teori administrasi.

2. Hasil Penelitian Henry Fayol

a. Ada 6 kegiatan dari suatu badan usaha, dimana administrasi merupakan bagian dari kegiatan itu
b. Adanya unsur-unsur administrasi, sebagai pedoman kegiatan dari suatu badan usaha
c. Fayol menerapkan 14 prinsip-prinsip umum dari Administrasi
d. Teori Administrasi yang lain, misalnya.
1) One head for one body
2) Many brains to help
3) Unity of comnand and unity of direction ,
e. Teori komunikasi yang diperkenalkan oleh Fayol yang disebut Jalan Pintas” (the gangplank)

3. Pengalaman dan Penelitian F.W Taylor dalam Mengembangkan Ilmu Administrasi Manajemen

Pengalaman dan Penelitian F.W. Taylor untuk meningkatkan produktivitas kerja para Pekerja di Perusahaan Besi Baja Midvale dan Bethlehem. Berdasarkan atas prestasi kerjanya selama ia bekerja di Perusahaan Besi Baja Midvale, selama 6 tahun ia telah dipromosikan dari pekerja biasa, Kepala Pekerja, Pengawas Pekerja, Kepala Montir, Kepala Perencana sampai ia menduduki jabatan tinggi sebagai ahli-ahli Teknik / Insinyur di Perusahaan Midvale tersebut. Oleh karena keberhasilannya, ia diminta untuk memperbaiki Perusahaan Besi Baja Bethlehem yang sedang mengalami kemunduran. Berdasarkan atas ketekunannya ia dapat berhasil menyelamatkan Perusahaan ini dari suatu kebangkrutan.

C. PERKEMBANGAN ILMU ADMINISTRASI DI INDONESIA

Ilmu Administrasi pada Waktu Pemerintahan Hindia Belanda dan Pengaruh Administrasi Militer
1. Penggunaan istilah administrasi di bidang pemerintahan pada pemerintahan Hindia Belanda.
2. Pembagian wilayah administrasi.
3. Lembaga-lembaga pemerintah Hindia Belanda.
4. Susunan organisasi pemerintah Hindia Belanda.
5. Daerah-daerah Otonom.
6. Istilah administrasi di bidang hukum dan di bidang perekonomian.
7. Pengaruh Administrasi Militair pada waktu Perang Dunia II.

2. Perkembangan Administrasi sesudah Kemerdekaan

Praktik-praktik administrasi yang dilakukan oleh pemerintah Hindia Belanda, baik di bidang Pemerintahan, Hukum dan Perekonomian. Namun praktik-praktik administrasi tersebut, dimonopoli oleh orang-orang Belanda. Sehingga ilmu Administrasi kenyataannya menjadi milik bangsa penjajah. Orang-orang Indonesia hanya sekedar sebagai pelaksana saja. Mereka pada umumnya hanya memiliki pangkat sebagai Mandor /Krani, Juru Tulis (Klerk), sehingga mereka hanya mengenal arti administrasi dalam arti sempit.
Pengaruh keberhasilan Administrasi Militer pada Perang Dunia II, menyebabkan bangsa-bangsa di dunia banyak mempelajari ilmu administrasi.
Menyadari atas kekurangannya di bidang administrasi, pemerintah Indonesia mendatangkan Misi Ahli dari Amerika Serikat untuk memperbaiki kekurangan tersebut.
Akhirnya Misi Ahli memberikan rekomendasinya, yaitu: Perlunya “Pendidikan dan Latihan Administrasi di Indonesia” (Training for Administration in Indonesia)

D. HUBUNGAN DAN KAITAN ANTARA ADMINISTRASI, ORGANISASI DAN MANAJEMEN
Persamaan dan Perbedaan antara Adiministrasi dan Manajemen
a. Pendapat yang menyatakan bahwa administrasi sama dengan manajemen. Seperti pendapat yang dikemukakan oleh PBB bahwa kedua istilah itu dipakai secara sinonim, di mana administrasi banyak dipergunakan di bidang administrasi Negara, sedangkan manajemen banyak dipergunakan di bidang administrasi Niaga (swasta) dan Administrasi Niaga (negara).
b. Pendapat yang menyatakan bahwa administrasi berbeda dengan manajemen. Hal ini terutama di bidang administrasi Negara, administrasi Pemerintah yang dilakukan oleh Presiden dan para Menteri sebagai penentu kebijaksanaan dalam rangka mencapai tujuan negara. Sedangkan yang wajib melaksanaan kebijaksanaan tersebut ialah manajemen. Manajer bertanggung jawab untuk melaksanakannya ke arah tercapainya tujuan tersebut.

2. Hubungan dan Kaitan antara Administrasi, Organisasi dan Manajemen
a. Pendapat tentang administrasi yang terdiri atas organisasi dan manajemen.
b. Berdasarkan pendapat tersebut, administrasi mempunyai arti yang lebih luas daripada manajemen.
c. Administrasi sesuai dengan prosesnya ialah menentukan tujuan dan kebijaksanaan, sedangkan organisasi sebagai wadah untuk mencapai tujuan.
d. Untuk merealisasikan tercapainya tujuan diperlukan manajemen.
e. Sesuai dengan tingkat-tingkatnya, maka kemampuan manajemen (managerial skill) meliputi kemampuan konsepsional, kemampuan melakukan hubungan dengan manusia yang lain (human skill), dan kemampuan teknis (tecnical skill).
f. Arti, definisi, ciri-ciri dan prinsip-prinsip organisasi, perbedaan sentralisasi dengan desentralisasi organisasi, dan organisasi formal dengan organisasi informal.
g. Arti, definisi, dan proses atau fungsi manajemen, menurut: W.H. Newman, Luther Gulick, G. R. Terry, H. Koontz & O’Donnell, dan John F. Mee.

E. TEORI DAN PROSES PERENCANAAN

1. Arti, Definisi, Unsur-unsur dan Tipe-tipe Perencanaan
a. Perencanaan yang merupakan sifat utama dari fungsi manajemen, dimaksudkan bahwa sebelum fungsi-fungsi manajemen yang lain dilaksanakan, maka perencanaan harus dirumuskan terlebih dahulu, mendahului fungsi pengorganisasian, penyusunan tenaga kerja, pembinaan kerja dan pengawasan.
b. Arti, definisi dan unsur-unsur perencanaan. Perencanaan berarti suatu usaha untuk melihat ke depan dengan melakukan perkiraan (forecasting) apa yang dilakukan, bagaimana dan siapa yang akan melakukan untuk kegiatan-kegiatan yang akan datang.
1) Beberapa definisi, ada yang mengatakan bahwa perencanaan adalah suatu proses, suatu fungsi atau suatu keputusan.
2) Sedangkan unsur-unsur perencanaan adalah suatu sistimatika berpikir dalam perencanaan mulai awal sampai akhir.
3) Tipe-tipe perencanaan yang bersifat umum, antara lain menentukan tujuan/sasaran, strategi, kebijaksanaan, anggaran dan sebagainya.
c. Tipe-tipe perencanaan administrasi/manajemen, meliputi: Sasaran, rencana tunggal dan rencana induk.
1) Sasaran terdiri atas: Tujuan, anggaran dan batas waktunya, pelaksanaan, dan standar pengeluaran.
2) Rencana tunggal terdiri atas: Program umum, proyek, penugasan kepada pegawai, sedangkan
3) Rencana induk, terdiri atas: kebijaksanaan, struktur organisasi, dan standar prosedur.
d. Hierarki dari perencanaan.
1) Manajemen Tingkat Atas: menentukan sasaran, kebijaksanaan, dan rencana jangka panjang.
2) Manajemen Tingkat Menengah: melengkapi sasaran, penjabaran kebijaksanaan, program dan target.
3) Manajemen Tingkat Bawah: menentukan sasaran jangka pendek, melengkapi kebijaksanaan, proyek dan jadwal.

2. Proses Perencanaan dan Rintangannya
a. Langkah-langkah dari perencanaan menurut A.M. Williams yang terdiri atas 5 (lima) langkah, yaitu:
1) menetapkan dengan jelas maksud/tujuan,
2) menentukan alternatif,
3) mengatur sumber-sumber yang diperlukan,
4) menentukan organisasi,
5) metode dan prosedur
6) menetapkan rencana.
b. H. Koontz & O’Donnell, menentukan langkah-langkah tersebut adalah 7 (tujuh) langkah, yaitu:
1) menentukan tujuan,
2) menyusun premis,
3) menentukan tindakan alternatif,
4) menilai tindakan alternatif,
5) melihat langkah-langkah tindakan,
6) merumuskan rencana
7) memperhitungkan rencana melalui anggaran.
c. Teknik-teknik perencanaan yaitu suatu metode perencanaan yang berkaitan dengan prosedur, bagaimana perencana melakukan tugasnya yang meliputi:
1) menentukan masalahnya,
2) berusaha mendapatkan fakta-fakta yang penting/dibutuhkan,
3) analisis sumber informasi,
4) pilihlah tindakan alternatif,
5) pertimbangkan alternatif itu dan
6) ambilah keputusan.
d. Rintangan/halangan perencanaan yang efektif, meliputi:
1) jangka waktu,
2) kemampuan mental,
3) rintangan/halangan administratif,
4) halangan kejiwaan dan
5) pertimbangan unsur kejiwaan.
e. karakteristik dari perencanaan yang efektif.

