Seorang sekretaris yang berorientasi global harus Menampilkan Citra perusahaan karena Citra
perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi. Dikarenakan sekretaris adalah tangan kanan atasannya, maka sekretaris juga harus menampilkan citra
perusahaan yang baik. Selain itu seorang sekretaris harus
ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya baik
kepada atsannya saja tapi juga harus baik kepada relasi dan
kawan sekantor. Sebagai tangan kanan dan selalu mendapat kepercayaan dari atasannya, Sekretaris harus pandai menjaga rahasia
perusahaan maupun rahasia pribadi atasannya tersebut.
Sekretaris
bukan hanya harus pandai berdandan, tapi seorang sekretaris juga harus up date terhadap kemajuan teknologi
misalnya teknologi informasi. Accounting dan pembukuan juga harus dikuasai oleh
seorang sekretaris agar bisa melakukan pembukuan kantor. Menguasai bahasa asing
adalah nilai tambah yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris. Karena
biasanya sekretaris selalu diminta atasannya untuk bertemu
dengan relasi yang berasal dari luar negeri.
Seorang sekretaris setiap harinya berkomunikasi dengan tamu- tamu dengan
berbagai tingkatan atau golongan. Untuk itu seorang sekretaris harus mampu
berkomunikasi dengan baik dan menguasai bahasa Indonesia dan beberapa bahasa
asing dengan baik. Ia pun dituntut untuk memilih kata dan menyususn kalimat
secara baik dan jelas, menyenangkan semua pihak yang berkomunikasi dengannya.
Untuk meningkatkan kualitas seorang pemimpin harus meningkatkan kualitas berkomunikasi dengan meningkatkan bahasa yang dimiliki seperti bahasa
Inggris atau bahasa asing lainnya sehingga dapat berkomunikasi dengan tamu-
tamu tingkat eksekutif, agar seorang sekretaris mampu membantu pimpinan dalam
bernegosiasi. Adapun kriteria komunikasi yang efektif
adalah sebagai berikut :
a. Penerima mengerti atau memahami isi pesan
b. Penerima dapat menerima atau menyetujui
isi pesan
c. Penerima mengadakan suatu tindakan (aksi),
sesuai dengan yang dikehendaki oleh pengirim.
Dalam menghadapi atasannya seorang
sekretaris yang profesional harus mempelajari karakter dari pimpinannya tidak salah dalam bertindak dan mengambil
keputusan. Seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik yaitu dalam
hal berbicara, makan, duduk, dsb. Karena itu sangat berkaitan dengan citra
perusahaan. Kadang sekretaris diminta untuk menemani atasan untuk melakukan
presentasi menggantikan sang atasan. Karena itulah sekretaris harus bisa
belajar berbicara di depan publik atau
pada saat meeting. Seorang sekretaris profesional harus memiliki karakteristik dimana ia
harus menjadi orang metodis,
dengan mata yang bagus untuk hal detail, pengorganisasi yang baik, dengan pikiran
yang tertib, membawa ke objektivitas ke proses, Segera berurusan dengan korespondensi.
Pada zaman era globalisasi, sekretaris harus
mengembangkan diri mengikuti perkembangan Ilmu pengetahuan dan
teknologi. Untuk menjadi sekretaris yang profesional harus dapat mengikuti
perkembangan zaman sehingga mampu dapat mengatasi perubahan dan dapat bekerja
semaksimal mungkin untuk menghadapi dunia kerja seorang sekretaris dengan daya
saing yang semakin maju.
Adapun pengetahuan dan wawasan yang harus diketahui oleh seorang
sekretaris adalah sebagai berikut :
a. Pengetahuan akan bidang usaha tempat kita
bekerja
b.
Pengetahuan akan produk dari perusahaan
c.
Pengetahuan akan Rekanan bisnis pimpinan
d.
Pengetahuan akan pesaing dari perusahaan
Ada banyak cara yang dapat diakukan untuk menambah wawasan dan
pengetahuan diantaranya adalah :
a. Banyak membaca dan mengikuti perkembangan
dari berita-berita surat kabar dan media elektronik
b. Banyak mengikuti forum, workshop, seminar,
pelatihan, kursus, diskusi,
c. Dan juga belajar menuangkan isi pemikiran
kita dalam bentuk tulisan
Disamping kecerdasan intelektual,seorang sekretaris juga perlu
memperhatikan kecerdasan logika dalam emosi kita, diantaranya yaitu :
a. Meningkatkan profesionalisme kerja dan
lingkungan kerja yang nyaman
b. Mampu menggunakan emosi secara efektif
untuk mencapai tujuan (pengendalian emosi)
c.
Memahami emosi orang lain
Sekretaris bertugas mencarikan dan
menyajikan informasi kepada pimpinanya. Untuk itu ia harus pandai menggali
informasi dari berbagai sumber, lalu menginterpretasikan sehingga dapat memilih informasi yang di nilai bermanfaat untuk disajikan kepada pemimpin. Sekretaris profesional harus mampu berpikir untuk
mengidentifikasi sebab dan akibat setiap kali menghadapi masalah dan dapat
mencari solusinya dengan tepat. Sehingga pimpinan tidak perlu terus menerus menuntun
dan membimbing sekretaris, namun cukup mendelegasikan setiap penugasan kepada
sekretaris dan sekretaris yang bersangkutan mampu menyelesaikan tugasnya secara baik . Pimpinan cukup memberi instruksi kepada sekretaris secara garis besar dan
memberi delegasi secukupnya, selanjutnya menjadi tanggung jawab sekretaris
untuk menindak lanjuti, termasuk memecahkan masalah yang dihadapi dalam setiap
menyelesaikan tugasnya.
Seorang sekretaris harus mempunyai kemampuan dalam mengembangkan skill Human Relations Penjabarannya adalah sebagai berikut :
1. Team Work : mampu bekerja sama dalam team Tidak
boleh menganggap diri lebih hebat, meremehkan orang lain, menutup mata pada
keberhasilan dan kelebihan orang lain.
2.
Positif
Thinking, Komponen
yang positif pada first impression :
1. Sebut
nama lawan bicara Anda
2.
Sambut
tamu di pintu ruang Anda
3. Tersenyum
ketika berjumpa dengan tamu
4. Salam
dan mengulurkan tangan
5. Jangan
bicara terlalu pelan / keras
6. Tunjukkan
keramahan kepada setiap orang
3. Good reminder, Dalam hal ini lebih tertuju kepada
Schedule pimpinan, hari ulang tahun pimpinan, karyawan, dan juga rekan bisnis.
4. Discrete, Tidak mudah membicarakan masalah seseorang
/ perihal yang diketahui kepada orang lain yang tidak berkepentingan
5. Tactful, Bijaksana dan berhati-hati dalam memilih
kata atau berkomentar saat berhubungan dengan pimpinan ataupun orang lain.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar