TATA RUANG KANTOR

TATA RUANG KANTOR 

Tata ruang kantor menjadi satu hal yang juga penting dilakukan agar dapat memberi rasa nyaman bagi para pekerja sehingga pekerjaan dapat dilakukan dengan lancar tanpa hambatan. Penataan ini ruang kantor ini menyangkut pengaturan tempat kerja, peralatan kantor dan berbagai perlengkapannya.

Secara umum tata ruang kantor dapat dibagi menjadi dua, yakni tata ruang kantor terbuka dan tata ruang kantor tertutup. Tata ruang kantor terbuka biasanya dalam satu kantor bisa diisi oleh banyak orang sekaligus yang terbagi dalam beberapa divisi tanpa batas/sekat yang terlalu jelas. Sedangkan tata ruang kantor tertutup seringkali antara pegawai satu dengan yang lainnya dipisahkan oleh pembatas, bisa berupa pembatas sketsel, tembok, atau yang launnya.

Meskipun secara garis besar tata ruang kantor terdiri dari dua macam, namun Sedarmayanti (2009: 128) berpendapat bahwa kedua jenis tata ruang tersebut masih dapat dibedakan lagi menjadi empat macam tata ruang kantor, yaitu :

1. Tata ruang kantor tertutup / berkamar (cubicel type offices)

Merupakan tata ruang kantor dimana masing-masing orang atau divisi dalam kantor dipisahkan melalui sekat-sekat maupun tembok sehingga ruang kerja terdiri dari kamar-kamar privat untuk melakukan berbagai aktivitas pekerjaannya.

Bentuk dari ruang kantor ini bisa tertutup penuh hingga bagian plafon, ada yang hanya dibatasi oleh sekat separo badan maupun sekat setinggi manusia. Beberapa kantor dengan tata ruang tertutup ada yang memiliki pintu dan ada juga yang tak berpintu. Untuk kantor yang tidak berpintu sekat difungsikan untuk membatasi padangan mata agar dalam melakukan pekerjaan bisa lebih fokus.

Membuat kantor dengan tata ruang tertutup, bagai para pegawai yang bekerja didalamnya memiliki beberapa keuntungan. Keuntungan tersebut diantaranya adalah :

• Dapat menjamin konsentrasi kerja karena pandangan dibatasi oleh sekat;
• Memiliki privasi yang tinggi sehingga pekerjaan yang bersifat rahasia dapat terjamin kerahasiaanya;
• Ruang kerja masing-masing divisi dapat dibedakan, dapat menjaga status masing-masing jabatan, dan terpeliharanya kewibawaan pimpinan;
• Kebersihan kerja lebih terjamin karena masing-masing orang memiliki tanggung jawab atas ruang yang ia gunakan.

Selain beberapa keuntungan yang sudah disebutkan diatas, dengan menggunakan tata ruang kantor tertutup juga memiliki kelemahan dan kerugiannya, yaitu :

• Karena adanya sekat pembatas, menyebabkan komunikasi antar pegawai tidak dapat dilakukan secara langsung;
• Membutuhkan biaya lebih besar, mulai dari pembelian sekat, biaya pemeliharaan ruangan, pengaturan cahaya, dan biaya pembelian peralatan dan perlengkapan kantor lainnya;
• Pemakaian ruangan tidak fleksibel jika suatu saat ada perubahan tempat maupun saat terjadi perombakan organisasi;
• Kondisi kantor yang tertutup dapat mempersulit pengawasan;
• Membutuhkan ruang yang lebih luas untuk menata semua peralatan dan perlengkapan kantor.

2. Tata ruang kantor terbuka (open plan offices)

Tata ruang kantor terbuka adalah ruangan kerja yang didalamnya terdapat banyak karyawan maupun divisi kerja yang tidak dipisahkan oleh pembatas apapun sehingga ruang kerja terlihat cukup luas. Ruang kerja seperti ini biasanya karyawan dapat menempati satu meja khusus dan bisa juga dalam satu meja bisa ditempati oleh beberapa karyawan sekaligus. (Baca juga : Fungsi Kantor Dalam Membanguan Usaha)

Menggunakan tata ruang kantor yang terbuka memiliki beberapa keuntungan dan kerugian. Keuntungan jika menggunakan tata ruang kantor ini diantaranya adalah :

• Pimpinan lebih mudah melakukan pengawasan terhadap kinerja masing-masing karyawan;
• Mempermudah pengaturan cahaya karena dalam satu ruang tidak membutuhkan penerangan yang banyak sebagaimana tata ruang kantor tertutup;
• Sirkulasi udara bisa lebih baik dan dapat diatur dengan mudah karena tidak terlalu banyak sekat maupun tembok permanen;
• Dekorasi kantor bisa dibuat dengan mudah karena tidak terlalu banyak pernak-pernik yang dibutuhkan;
• Lebih fleksibel jika suatu saat dibutuhkan perubahan tata ruang;
• Komunikasi antar karyawan bisa lebih mudah karena tidak ada pembatas
• Dapat dilakukan penyeragaman kerja dan mempermudah dalam pembagian peralatan kerja;
• Lebih menghemat biaya, dan lain-lain.

Meskipun tata ruang kantor terbuka memiliki banyak kelebihan dan keuntungannya, namun dengan tata ruang ini juga memiliki beberapa kerugian, diantaranya adalah :

• Para karyawan lebih sulit untuk fokus dalam melakukan pekerjaannya;
• Suasana kerja berpotensi gaduh dan bising karena masing-masing orang bisa ngobrol dan bersenda gurau;
• Batas kedudukan antara pimpinan dan bawahan tidak jelas;
• Kerahasiaan pekerjaan tidak terjamin karena masing-masing orang dapat memantau pekerjaan orang lain;
• Kondisi kantor bisa terlihat kurang rapi jika banyak tumpukan berkas yang tidak ditata dengan baik.

3. Tata ruang kantor berhias/berpanorama (landscape offices)

Tata ruang kantor berhias adalah ruang kerja yang dihiasi oleh berbagai elemen hias untuk mempercantik ruangan kantor. Beberapa elemen hias ini bisa berupa tanaman hidup, tanaman sintetis, maupun bahan dekorasi lain seperti kain, sterofoam, gabus dan lain sebagainya.

Beberapa perusahaan membuat tata ruang kantor berhias ini dalam bentuk seperti lingkunganoutdoor dimana di dalam kantor tersebut terdapat pemandangan alam yang terbuka sehingga dapat menciptakan lingkungan kerja yang lebih nyaman dan segar.

Keuntungan menggunakan tata ruang kantor ini adalah :

• Suasana kerja dalam kantor lebih nyaman sehingga para pegawai lebih betah dalam kantor;
• Suasana yang nyaman dapat meminimalisir ketegangan syaraf dalam bekerja;
• Dapat menghindari kebisingan dan kegaduhan saat bekerja;
• Produktivitas kerja dapat meningkat karena dalam melakukan pekerjaan bisa dilakukan lebih efektif dan efisien.

Beberapa kerugian yang mungkin terjadi jika menggunakan tata ruang kantor ini adalah :

• Membutuhkan biaya yang besar untuk mendesain dan membuat dekorasinya;
• Biaya pemeliharaan cukup tinggi;
• Membutuhkan tenaga ahli yang dapat menciptakan suasana yang sesuai harapan.

4. Tata ruang kantor gabungan

Tata ruang kantor gabungan adalah ruang kantor yang terdiri dari gabungan antara beberapa bentuk ruang kantor tertutup, ruang kantor terbuka, dan ruang kantor berhias. Tata ruang kantor gabungan ini banyak digunakan karena dari ketiga bentuk ruang kantor yang telah disebutkan diatas mempunyai kerugiannya masing-masing. Dengan menggabungkan berbagi unsur yang terbaik, maka kondisi kantor gabungan bisa menjadi pilihan untuk menciptakan suasana kantor yang lebih kondusif.