3. Peramalan dan Teknik-teknik Peramalan
a. Peramalan merupakan unsur penting dalam menyusun rencana.
b. Berbagai data dalam peramalan, meliputi:
1. modal,
2. hasil,
3. biaya produksi,
4. penjualan,
5. nilai penjualan dan faktor-faktor lain.
c. Peramalan juga sebagai usaha untuk membantu mempersatukan dan mengkoordinasikan rencana organisasi.
d. Peramalan hanya dapat berhasil apabila ditunjang dengan data/informasi yang memadai.
e. Premis-premis ekonomi dalam peralaman ekonomi, meliputi:
1. pekerjaan,
2. produktivitas,
3. pendapatan nasional dan
4. produk nasional bruto.
f. Perkiraan prosedur dalam membuat peramalan, terdiri atas: 2 (dua) macam, yaitu:
1. Dari atas ke bawah (downword) dan
2. Dari bawah ke atas (up-word).
g. Salah satu pendekatan dalam peramalan ekonomi, ialah Tabel Input dengan Output.
h. Berbagai data dan informasi dalam peramalan ekonomi, ialah:
1. penerbitan data-data perusahaan,
2. neraca perbankan,
3. penerbitan dari asosiasi profesi lainnya.
i. Teknik-teknik peramalan terdiri atas:
1. strategi kejadian;
2. strategi pertumbuhan;
3. strategi ekonomi.
j. Data berasal dari datum, adalah tunggal (singular) artinya: fakta yang sebenarnya. Data ialah jamak (plural).

F. TEORI DAN PROSES PENGORGANISASIAN SERTA PENYUSUNAN TENAGA KERJA (PERSONIL)

1. Proses Pengorganisasian
a. Arti pengorganisasian, struktur organisasi, peran struktur organisasi dan organisasi sebagai usaha kerja sama.
b. Landasan kegiatan kerja sama untuk mencapai tujuan, yaitu: prinsip kesatuan tujuan dan prinsip efesiensi.
c. Beda departemen dan departementasi, departemen ialah satu kesatuan kerja (unit) sedangkan departementasi ialah pengelompokkan kegiatan dan karyawan ke dalam satu kesatuan kerja.
d. Macam-macam departementasi, departementasi atas dasar proses, fungsi, produk, langganan, dan teritorial.

2. Bentuk dan Tipe Organisasi

a. Pengorganisasian bagi organisasi lini atau garis. Dalam organisasi lini atau garis ini hanya dikenal 2 (dua) unsur, yaitu:
1) unsur Pimpinan
2) unsur Pelaksana.
b. Pengorganisasian bagi organisasi lini dan staf. Dalam organisasi ini dikenal 3 (tiga) unsur, yaitu:
1) unsur Pimpinan,
2) unsur Pembantu Pimpinan (staf),
3) unsur Pelaksana (lini atau garis).
c. Pengorganisasian bagi organisasi fungsi. organisasi fungsi, ialah suatu organisasi yang disusun atas dasar kegiatan dari setiap fungsi, dimana fungsi yang satu dengan yang lain saling ketergantungan.
d. Pengorganisasian bagi organisasi Panitia. Organisasi Panitia dimaksudkan untuk memecahkan berbagai kendala atau hambatan yang tidak dapat dipecahkan oleh beberapa orang atau banyak orang.
e. Di samping itu terdapat Tipe Organisasi, yang terdiri dari 3 macam tipe yaitu:
1) Piramid Mendatar (Flat),
2) Piramid Kerucut (Tall)
3) Piramid Terbalik.

3. Proses Penyusunan Tenaga Kerja/Personil

a. Arti penyusunan tenaga kerja atau personil, dan apakah yang menjadi syarat utama dalam penyusunan tenaga tersebut.
b. Proses atau siklus (circles) penyusunan tenaga kerja atau personil, mulai dari perencanaan sumber daya manusia, pengerahan sumber tenaga kerja, pemilihan tenaga kerja, pengenalan dan orientasi, pelatihan dan pengembangan, penilaian pelaksanaan pekerjaan, kenaikan pangkat, pemindahan dan pemutusan hubungan kerja.
c. Maksud dan tujuan perencanaan sumber daya manusia.
d. Maksud dan tujuan pengerahan sumber tenaga kerja.
e. Maksud dan tujuan pemilihan tenaga kerja.
f. Maksud dan tujuan pengenalan dan orientasi calon pegawai.
g. Maksud dan tujuan Pelatihan dan Pengembangan tenaga kerja/personil.
h. Maksud dan tujuan Penilaian pelaksanaan kerja.
i. Maksud dan tujuan kenaikan pangkat.
j. Maksud dan tujuan pemindahan dan pemutusan hubungan kerja.

G. TEORI, KONSEP DAN FUNGSI KEPEMIMPINAN SERTA MOTIVASI

1. Arti, Konsep dan Teori Kepemimpinan

a. Arti kepemimpinan, dimana kepemimpinan adalah inti dari manajemen. kepemimpinan adalah orang yang menggambarkan kehendak yang sesungguhnya dari pada kelompok.
b. Koontz & O’Donnell, menggambarkan teori-teori kepemimpinan, yang terdiri atas “Leaders are born” pemimpin karena keturunan, “Leaders are not born, but made”, (Teori Kejiwaan), Pemimpin timbul karena lingkungannya (Situation Theory).
c. Di samping memberikan definisi tentang kepemimpinan, juga diutarakan tentang teori-tori kepemimpinan, menurut Ruslan Abdulgani, Max Weber, John D. Millet, dan Ordway Tead.

2. Syarat-syarat, Macam-macam Kepemimpinan, Fungsi dan Tipe Kepemimpinan
a. Syarat-syarat, sifat-sifat, asas-asas dan prinsip-prinsip kepemimpinan yang berlaku dilingkungan militer.
b. Berbagai macam kepemimpinan, terutama dibedakan antara:
1) Kepemimpinan Administratif dan Kepemimpinan Manajemen,
2) Kepemimpinan Birokrasi,
3) Kepemimpinan Organisasi dengan Kepemimpinan Pribadi,
4) Kepemimpinan Formal dan Informal.
f. Selanjutnya dijelaskan tentang: fungsi-fungsi kepemimpinan, yang terdiri atas 7 (tujuh) fungsi.
g. Kemudian diterangkan lebih lanjut tentang tipe-tipe kepemimpinan, menurut Alvin Brown dan S.P. Siagian.

3. Teori dan Konsep Motivasi dalam Manajemen
a. Arti motivasi dan motivasi sebagai reaksi berantai, yaitu antara “Kebutuhan” (Need), “Keinginan” (Want), dan “Kepuasan” (Satisfaction).
b. Teori dan konsep motivasi menurut Douglas Mc. Gregor, yang disebut dengan Teori X dan Teori Y.
c. Teori dan konsep motivasi menurut Abraham Maslow, yang disebut dengan teori “Hirarkhi Kebutuhan”.
d. Teori dan konsep motivasi menurut Herzberg, yang disebut dengan Teori Dua Faktor.
e. Teori dan konsep motivasi bagi pemimpin yang dikemukakan oleh Arch Patton.
H. TEORI DAN PROSES PENGAMBILAN KEPUTUSAN

1. Arti, Ciri-ciri, Tipe dan Jenis-jenis Keputusan
a. Analisis masalah dalam pengambilan keputusan.
b. Rasionalitas dalam pengambilan keputusan.
c. Definisi keputusan dan bentuk-bentuk dari keputusan.
d. Pengambilan keputusan dan pemecahan masalah.
e. Ciri-ciri dari keputusan, yaitu: Proses keputusan, konsep ikatan, penilaian dan perilaku dengan maksud/tujuan tertentu.
f. Tipe-tipe keputusan, yaitu: keputusan kelompok, keputusan pribadi, dan keputusan dasar.
g. Jenis-jenis keputusan, yaitu: keputusan yang terprogram, keputusan yang tidak terprogram, dan keputusan atas dasar kepastian (certainty), risiko (risk) dan tidak berketentuan (uncertainty).

2. Proses dan Teknik Pengambilan Keputusan
a. Berbagai urutan dalam proses pengambilan keputusan.
b. Jenis keputusan yang perlu dipecahkan melalui proses pengambilan keputusan yaitu keputusan yang tidak terprogram.
c. Syarat utama dalam pengambilan keputusan yaitu suatu masalah.
d. Pedoman dalam proses pengambilan keputusan ialah tujuan dan sasaran organisasi.
e. Alternatif yang dievaluasi ialah hasilnya berdasarkan atas 3 (tiga) kondisi, yaitu: Kepastian (certainty), risiko (risk) dan uncertainty (tidak berketentuan).
f. Terdapat beberapa perilaku individual dalam proses pengambilan keputusan, yaitu: Nilai, Kepribadian, Kecenderungan mengambil risiko, dan kemungkinan ketidakcocokan.
g. Pengambilan keputusan kelompok, dan perbedaan keputusan individual dan kelompok.
h. Teknik-teknik dalam pengambilan keputusan, yaitu: sumbang saran (brainstorming), Delphi
dan Teknik Kelompok Nominal (The Nominal Group Techniques).


I. TEORI DAN TEKNIK HUBUNGAN ANTAR MANUSIA DAN MASYARAKAT

1. Arti, Definisi, Pendekatan dan Komponen Hubungan Antarmanusia
Hubungan antarmanusia (human relation), merupakan suatu ilmu yang mempelajari kegiatan, sikap dan saling hubungan antara orang-orang di dalam pekerjaan. Dengan kata lain hubungan antar manusia ialah hubungan antarpribadi orang. Hal ini menyangkut individu dan kelompok termasuk perilakunya. Oleh karena itu mempelajari hubungan antar manusia, juga mempelajari illmu jiwa sosial, sosiologi dan antropologi. Di samping itu perilaku pribadi dan kelompok dipengaruhi oleh sistem sosial dan sistem teknologi di mana orang-orang itu bekerja. Adapun tujuan mempelajari hubungan antarmanusia agar organisasi dapat meningkatkan produktivitas kerja, yang dipengaruhi oleh unsur-unsur individu, kelompok dan lingkungannya.

2. Arti, Maksud, Tujuan Perkembangan dan Manfaat Hubungan Masyarakat
mencoba memenuhi pertanggungjawaban masyarakat, menjamin pengakuan masyarakat dan bila perlu kesetujuannya untuk mencapai hasil yang diharapkan.
Adapun tujuan dari hubungan masyarakat ialah untuk memberikan kepuasan terhadap semua pihak yang berkepentingan, yaitu masyarakat umum, para karyawan, dan para pimpinan organisasi itu sendiri.
Unsur utama hubungan masyarakat ialah :
a. Memberikan informasi kepada masyarakat
b. Meyakinkan masyarakat secara langsung untuk mengubah sikap dan tindakannya
c. Usaha untuk memadukan sikap dan tindakan dari suatu institusi/organisasi dengan masyarakat dan masyarakat dengan institusi/organisasi. Di samping itu hubungan masyarakat juga dapat dilakukan melalui moral karyawan, kelompok yang berkepentingan dan media konvensional .
Media hubungan masyarakat ialah dengan melalui teknik-teknik khusus seperti: iklan (advertensi ), penerbitan di surat-surat kabar, radio, televisi. Sedangkan media yang utama ialah para karyawan dan kelompok, kelompok yang berkepentingan atau langganan.

J. KOMUNIKAS1 DAN KOORDINASI

1. Arti, Definisi, dan Proses Komunikasi
Arti, definisi dan proses komunikasi.
a. Unsur-unsur komunikasi tradisional ialah:
1) komunikator,
2) pesan
3) jalur (medium/media),
4) penerima dan
5) umpan-balik (feedback).
b. Sedangkan unsur-unsur komunikasi yang modern, terdiri atas:
1) komunikator,
2) membuat sandi (encoder),
3) jalur (medium/media),
4) mengurai sandi (decoder),
5) penerima (receiver),
6) umpan balik (feedback) dan
7) kegaduhan (noice).
c. Prinsip-prinsip komunikasi terdiri atas:
Prinsip kejelasan, prinsip integritas, prinsip penggunaan strategi organisasi informal, dan pelaksanaannya.

Selanjutnya diterangkan perbedaan antara komunikasi secara lisan, bukan lisan, dan tertulis. Sedangkan komunikasi di dalam organisasi meliputi: komunikasi ke bawah, ke atas, melintang/horizontal dan diagonal.

2. Arti, Jenis-jenis, dan Pendekatan Koordinasi
Arti, definisi dan ciri-ciri koordinasi
a. Hakikat koordinasi, atau mengapa koordinasi itu timbul
b. Fungsi koordinasi meliputi berbagai fungsi manajemen
c. Pendekatan sistem dalam rangka koordinasi yaitu pendekatan antar disiplin, multi fungsi dan lintas sektoral
d. Jenis-jenis koordinasi, yaitu: koordinasi vertikal, horizontal dan diagonal
e. Masalah-masalah dan usaha pemecahan koordinasi.

K. TEORI, PROSES, DAN FUNGSI PENGAWASAN

1. Pengertian, Maksud dan Tujuan, serta Berbagai Macam Pengawasan
Pengertian, arti, definisi, maksud dan tujuan pengawasan.
a. Ada dua macam prasyarat dalam sistem pengawasan, yang harus dipenuhi yaitu: rencana dan struktur organisasi.
b. Pengawasan intern, yaitu pengawasan yang dilakukan oleh aparatur pengawasan dari dalam organisasi itu sendiri, dan pengawasan ekstern, yang dilakukan oleh aparatur pengawasan dari luar organisasi.
c. Pengawasan preventif,yaitu pengawasan sebelum rencana itu dilaksanakan. Sedangkan pengawasan represif ialah pengawasan yang dilakukan setelah rencana itu dilaksanakan.
d. Pengawasan melekat yaitu pengawasan yang dilakukan oleh atasan langsung, sedangkan pengawasan fungsional ialah pengawasan yang dilakukan oleh aparatur pemerintah yang bertugas di bidang pengawasan.
e. Pengawasan legislatif ialah pengawasan yang dilakukan oleh para anggota DPR dan DPRD terhadap kegiatan-kegiatan dari pejabat-pejabat pemerintah dalam melaksanakan tugasnya. Sedangkan pengawasan masyarakat ialah pengawasan yang dilakukan oleh masyarakat terhadap berbagai kegiatan yang dilakukan pemerintah, melalui media: surat kabar, majalah, radio, TV, seminar, LBH, dan lain-lain,
2. Landasan, Metode, dan Syarat-syarat Pengawasan
a. Landasan dari proses pengawasan terdiri atas: menentukan standar, menilai pelaksanaan yang disesuaikan dengan standar, dan memperbaiki penyimpangan atas dasar standar.
b. Metode pengawasan meliputi: pengawasan langsung dan tidak langsung, pengawasan formal dan informal, pengawasan teknis dan administratif.
c. Syarat-syarat pengawasan meliputi:
1) berkaitan dengan rencana dan jabatan seseorang,
2) berkaitan dengan individu manajer dan kepribadiannya,
3) harus dapat menunjukkan pengecualian dan objektif,
4) harus fleksibel,
5) harus hemat, dan
6) harus mengarah pada tindakan perbaikan.

3. Prinsip-prinsip, Tipe dari Standar dan Pengawasan Tradisional
a. Prinsip-prinsip pengawasan, terdiri atas: berorientasi pada tujuan, objektif; atas dasar kebenaran prosedur dan manfaatnya; daya guna dan hasil guna pekerjaan, standar yang objektif, terus menerus, dan memberikan timbal balik bagi perbaikan perencanaan dan kebijaksanaan
b. Pengawasan harus berdasarkan atas standar, yang meliputi: standar fisik, biaya, modal, pendapatan, program, sasaran, dan standar yang tidak dapat terlihat.
c. Pengawasan tradisional: Rencana Anggaran, dijelaskan tentang: konsep dan tujuan anggaran serta tipe anggaran, yang meliputi: anggaran pendapatan dan pengeluaran, anggaran waktu, ruang, material dan produksi, anggaran pengeluaran modal, pembayaran tunai, dan neraca pembayaran.

TATA RUANG DAN LINGKUNGAN (FISIK) KANTOR

TATA RUANG KANTOR DAN LINGKUNGAN (FISIK) KANTOR

TATA RUANG KANTOR (LAYOUT)

2.1 Pengertian Tata Ruang Kantor
Menurut Quible (2002), Layout menjelaskan penggunaan ruang secara efektif serta mapu memberikan kepuasan kepada pegawai terhadap pekerjaan yang dilakukan, maupun memberikan kesan yang mendalam bagi si pegawai.
Menurut Littlefield dan Peterson (1956), layout merupakan penyusunan perabotan dan perlengkapan kantor pada luas lantai yang tersedia. Menurut Terry (1966), layout sebagai proses penentuan kebutuhan akan ruang dan an tentang penggunaan ruangan secara terperinci guna menyiapkan susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu untuk pelaksanaan kerja perkantorandengan biaya yang layak.
Layout kantor yang efektif akan memberikan manfaat sebagai berikut :
a. mengoptimalkan penggunaan ruang yang ada secara fektif
b. mengembangkan lingkungan kerja yang nyaman bagi pegawai
c. memberikan kesan yang positif terhadap pelanggan perusahaan
d. menjamin efisiensi dari arus kerja yang ada
e. meningkatkan produktivitas kerja pegawai
f. mengantisipasi pengembangan organisasi di masa depan dengan melakukan perencanaan layout yang fleksibel.

Lebih lanjut, Gustafsson (2002) menyarankan bahwa dalam perencanaan layout organisasi seharusnya memperhatikan tren pekerjaan di masa depan, yaitu :
1. Pekerjaan berbasis tim (work-based teams). Dewasa ini penggunaan tim menjadi andalan organisasi dalam beradaptasi dengan lingkungan yang berubah secara dinamis. Dengan karakter utama yang dinamis, kantor berkonsep terbuka dan pengoptimalan penggunaan ruang rapat harus dipertimbangkan oleh organisasi dalam perencanaan layout.
2. Telecommuting. Meningkatnya tren pegawai yang melaksanakan pekerjaannya di rumah atau tempat yang bukan kantor “formal”. Walaupun kebutuhan akan ruanga kantor dapat diminimalisir, namun perlu dipertimbangkan di mana pegawai yang dimaksud pada saat akan menghabiskan waktunya di kantor karena atasan sedang mengajak rapat mingguan atau bulanan. Jadi ruangan bersama yang dapat dibagi dengan telecommuter harus tetap disediakan.
3. Hoteling. Semakin banyaknya pegawai yang tiap hari berada di lapagan (terutama divisi penjualan) membutuhkan ruangan kantor yang optimal, karena hanya pada saat tertentu mereka datang dan membutuhkan ruangan.

2.2 Manfaat Tata Ruang Kantor
Tata ruang kantor yang baik akan bermanfaat bagi organisasi yang bersangkutan dalam menyelesaikan pekerjaan. Pada pokoknya akan diperoleh keuntungan– keuntungan sebagai berikut :
a. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena berjalan bolak-balik yang seharusnya tidak perlu.
b. Menjamin kelancaraan proses pekerjaan yang bersangkutan.
c. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak–banyaknya.
d. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui suatu bagian tertentu.

Dalam menyusun ruang kerja perkantoran, ada beberapa tujuan yang dicapai. Tujuan itu merupakan pula syarat yang seharusnya dipenuhi dalam setiap tata ruang kantor yang baik. Tujuan yang seharusnya dijadikan pedoman ialah :
a. Pekerjaan di kantor itu dalam proses pelaksanaannya dapat menempuh jarak yang sependek mungkin
b. Rangkaian aktivitas tata susaha dapat mengalir secara lancar
c. Segenap ruang dipergunakan secara efisien untuk keperluan pekerjaan
d. Kesehatan dan kepuasan bekerja para pegawai dapat terpelihara
e. Pegawasan terhadappekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan
f. Pihak luar yang mengunjungi kantor yagn bersangkutan mendapat kesan yang baik tentang organisasi
g. Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah sewaktu–waktu diperlukan

Geoffry dan Mills dan Oliver Standingford menegaskan bahwa berbagai tujuan penyusunan tata ruang yang baik bagi suatu kantor ialah :
a. Persyaratan peratutan perundang–undangnya dipenuhi
b. Ruang dipergunakan sampai manfaat yang terbesar
c. Pelayanan–pelayanan tersedia sepanjang diperlukan tenaga listrik, telepon dan lain–lain
d. Persyaratan kerja yang baik disediakan bagi setiap orang
e. Pengawasan dapat melihat para petugas sedang bekerja
f. Rasa kesatuan dan kesetiaan terhadap kelompok kerja dipelihara
g. Komunikasi dan arus kerja diperlancar
h. Lalu lintas para petugas tata usaha diantara meja dan almari arsip dipisahkan
i. Saling mengganggu di antara para juru tata usaha dihindarkan
j. Kebebasan diri dan keamanan diusahakan sepanjang perlu

2.3 Asas Tata Ruang Kantor
Richard Muthler mengemukakan 6 asas mengenai pokok tata ruang pabrik yang terbaik. Walau asas asas diperuntukkan bagi tempat kerja yang tugasnya menghasilkan suatu barang, namun dengan penyesuaian seperlunya dapatlah beberapa diantaranya dijadikan dasar bagi tata ruang kantor. Beberapa asas itu diantaranya ialah :
a. Asas mengenai jarak terpendek
Dengan tidak mengabaikan hal–hal khusus, suatu tata ruang yang terbaik ialah yang memungkinkan proses penyelesaian sesuatu pekerjaan menempuh jarak yang terpendek–pendeknya. Dalam hal ini garis lurus antara 2 titik adalah jarak yang terpendek. Dalam menyusun tempat kerja dan menetapkan alat–alat hendaknya asas ini dijalankan sejauh mungkin.
b. Asas mengenai rangkaian kerja
Dengan tidak mengabaikan hal–hal khusus, tata ruang yang baik adalah yang menempatkan para pegawai dan alat–alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urut–urutan penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan. Asas ini merupakan bagian dari asas mengenai jarak terpendek. Menurut asas ini suatu pekerjaan harus senantiasa bergerak maju dari permulaan dikerjakan sampai selesai dikerjakan, tidak ada gerakan mundur atau menyilang. Hal ini berarti bahwa jalan yang ditempuh harus selalu berbentuk garis lurus. Yang terpenting ialah proses itu selalu mengarah maju ke depan menuju penyelesaian. Bentuknya dapat berupa garis bersiku atau lingkaran atau berbentuk huruf L atau U.
c. Asas mengenai penggunaan segenap ruang
Suatu tata ruang yang baik ialah yang mempergunakan sepenuhnya semua ruang yang ada. Ruang itu tidak hanya yang berupa luas lantai saja (ruang datar). Melainkan juga ruang yang vertikal ke atas maupun ke bawah. Jadi di mana mungkin tidak ada ruagn yagn dibiarkan tidak terpakai
d. Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja
Dengan tidak mengabaikan hal–hal khusus, suatu tata ruang yang terbaik ialah yang dapat diubah atau disusun kembali dengan tidak terlampau sukar atau tidak memakan biaya yang sangat besar.

2.4 Macam Tata Ruang Kantor
Tata ruang perkantoran dapat dibedakan dalam 2 macam yaitu :
1. Tata ruang kantor terpisah
Susunan ruangan untuk bekerja terbagi-bagi dalam beberapa satuan yang dibagi-bagi karena keadaan gedung yang terdiri atas kamar-kamar maupun karena disegaja dibauat pemisah buatan
2. Tata ruang kantor yang terbuka
Menurut susunan Ruangan kerja yang dipisah-pisahkan tetapi semua aktivitasnya dilaksanakan pada satu ruang besar terbuka.

2.5 Konsep Kantor Terbuka
Salah satu keputusan strategis yang perlu diambil perusahaan dalam mendesain layout perkantoran adalah apakah menggunakan konsep kantor konvensional atau konsep kantor terbuka atau menggabungkan keduanya. Konsep kantor konvensional banyak menggunakan dinding permanent yang secara tidak langsung merefleksikan struktur organisasi yang digunakan, yaitu birokrasi. Sedangkan konsep kantor terbuka menurut Quible (2001) lebih mendasarkan pada konsistensi konsistensi hubungan antara tugas dan tanggung jawab pegawai dengan ruang kantor itu sendiri. Desain layout ini juga membantu memenuhi kebutuhan masing-masing pegawai berkaitan dengan tugas yang harus dilakukan, alat, peralatan yang diperlukan dengan lingkungan fisik kantor yang mendukung tugasnya. Brydone (2002) menjelaskan konsep ini dapat meningkatkan kerja sama antarpegawai dengan terciptanya lingkungan kantor yang mendukung komunikasi terbuka, sehingga produktivitas pekerjaan administrasi meningkat. Wah (1998) juga menyebutkan bahwa desain ini dapat mendorong proses kreatif yang diharapkan dari pegawai yang berhubungan dengan hal-hal yang bersifat kreatif.
Dengan berbagai kelebihannya konsep ini telah digunakan oleh lebih dari dua pertiga kantor di dunia dan juga yang menggabungkannya dengan konsep konvensional (Myerson, 2005). Kepopulerannya sebagian besar didasarkan pada efisiensinya dalam melakukan perubahan layout, walaupun masalah privasi dan gangguan suara yang didapat pegawai ketika membutuhkan ketenangan dalam bekerja juga perlu mendapat perhatian. Menurut Quible (2001), ada beberapa factor yang perlu diperhatikan dalam penggunaan konsep ini :
a. Penggunaan dinding permanent yang minim
b. Penempatan masing-masing unit kerja yang akan meminimalisir terjadinya work backlogs ataupun crisscrossing pekerjaan
c. Memberikan perhatian khusu terhadap akustik dan gangguan suara guna menciptakan lingkungan kerja yang nyaman. Kualitas akustik dapat dianggap baik apabila dalam jarak 15 kaki dari sumber suara tidak mengganggu pegawai lainnya.
d. AC dan kotrol kelembaban yang terpusat akan mudah dikendalikan.
e. Pola warna dan pengaturan furniture yang tepat akan menjadikan lingkungan kerja kondusif bagi pegawai. Penggunaan panel maupun meja kursi yang portable akan menyediakan privasi dan menambah estetika area tersebut.
a. Keefektivitasan Tata Ruang Kantor Terbuka
1. Memungkinkan pengawasan yang lebih efektif terhadap segenap pegawai
2. lebih memudahkan hubungan antar para pegawai
3. Lebih memudahkan tersebarnya cahaya dan perubahan udara
4. Jika terjadi penambahan pegawai/perabot kantor, tata ruang yang terbuka lebih mudah menampungnya.
b. Kelebihan dan kekurangan
Menurut Quible (2001), beberapa kelebihan konsep ini antara lain :
1. biaya perubahan layout sangat murah dibandingkan konsep konvensional.
2. biaya instalasi pertama lebih murah dibandingkan konsep konvensional.
3. pengurangan jumlah dinding permanent dan kantor private meningkatkan penggunaan ruang yang tersedia.
4. meningkatkan produktivitas melalui efisiensi arus kerja, meningkatkan komunikasi, meningkatkan moral, keterlibatan emosional pegawai, serta meningkatkan kenyamanan mereka.
5. menghemat energi
Kelemahannya konsep ini antara lain :
1. Kurang tersedianya privasi dalam ruang kantor
2. Ketidaksesuaian dengan struktur organisasi yang birokratis atau kultur budaya yang cenderung otokratis
3. Kurang efektif bagi pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi tinggi, seperti departemen administrasi keuangan.
c. Model kantor dengan konsep terbuka
1. Landscape. Konsep ini dikembangkan oleh Quickboner Team dari Jerman dan mulai diimplementasikan sejak tahun 1960-an dan hingga sekarang digunakan secara missal di Jerman. Konsep ini merupakan gabungan dua konsep berikut serta masih menyisakan penempatan tanaman sebagai dekorasi ruangan sehingga ruangan lebih hidup.
2. Modular workstation Unit. Karakteristik model ini adalah penggunaan komponen furniture yang menggunakan panel untuk menciptakan ruangan kerja yang individual.
3. Movable Cluster Workstation Unit. Konsep ini diterapkan dengan mengelompokkan ruangan kerja menjadi kumpulan panel-panel yang menggunakan roda bergerak, sehingga pengguna bias bebas bergerak. Model ini menyediakan fleksibilitas dalam mengubah layout dan mendesain ulang tempat kerja pegawai.

