PERSONAL KANTOR

Personel Kantor

 

Orang-orang yang menjalankan pekerjaan kantor disebut personel kantor. Sama sepeni orang-orang lain dengan fungsi lain di organisasi yang sama, personel kantor merupakan aparat organisasi, yakni alat (dalam bahasa Latin aparatus berani ‘alat’) atau sumber daya untuk mencapai tujuan orgionsasi. Kekhususan personel kantor adalah bahwa ia mengelola informasi-informasi yang diperlukan bagi berjalannya keseluruhan organisasi.

 

Tugas dan Tanggung Jawab Personel Kantor
Jenis dan besarnya suatu organisasi sangat menentukan tugas dan tanggung jawab personel kantor yang bersangkutan. Dalam sebuah organisasi kecil bisa jadi seluruh pekerjaan kantor diserahkan kepada satu sekretaris saja, sehingga ia mengerjakan berbagai macam tugas mengetik surat, mengarsip surat, mencatat pemasukan dan pengeluaran, membuat laporan, membayar gaji karyawan, menerima tamu, dan sebagainya. Sebaliknya. dalam sebuah organisasi yang besar mungkin pekerjaan kantor dibagi-bagi ke dalam unit-unit tersendiri dengan tim personel masing-masing yang memiliki tugas dan tanggungjawab berbeda-beda pula. Namun, berdasarkan cakupan pekerjaan kantor yang umum. dapatlah disebutkan beberapa tugas dan tanggung jawab personel kantor sebagai berikut :

a. Kepala kantor bertanggung jawab atas beresnya penyelenggaraan seluruh pekerjaan kantor. Tugasnya antara lain mengatur mekanisme kerja dan pembagian tugas di antar seluruh personel kantor mengawasi kebenaran, ketepatan, dan kerapian kerja para personel; mengurus pemenuhan perlengkapan kantor sesuai kebutuhan; dan sebagainya.
b. Petugas arsip bertanggung jawab atas pencatatan dan penyimpanan semua surat masuk dan keluar.
c. Pembuat surat bertanggung jawab atas pembuatan konsep surat keluar.
d. Penerima tamu bertanggung jawab alas pelayanan terhadap tamu dan menerima telepon.
e. Petugas keuangan/kasir bertanggung jawab atas pengelolaan kas dan pembukuannya secara cermat.

 

Syarat-Syarat Personal Kantor
Setiap personel kantor perlu memenuhi syarat-syarat sesuai dengan bidang tugas dan pekerjaannya. Secara umum, syarat-syarat personel kantor adalah sebagai berikut.

 

a. Syarat Pengetahuan
Personel kantor harus dapat melakukan penggolongan/klasifikasi berdasarkan kriteria tertentu. la perlu menguasai matematika sederhana, tata bahasa Indonesia, dan sebaiknya pula bahasa lnggris secukupnya. Syarat pengetahuan ini antara lain dapat dijamin, meskipun tidak selalu, oleh bekal pendidikan yang telah dicapai oleh personel yang bersangkutan, misalnya SLTP, SMU, SMK, diploma. atau sarjana.

 

b. Syarat Keterampilan
Sekurang-kurangnya personel kantor harus dapat membaca dan menulis dengan cukup baik. Keterampilan dasar lain yang umumnya dituntut juga adalah mengetik. Dengan berkembangnya teknologi. kemampuan menggunakan aplikasi komputer juga semakin banyak dituntut, khususnya aplikasi pengolah kata dan pengolah data. Selain itu, personel kantor perlu memiliki kemampuan melaksanakan pekerjaan secara cermat, teliti, dan berhasil, sesuai dengan standar atau prosedur yang telah ditentukan dalam bidangnya.

 

c. Syarat Kepribadian
Kepribadian setiap orang tentu saja unik dan berbeda-beda. Akan tetapi, ada unsur-unsur sikap yang umum. yang idealnya dimiliki oleh personel kantor, yakni

(1) loyalitas, yaitu kesetiaan terhadap organisasi dan pekerjaannya; 

(2) dapat menyimpan rahasia, terutama karena pekerjaannya banyak berkaitan dengan informasi-informasi penting dan rahasia perusahaan;

 (3) ketekunan dan kerajinan;

 (4) kerapian.

 

Perangkat Kerja Personel Kantor
Agar personel kantor dapat menjalankan tugasnya dengan sebaik mungkin dan sesuai dengan tujuan yang hasil diharapkan, mereka perlu diberi perlengkapan kerja yang memadai, antara lain meja, lemari arsip, kursi, alat tulis, mesin tik, komputer, kop surat, formulir-formulir, korektor (tipp-ex), penjepit kertas, stapler, buku agenda, penggaris, dan sebagainya.

Sebaiknya juga disediakan berbagai pedoman untuk dijadikan rujukan pada saat personel kantor menjalankan tugasnya. Beberapa pedoman tugas personel kantor yang biasanya diperlukan adalah:

a. bagan organisasi;
b. tugas-tugas pekerjaan;
c. tugas-tugas kerumahtanggaan
d. tata cara menelepon;
e. tata cara pelayanan tamu;
f. contoh-contoh bentuk surat dan memo;
g. daftar penyimpanan semua berkas beserta letaknya;
h. daftar alamat dan nomor telepon karyawan dan relasi;
i. peraturan keamanan dari perusahaan;
j. prosedur mengurus perjalanan dan penginapan di hotel:
k. jadwal rapat/pertemuan dan prosedur pengurusannya;
l. prosedur pengunlisan pengeluaran uang;
m. prosedur pemesanan perlengkapan barang;
n. pedoman tata bahasa dan penggunaan tanda baca.

Dengan perlengkapan yang memadai dan dengan berbagai pedoman yang praktis itu, personel kantor mengetahui persis apa yang harus dilakukannya dan bagaimana menjalankannya dengan cara sebaik mungkin.