LINGKUNGAN ( FISIK ) KANTOR

3.1 Dasar Penentuan Tempat
Dalam pemilihan lokasi kantor/tempat kantor terdapat beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan yang telah dikemukakan oleh beberapa ahli. Menurut Terry (Dalam Gie 2000) faktor–faktor yang perlu dipertimbangkan dalam memilih tempat/lokasi kantor ialah :
a. Corak Gedung, termasuk warna gedung, ukuran, reputasi, usia, usia gedung , pelayanan yang tersedia
b. Fasilitas gedung yaitu fasilitas fasilitas yang membuat gedung menjadi lebih baik seperti AC, listrik, tempat parkir, jalan keluar dll
c. Dekatnya kantor dengan perusahaan. Contohnya hubungan para pelanggan, fasilitas pengakutan, pusat pertokoan, hotel, kantor pos, dll
d. Biaya . Semua faktor yang menimbulkan biaya tetepi dipertimbangkan biaya yang minimal
e. Stabilitas penyewa. Bila kantor disewa perlu dipertimbangkan stabilitas penyewaan (lama penyewaan). Perpindahan kantor sering dilakukan akan berdampak negatif, terutama pada perusahaaan yang sudah besar.
f. Flexsibelitas ruangan. Meliputi ruang yang memungkinkan pengaturan yang cocok untuk bermacam–macam bagian kantor, ukuran diesign yang cocok untuk tempat peralatan, mesin–mesin. Disini perlu diperhatikan bisa tidaknya dilakukan perubahan–perubahan terhadap ruang itu sendiri
g. Penerangan dan ventilasi. Tiap ruangan diusahakan mendapat penerangan alam, ventilasi dan sirkulasi udara yang cukup
h. Bebas dari kotoran dan suara gaduh. Fokusnya adalah kebersihan udara, lingkungan dan suara gaduh, karena itu akan dapat menggangu pekerjaan kantor

Dalam melakukan penetuan tata letak kantor diperluakan sebuah perencanaan. Perencanaan ini sangat penting karena akan mempengaruhi seluruh tahapan berikutnya. Dan yang jauh lebih penting lagi adalah apakah layout membuat kerja berlangsung secara efektif dan efisien. Sebagian besar tahapan ini adalah untuk menilai apa yang dibutuhkan oleh organisasi melalui proses pengumpulan informasi, kemudian ditransformasikan dalam bentuk gambar dan akhirnya ke dalam bentuk layout yang aktual. Menurut Quible (2001), ada beberapa faktor yang harus diperhatikan, antara lain :
a. Tugas pegawai. Jenis tugas dan tingkat otonomi yang dimiliki pegawai akan mempengaruhi penggunaan jenis fasilitas kantor yang dibutuhkan guna pengoptimalan kinerja mereka. Namun mengingat lingkungan yang selalu berubah hendaknya perencanaan layout juga mempertimbangkan faktor fleksibilitas sehingga layout mudah diubah sesuai dengan kebutuhan organisasi dalam beradaptasi dengan lingkungan.
b. Arus kerja. Analisis arus kerja (work-flow) dengan mengacu pada pergerakan informasi dan tugas secara horizontal atau vertical terutama sangat diperlukan dalam perancangan layout. Menurut Gie (2000), Arus kerja yang efisien akan menempatkan pegawai dan peralatan dengan pola garis lurus informasi, sehingga akan mengeliminasi backtracking maupun crisscrossing pekerjaan.
c. Bagan organisasi. Ketika arus kerja berlangsung secara vertical, bagan organisasi akan menggambarkan rentang wewenang masing-masing anggota organisasi. Hal ini juga akan mengidentifikasi hubungan kerja antar pegawai dilevel yang sama dan membantu dalam menjelaskan lokasi yang tepat bagi pegawai maupun unit kerja.
d. Proyeksi kebutuhan tenaga kerja di masa datang. Menjelaskan berapa luas area yang dibutuhkan jika perusahaan akan melakukan perluasan atau pengurangan di masa depan.
e. Jaringan komunikasi. Analisis bentuk interaksi maupun media yang digunakan untuk berkomunikasi yang dilakukan oleh pegawai maupun departemen sangat membantu dalam perancangan layout kantor. Semakin tinggi frekuensi hubungan yang dilakukan maka semakin dekat ruanganya.
f. Departemen dalam organisasi. Banyak perusahaan mengelola kantornya bedasarkan fungsi, terutama departemen yang berpengaruh terhadap keputusan penempatan ruang kerja yang biasanya ditetapkan berdasarkan arus kerja diantara mereka.
g. Kantor publik dan privat. Pada masa lalu penggunaan kantor private akan menunjukkan prestisse dan status suatu perusahaan atau organisasi di mata masyarakat. Namun, pemanfaatan kantor sekarang lebih mengarah pada pemakaian kantor bersama, karena biaya pengoperasian kantor lebih murah.
h. Kebutuhan ruang. Beberapa faktor yang dapar menjelaskan ruangan minimum yang dibutuhkan oleh pegawai adalah pegawai yang membutuhkan peralatan dalam melaksanakan tugasnya akan membutuhkan ruangan yang lebih besar dibandingkan yang tidak.
i. Pertimbangan keamanan. Pada dasarnya, desain dan layout kantor memfasilitasi pergerakan pegawai dari satu area ke area yang lain. Perencanaan tersebut harus dapat membuat pegawai bergerak secara mudah tanpa terhambat.
j. Pembiayaan ruang perkantoran. Dapat diaktakan bahwa investasi perusahaan dalam ruang kantor melebihi investasinya di bidang SDM, dimana hubungan positif dari keduanya sangat dibutuhkan.

3.2 Prinsip layout yang efektif
Menurut Martinez (1990) dan Quible (2001), ada beberapa prinsip yang harus diperhatikan guna mendesain layout kantor yang efektif, antara lain :
1. Menganalisis hubungan antara peralatan, informasi, dan pegawai dalam arus kerja
2. Mengondisikan arus kerja agar bergerak dalam bentuk garis lurus dan meminimalisir kemungkinan terjadinya crisscrossing dan backtacking.
3. Pegawai maupun tim, kerja yang melakukan pekerjaan serupa harus ditempatkan dalam area yang berdekatan
4. Pegawai maupun divisi yang berhubungan dengan public harus ditempatkan berdekatan dengan pintu masuk kantor.
5. Pegawai maupun tim kerja yang membutuhkan konsentrasi harus ditempatkan diruang kerja yang suasananya lebih tenang.
6. Alokasi ruang harus berdasarkan posisi, pekerjaan yang dilakukan, dan peralatan khusus yang diperlukan masing-masing individu.
7. Furniture dan peralatan harus sesuai dengan kebutuhan.
8. Lorong harus nyaman dan lebar untuk mengantisipasi pergerakan yang efisien dari pekerja.
9. Pertimbangan keamanan harus diberikan prioritas tinggi
10. Area terbuka yang besar lebih efisien dibandingkan ruang kecil yang tertutup.
11. Provisi yang tepat bagi pencahayaan, dekorasi AC, kelembaban dan kontrol suara
12. Memperhatikan kebutuhan perluasan kantor di masa datang.
13. Pekerjaan harus datang pada pegawai bukan sebaliknya.

3.3 Area khusus
Ada beberapa area khusus yang harus diperhatikan dalam merencanakan layout perkantoran, yaitu :
a. Reception area. Area ini sangat berpengaruh dalam menciptakan kesan pertama terhadap suatu organisasi. Kesan pertama yang baik akan berdampak positif dengan meningkatnya citra perusahaan di masyarakat, dan sedikit banyak akan berpengaruh pada kinerja perusahaan..Pegawai sebagai pelanggan internal perusahaan, akan merasa nyaman kerja di kantor sehingga produktivitas meningkat, sementara pelanggan akan meningkat kepuasannya karena ruang yang representative.
b. Ruang konferensi. Ruang ini semakin dibutuhkan dewasa ini karena penggunaan tim kerja yang semakin meningkat akan membutuhkan tempat diskusi atau rapat yang representatif. Kondisi ini sejalan dengan makin mahalnya biaya penyediaan ruang kantor sehingga keberadaanya ruang ini dapat dioptimalkan, apalagi jika perusahaan menggunakan kantor yang menggunakan konsep ruang kantor terbuka.
c. Ruang computer. Perawatan ruang ini harus diperhatikan secara cermat karena harus benar-benar terlindung dari bahaya kebakaran dan menjaga agar hardwere serta software yang dibeli aman serta dapat bermanfaat sebagaimana mestinya.. dengan perkembangan teknologi yang sangat cepat proyeksi kebutuhan akan computer dan peralatan lain yang berhubungan juga patut diperhatikan.
d. Ruang persuratan. Ruang ini merupakan pusat komunikasi, terutama jika perusahaan masih menggunakan dokumen dalam bentuk kertas. Oleh karena itu sebaiknya ruangan ini ditempatkan berdekatan dengan ruangan penerima disuatu gedung, bahkan lebih baikjika terletak di pusat kantor. Umumnya terdiri dari tiga area :
i. Area penerimaan, dimana surat akan diterima, dicatat dan diteruskan pada area seleksi.
ii. Area seleksi, di mana surat dipilih dan siap untuk didistribusikan kepada pihak yang dituju.
iii. Area surat keluar, di mana surat keluar biasanya distempel, diberi nomor, dan sebagainya sebelum dikirim ke pihak luar.
e. Ruang panggandaan. Ruang ini biasanya dipakai untuk layanan fotokopy dan printer dengan kecepatan tinggi. Sebaiknya terletak di tempat yang bias diakses oleh mayoritas pengguna layanan ini.
f. Area pusat penyimpanan. Dengan memperhatikan aksesibilitas bagi semua pihak dalam mendapatkan informasi yang diinginkan, sebaiknya ruangan initerletak di pusat aktivitas kantor sehingga semua anggota organisasi mudah mengaksesnya.

3.4 Meyiapkan Tata Ruang Kantor

Setelah menyelesaikan riset dan analisis, manajer administrasi disarankan untuk membuat model hasil analisis dan rekomendasi perancangan ruang kantor. Model yang telah dibuat dapat dikomunikasikan kepada pegawai yang akan menggunakan, apakah desain kantor baru tersebut dapat ditrerima oleh pegawai yang dimaksud dan saran apa yang dapat diakomodasikan dalam perancangan ruang kantor tersebut. Hal ini sesuai dengan saran Brydone (2002), bahwa perancangan ruang kantor baru harus mendapatkan tanggapan yang positif dari pegawai yang akan menempati ruangan tersebut. Langkah pertama adalah melakukan penskalaan dan letak setiap peralatan serta furniture yang menggunakan skala yang sama. Ada beberapa alat yang bisa digunakan :
a. Templates.
Terdiri atas versi skala kecil dari furniture dan peralatan kantor yang biasanya terbuat dari plastic atau kertas.
b. Cutouts
Terbuat dari kertas maupun plastic yang dilekatkan, juga merupakan versi skala kecil furniture dan peralatan kantor.
c. Plastic Models.
Versi kecil dari furniture dan peralatan kantor yang berupa model tiga dimensi yang dapat diletakkan di lantai perencanaan.
d. Magnetic Boaard.
Yang terdiri dari model yang bermagnet dan biasa dilekatkan di papan perencanaan..
e. Computer Aided Desain(CAD)
Penggunaan program computer (CAD) dalam membuat layout kantor yang memungkinkan tampilan tiga dimensi kantor. CAD semakin memudahkan diskusi yang dilakukan antara desainer, kontraktor, dan manajer kantor yang melakukan perencanaan dan pembangunan kantor perusahaan. Kita juga bias membuat kantor secara virtual dengan bantuan game computer, misalnya Simulations dengan gambar.

3.5 Standar Ruang Kantor
Setiap kantor mempunyai persyaratan lingkungan fisik yang harus diperhatikan dan diatur sebaik baiknya oleh setiap manajer perkantoran yang modern. Sebagai contoh di negara Inggris dalam 1963 telah ditetapkan undang undang mengenai kantor (THE OFFICE ACT) yagn antara lain menetapkan prsayratan atau stadar yang harus dimiliki oleh setiap ruang kantor.
Standar itu meliputi hal hal sebagai berikut :
a. Kebersihan
Bangunan, perlengkapan, dan perabotan harus dipelihara bersih
b. Luas ruang kantor tidak boleh dijejal dengan pegawai. Ruang kerja harus menyediakan luas lantai 40 square feet sama dengan 3.7 m2 untuk setiap petugas
c. Suhu Udara
Temperatur yang layak harus dipertahankan dalam ruang kerja ( minimum 16 C = 61F)
d. Ventilasi
Peredaran udara segar atau udara yang telah dibersihkan harus diusahakan dalam ruang kerja
e. Penerangan Cahaya
Cahaya alam / lampu yang cocok dan cukup harus diusahakan, sedang perlengkapan penerangan dirawat dengan seharusnya
f. Fasilitas kesehatan
Kamar kecil, tolitet, dan sejenisnya harus disediakan untuk para petugas serta terpelihara kebersihannya
g. Fasilitas Cuci
Ruang Cuci muka / tangan dengan air hangat dan dingin berikut sabun dan handuk harus disediakan untuk secukupnya.
h. Air minum
Air bersih untuk keperluan minum petugas harus disediakan melalui pipa / tempat penampungan khusus
i. Tempat pakaian
Dalam kantor harus disediakan temapt untuk menggantungkan pakaian yang tidak dipakai petugas sewaktu kerja dan fasilitas untuk mengeringkan pakaian yang basah
j. Tempat duduk
petugas harus disediakan tempat duduk untuk keperluan bekerja dengan sandaran kaki bila perlu
k. Lantai, gang , dan tangga
Lantai harus dijaga agar tidak mudah orang tergelincir, tangga diberi pegangan untuk tangan, dan bagian–bagian yang terbuka diberi pagar
l. Mesin
Bagian mesin yang berbahaya harus diberi pelindung dari petugas yane memakainya harus cukup terlatih
m. Beban berat
Petugas tidak boleh ditugaskan mengangkat , membawa atau memindahkan beban berat yang dapat mendatangkan kecelakaan
n. Pertolongan pertama
Dalam ruang kerja harus dissediakan kotak / lemari obat untuk pertolongan pertama maupun seseorang pegawai yagn terlatih memberikan pertolongan itu
o. Penjagaan kebakaran
Alat pemadam kebakaran dan sarana untuk melariakn dari bahaya kebakaran harus disediakan secara memadai termasuk lonceng tanda bahaya kebakaran
p. Pemberitahuan kecelakaan
Kecelakaan dalam kantor yagn menyebakan kematian atau absen petugas lebih dari 3 hari harus dilaporkan kepada pihak yang berwajib
Demikianlah sekedar contoh mengenai beberapa ketat dan lengkap persyaratan minimum yang harus dipenuhi oleh suatu kantor di negara maju saat ini.

3.6 Faktor Yang Berhubungan Dengan Standar Tata Ruang Kantor
Selain standart ruang kantor tersebut pula hal penting yang mempengaruhi efesinsi dalam pekerjaan perkantoran akan diuraikan lebih lanjut.
1. Cahaya.
Cahaya penerangan yang cukup baik dan memancar dengan tepat akan menambah efesiensi kerja para pegawai, karena mereka dapat bekerja dengan lebih cepat, sedikit membuat kesalahan, dan matanya tidak lekas lelah. Banyak ketidak beresan perkerjaan kantor disebabkan penerangan yang buruk, misalnya ruang terlampau gelap atau pegawai harus bekerja dibawah penerangan yang menyilaukan.
Cahaya yang abadi / permanen ialah matahari dan cahaya buatan seperti lampu-lampu. Menurut penelitian cahaya matahari mampu menembus 6-7,5 meter dalam ruangan. Oleh karena itu sering digunakan cahaya lampu untuk mengatur penerangan dalam suatu kantor.
Cahaya penerangan buatan manusia terbagi 4 yaitu
a. Cahaya langsung seperti lampu-lampu
b. Cahaya setengah langsung biasanya dibuat penopang lampu dengan kaca
c. Cahaya setengah tak langsung
d. Cahaya tak langsung. penerangan lampu yang terbaik adalah cahaya tak langsung karena akan memelihara kesejukan mata.
2. Warna
Bersama dengan cahaya, warna merupakan faktor yang penting untuk memperbesar efisiensi kerja pegawai. Khususnya warna akan mempengaruhi keadaan jiwa mereka. Dengan memakai warna yang tepat pada dinding ruang dan alat alat lainnya, kegembiraan dan ketenangan bekerja para pegawai akan terpelihara. Selain itu, warna yang tepat juga akan mencegah kesilauan yang mungkin timbul karena cahaya yang berlebihan. Menurut ahli ada 3 warna pokok yaitu:merah, kuning dan biru.
a. Merah yaitu menggambarkan panas dan kegemparan pekerja, dapat menimbulkan emosi
b. Kuning yaitu menggambarkan kehangatan matahari, merangsang mata dan syaraf, dapat menimbulkan perasaan riang gembira
c. Biru yaitu menggambarkan kelembutan langit dan samudra, menyejukkan, keleluasaan, dan ketentraman. Pengaruh warna biru dapat mengurangi ketegangan otot-otot tubuh dan tekanan darah.
Menurut penelitian warna-warna yang digunakan dengan gedung perkantoran yaitu :
88% warna putih
88% campuran warna putih dan hijau
83 % warna abu-abu
81 % warna gading
Warna yang tepat untuk suatu kantor tergantung pada macam dan sifatnya pekerjaan di kantor yang bersangkutan. Jika pekerjaan membutuhkan ketenangan sebaiknya dipakai warna biru pada dinding kantor. Jika pekerjaan merupakan produktivitas diperlukan warna putih.
3. Udara.
Manfaat pemasangan sistem yang dapat menjaga kondisi udara yang baik dan stabil akan lebih berharga dibandingkan biaya yang harus dikeluarkan. Apabila tingkat kenyamanan pegawai ditingkatkan, tingkat produktivitas mereka akan dapat ditingkatkan dan efesiensi dapat dimaksimalkan. Ketidakhadiran juga dapat dikurangi dan pada beberapa kasusu kesehatn pegawai diharapakan membaik, sehingga biaya kesehatan yang ditanggung perusahaan dapat diminimalkan .
Udara untuk AC di ruangan kantor biasanya dipakai 270 C, usaha-usaha yang dibuat yaitu :
a. Mengatur suhu udara dalam ruang kerja dengan alat AC atau kipas angin
b. Mengusahakan sebanyak mungkin peredaran udara dalam ruangan kerja
c. Mengatur pemakaian kerja yang dipakai oleh para pekerja
4. Suara
Untuk mengatasi suara yang sering mengurangi efesiensi kerja pegawai, hendaknya dipaerhatikan letak alat alat kantor. Usaha lain yang dapat dijalankan dalam kamar yang memakai alat gaduh ialah pada langit langit atau dindingnya dipakai lapisan penyerap suara. Lapisan ini seperti karton tebal dan permukaannya lobang–lobang. Cara lain untuk mengurangi kegaduhan misalnya mesin mesin tik dibawahnya diberi alas karet busa tipis. Untuk pesawat telepon, ada baiknya dibuatkan bilik kecil yang dapat ditutup rapat. Dengan demikian, pembicaraan takkan terganggu oleh suara mesin tik atau menggangu pegawai lain yang sedang bekerja. Ini juga bermanfaat jika seorang pejabat harus membicarakan sesuatu yang besifat rahasia sehingga tidak boleh didenganr pegawai sekelilingnya.
Suatu cara yang akhir akhir ini dijalankan diluar negeri untuk menambah efesiensi kerja ialah penggunaan musik. Dari percobaan percobaan telah terbukti bahwa lagu-lagu yang tenang dan lembut dapat mengurangi ketegangan syaraf dan kebosanan serta menambah kegembiraan kerja.

3.7 Perpindahan Kantor
Suatu ruang kantor sebaiknya tidak merupakan suatu benda mati yang tidak dapat diubah lagi. Apabila suatu saat nanti suatu tata ruang ternyata masih dapat diperbaiki, hendaknya pimpinan tidak ragu–ragu untuk menyempurnakan. Sebaiknya secara berkala dilakukan peninjauan terhadap tata ruang kantor, misalnya setiap tahun sekali. Hal ini berlaku apabila tidak ada sesuatu perubahan mengenai kantor / organisasi yang bersangkutan. Apabila pada suatu saat terjadi perubahan yang mempunyai pengaruh terhadap kantor itu, peninjauan kembali merupakan keharusan.
Hal–hal yang umumnya mengharuskan perpidahan kantor ialah :
a. penambahan atau pengurangan pegawai pada kantor yang bersangkutan
b. penambahan atau penggatian perabot kantor atau alat alat kerja lainnya
c. perubahan mengenai proses penyelesaian suatu pekerjaan
d. penambahan, pengurangan atau perubahan tugas pekerjaan pada satuan yang bersangkutan, baik mengenai macamnya maupun kuantitasnya

MANAJEMEN PERKANTORAN

 MANAJEMEN PERKANTORAN

Pengertian menurut para ahli

Edwin Robinson dan William Leffingwell 

"Manajemen Perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu."

George R. Terry  

"Manajemen perkantoran adalah perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan."

Millis Geoffrey 

"Manajemen kantor adalah seni membimbing personel kantor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungannya demi mencapai tujuan yang ditetapkan."

W.H. Evans 

"Administrasi perkantoran merupakan fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi, dan ingatan organisasi."'

Dengan demikian, pada pokoknya manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuai tujuan mengenai sesuatu hal atau kegiatan. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah pekerjaan perkantoran (office work). Yang termasuk pekerjaan perkantoran diantaranya:

• mengetik (typing)
• menghitung (calculating)
• memeriksa (checking)
• menyimpan warkat/arsip (filing)
• menelepon (telephoning)
• menggandakan (duplicating)
• mengirim surat (mailing)
• mengadakan
• mencatat
• menyortir

Aspek-aspek manajemen perkantoran

Dalam manajemen perkantoran terdapat berbagai fungsi yang meliputi rangkaian aktivitas antara lain:

• Manajemen dan pengarahan
• Tata laksana/penyelenggaraan
• Pelaksana secara efisien
• Manajemen
• Pengawasan
• Pengendalian dan pengawasan
• Pengarahan dan pengawasan
• Pengarahan
• Perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian

Faktor-faktor menurut Edwin Robinson menyebutkan :

• pegawai
• Material perlengkapan
• Persayaratan
• Metode

Sedangkan fungsi-fungsi yang terkait lainnya menurut H.Mac Donald (office management) bertalian dengan 6 hal yaitu :

• Kepegawaian perkantoran (office personel)
• Metode perkantoran (office methods)
• Perlengkapan perkantoran (office equipment)
• Faktor-faktor fisik dalam kantor (Physical factor)love
• Biaya perkantoran (office costs)
• Haluan atau kebijakan perkantoran (office policies)

Perincian selengkapnya mengenai cakupan bidang kerja dalam manajemen perkantoran oleh Charles O Libbey meliputi :

• ruang perkantoran (office space)
• komunikasi (communications)
• kepegawaian kantor (office personnel)
• perabotan danperlengkapan kantor (furniture and equipment)
• peralatan dan mesin (appliance and machine)
• perbekalan dan alat tulis (supplies and stationery)
• metode (methods)
• tata warkat (records)
• kontrol pejabat pimpinan (executive controls)

Tujuan

Tujuan manajemen perkantoran menurut GR Terry dalam bukunya yang berjudul Office Management and Control, yaitu

• Memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan siapa saja, kapan dan di mana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien
• Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya serendah-rendahnya.
• Membantu perusahaan memelihara persaingan.
• Memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat
• Membuat catatan dengan biaya minimal

Kegiatan

Kegiatan manajemen administrasi antara lain :

1. Pengadministrasian seluruh kegiatan
2. Menginventarisasi peralatan kantor
3. Penyediaan informasi yang dibutuhkan untuk kepentingan manajemen.
4. Melakukan pengarsipan data sehingga mudah untuk diakses oleh yang membutuhkan.
5. Melakukan pengadaan file .

TEKNIK PEMBUATAN SURAT KANTOR DINAS

Teknik Pembuatan dan Penyusunan Surat

 

Surat Dinas

  Pembuatan dan Penyusunan Surat Dinas

 

Surat-surat dinas harus memenuhi ketentuan sebagai berikut :

a. Surat dibuat singkat, jelas, sesuai dengan kebijakan dan menggunakan bahasa yang baik dan benar.

b. Kata-kata asing tidak perlu digunakan seandainya sudah ada padanannya dalam bahasa Indonesia.

c. Gunakan kata-kata yang nyata dan positif.

d. Hindari pengulangan kata / kalimat yang sama.

e. Untuk urusan rutin yang terjadi berulang-ulang dalam bentuk yang sama, hendaknya dibuatkan surat dalam bentuk formulir.

f. Untuk keperluan intern dalam agar menggunakan Nota Dinas.

g. Alamat surat ditujukan kepada pejabat yang dituju, bukan kepada instansinya. Bila pejabat pada instansi tersebut tidak diketahui, gunakan istilah “PIMPINAN”.

h. Dalam isi surat, sebutan untuk pejabat yang dituju, yaitu SAUDARA atau BAPAK, bisa ditingkat menjadi “SDR” atau “BP” asal diikuti dengan nama pejabat tersebut.

i. Sebutan untuk pengganti diri (yang mengirim surat), yaitu ‘KAMI”.

j. Surat tak perlu ditutup dengan kalimat yang berlebihan.

k. Surat diakhiri cukup dengan menyebutkan jabatan penandatanganan surat dan namanya.

PERSONAL KANTOR

Personel Kantor

 

Orang-orang yang menjalankan pekerjaan kantor disebut personel kantor. Sama sepeni orang-orang lain dengan fungsi lain di organisasi yang sama, personel kantor merupakan aparat organisasi, yakni alat (dalam bahasa Latin aparatus berani ‘alat’) atau sumber daya untuk mencapai tujuan orgionsasi. Kekhususan personel kantor adalah bahwa ia mengelola informasi-informasi yang diperlukan bagi berjalannya keseluruhan organisasi.

 

Tugas dan Tanggung Jawab Personel Kantor
Jenis dan besarnya suatu organisasi sangat menentukan tugas dan tanggung jawab personel kantor yang bersangkutan. Dalam sebuah organisasi kecil bisa jadi seluruh pekerjaan kantor diserahkan kepada satu sekretaris saja, sehingga ia mengerjakan berbagai macam tugas mengetik surat, mengarsip surat, mencatat pemasukan dan pengeluaran, membuat laporan, membayar gaji karyawan, menerima tamu, dan sebagainya. Sebaliknya. dalam sebuah organisasi yang besar mungkin pekerjaan kantor dibagi-bagi ke dalam unit-unit tersendiri dengan tim personel masing-masing yang memiliki tugas dan tanggungjawab berbeda-beda pula. Namun, berdasarkan cakupan pekerjaan kantor yang umum. dapatlah disebutkan beberapa tugas dan tanggung jawab personel kantor sebagai berikut :

a. Kepala kantor bertanggung jawab atas beresnya penyelenggaraan seluruh pekerjaan kantor. Tugasnya antara lain mengatur mekanisme kerja dan pembagian tugas di antar seluruh personel kantor mengawasi kebenaran, ketepatan, dan kerapian kerja para personel; mengurus pemenuhan perlengkapan kantor sesuai kebutuhan; dan sebagainya.
b. Petugas arsip bertanggung jawab atas pencatatan dan penyimpanan semua surat masuk dan keluar.
c. Pembuat surat bertanggung jawab atas pembuatan konsep surat keluar.
d. Penerima tamu bertanggung jawab alas pelayanan terhadap tamu dan menerima telepon.
e. Petugas keuangan/kasir bertanggung jawab atas pengelolaan kas dan pembukuannya secara cermat.

 

Syarat-Syarat Personal Kantor
Setiap personel kantor perlu memenuhi syarat-syarat sesuai dengan bidang tugas dan pekerjaannya. Secara umum, syarat-syarat personel kantor adalah sebagai berikut.

 

a. Syarat Pengetahuan
Personel kantor harus dapat melakukan penggolongan/klasifikasi berdasarkan kriteria tertentu. la perlu menguasai matematika sederhana, tata bahasa Indonesia, dan sebaiknya pula bahasa lnggris secukupnya. Syarat pengetahuan ini antara lain dapat dijamin, meskipun tidak selalu, oleh bekal pendidikan yang telah dicapai oleh personel yang bersangkutan, misalnya SLTP, SMU, SMK, diploma. atau sarjana.

 

b. Syarat Keterampilan
Sekurang-kurangnya personel kantor harus dapat membaca dan menulis dengan cukup baik. Keterampilan dasar lain yang umumnya dituntut juga adalah mengetik. Dengan berkembangnya teknologi. kemampuan menggunakan aplikasi komputer juga semakin banyak dituntut, khususnya aplikasi pengolah kata dan pengolah data. Selain itu, personel kantor perlu memiliki kemampuan melaksanakan pekerjaan secara cermat, teliti, dan berhasil, sesuai dengan standar atau prosedur yang telah ditentukan dalam bidangnya.

 

c. Syarat Kepribadian
Kepribadian setiap orang tentu saja unik dan berbeda-beda. Akan tetapi, ada unsur-unsur sikap yang umum. yang idealnya dimiliki oleh personel kantor, yakni

(1) loyalitas, yaitu kesetiaan terhadap organisasi dan pekerjaannya; 

(2) dapat menyimpan rahasia, terutama karena pekerjaannya banyak berkaitan dengan informasi-informasi penting dan rahasia perusahaan;

 (3) ketekunan dan kerajinan;

 (4) kerapian.

 

Perangkat Kerja Personel Kantor
Agar personel kantor dapat menjalankan tugasnya dengan sebaik mungkin dan sesuai dengan tujuan yang hasil diharapkan, mereka perlu diberi perlengkapan kerja yang memadai, antara lain meja, lemari arsip, kursi, alat tulis, mesin tik, komputer, kop surat, formulir-formulir, korektor (tipp-ex), penjepit kertas, stapler, buku agenda, penggaris, dan sebagainya.

Sebaiknya juga disediakan berbagai pedoman untuk dijadikan rujukan pada saat personel kantor menjalankan tugasnya. Beberapa pedoman tugas personel kantor yang biasanya diperlukan adalah:

a. bagan organisasi;
b. tugas-tugas pekerjaan;
c. tugas-tugas kerumahtanggaan
d. tata cara menelepon;
e. tata cara pelayanan tamu;
f. contoh-contoh bentuk surat dan memo;
g. daftar penyimpanan semua berkas beserta letaknya;
h. daftar alamat dan nomor telepon karyawan dan relasi;
i. peraturan keamanan dari perusahaan;
j. prosedur mengurus perjalanan dan penginapan di hotel:
k. jadwal rapat/pertemuan dan prosedur pengurusannya;
l. prosedur pengunlisan pengeluaran uang;
m. prosedur pemesanan perlengkapan barang;
n. pedoman tata bahasa dan penggunaan tanda baca.

Dengan perlengkapan yang memadai dan dengan berbagai pedoman yang praktis itu, personel kantor mengetahui persis apa yang harus dilakukannya dan bagaimana menjalankannya dengan cara sebaik mungkin.

JENIS SEKRETARIS

Jenis Sekretaris

Berdasarkan kedudukan, wewenang dan tanggung jawabnya sekretaris dibedakan menjadi dua macam, yaitu :
1. Sekretaris Instansi (Organisasi)

     yaitu sekretaris yang berfungsi sebagai Office manager karena secara formal menjalankan fungsi manajer  yang ruang lingkupnya meliputi semua aspek kegiatan kantor. Sekretaris Organisasi sering disebut Executive Secretary dan memiliki pegawai atau karyawan. Contoh Sekretaris Jenderal, Sekretaris Inspektorat Jenderal, Sekretaris Wilayah, Sekretaris Dewan , Sekretaris Yayasan, Sekretaris dalam perusahaan (business secretary). Sebagai Executive secretary harus paham akan tujuan-tujuan, prinsip-prinsip, azas-azas manajemen serta organisasi dengan baik. Paham mengenai sifat urusannya sehingga mampu merencanakan, menyusuan struktur dan tata organisasi (sekretariat) dengan baik.

2. Sekretaris Pribadi 

     yaitu sekretaris yang hanya bekerja sebagai pembantu pimpinan dan sebagai mediator (perantara) pimpinan. Sekretaris pribadi bukanlah manajer dan tidak mempunyai anak buah. sebagai contoh Sekretaris Direktur, Sekretaris Manajer, Sekretaris Rektor. Sekretaris Pribadi merupakan tangan kanan pimpinan. Ia harus mampu mencegah pimpinan agar jangan sampai kelebihan beban atau persoalan kecil yang kurang penting, sehingga pimpinan dapat berkonsentrasi pada persoalan yang lebih penting. Oleh karena itu ia harus berusaha mengenal sifat dan pribadi pimpinannya, adat kebisaaan, kegemaran /hobby, kelebihan dan kekurangan dan melindungi pimpinan agar jangan sampai terjerumus, cara dan kemampuan kerjanya, keperluan dalam melaksanakan tugasnya sehingga pekerjaanya menjadi lebih baik.

Berdasarkan kemampuannya dan pengalaman kerjanya, sekretaris dapat dibedakan menjadi :
1. Sekretaris Junior : yaitu sekretaris ysng baru meniti kariernya sebagi sekretaris. Ia baru keluar dari pendidikan sekretaris, jadi belum meiliki pengalaman kerja.Sekretaris Junior perlu banyak belajar dan bimbingan dari seorang Sekretaris Senior.
2. Sekretaris Senior : yaitu sekretaris yang sudah memiliki profesionalisme yang mantap, dapat berdiri sendiri mengatasi masalah yang timbul dalam melaksanakan tugasnya.

PERSYARATAN MENJADI SEKRETARIS

Persyaratan Menjadi Sekretaris

 

Untuk dapat menjadi sekretaris perlu diperhatikan syarat-syarat :

1. Syarat Pendidikan dan Pengetahuan

Pendidikan sekurang-kurangnya SMK Program Studi Sekretaris, SMU ditambah pendidikan Sekretaris

ü         0) Mempunyai pengetahuan yang luas misalnya pengetahuan mengenai Organisasi dan

0    0) Manajemen perusahaan serta masalah dunia bisnis.

 

2. Syarat Ketrampilan

ü        1.  Mampu menguasi dan menggunakan bahasa Indonesia dengan baik dan benar

ü      2.   Mampu menguasai dan menggunakan minimal satu bahasa Asing terutama Bahasa Inggris baik tulisan maupun pembicaraan

ü         Mampu melaksanakan tugas-tugas sebagai sekretaris, seprti menyusun laporan, mengetik surat

ü         3. Mampu menggunakan mesin-mesin kantor beserta program aplikasinya. Misalnya untuk komputer mampu menggunakan aplikasi Microsoft PowerPoint, Microsoft Word, Microsoft Excel, dan Microsoft Acces.

ü          4. Mampu berkomunikasi melalui Internet, misalnya mengakses data, mengirim/menerima Email dsb.

 

3. Syarat Kepribadian

Kepribadian berarti keseluruhan sifat watak manusia yang baik maupun tidak baik. Kepribadian sekretaris yang baik digambarkan oleh Prajoedi Atmosudirdjo, yaitu :

 

ü         bersikap sumeh (charming, simpatik, menyenangkan hati, menawan), pandai berhadapan dengan berbagai macam orang, mempunyai perasaan (intuisi) yang cukup halus dan dapat bersikap “psychologis’ terhadap orang.

Sifat-sifat yang harus dipunyai untuk mencapai sukses seperti jujur, cepat menanggapi kebutuhan kondisi, dan cepat memenuhi apa yang diperlukan, suka bekerjasama (kooperatif), correct (sopan tapi tegas), rajin, teliti, rajin, seksama, berhati-hati (tidak sembrono), dapat menyesuaikan diri pada perubahan-perubahan kondisi, dan simpatik kepada pegawai lainnya.

Sifat yang tidak disukai adalah cepat marah, congkak, ketus, sebentar-sebentar lihat jam, senang berdesas-desus, jahil, usil, sok tahu, kurang ajar, kaku, formal “sok resmi”, merampas pekerjaan orang lain, tidak sabar, pelupa, lalai, ceroboh, lamban dan lekas bosan.

Sikap perbuatan sekretaris selama bekerja adalah : ketelitian (accuracy), pertimbangan/perhitungan sebelum melakukan tindakan (good judgement), menyelesaikan pekerjaan secara sempurna (follow through), panjang akal (resourcefulnes), inisitatif/prakarsa (initiative).