PENGERTIAN ADMINISTRASI PERKANTOTAN

Pengertian Administrasi Perkantoran menurut Para Ahli

Pengertian Administrasi Perkantoran inilah pengertian administrasi perkantoran yang sering dijadikan sebagai referensi karena pengertian administrasi perkantoran ini berasal dari pendapat para ahli. Sebagian besar literatur telah menggunakan istilah adiministrasi perkatoran dan manajemen perkantoran dengan memiliki pengertian yang sama. Hal tersebut telah dipertegas dengan adanya pernyataan dari PBB pada tahun 1969 bahwa keduanya memiliki pengertian yang sama, meskipun istilah administrasi itu lebih banyak dipakai dalam hal-hal yang berkaitan dengan negara, sedangkan untuk manajemen lebih banyak berkaitan dengan suatu perusahaan. Nah adapun beberapa pengertian administrasi perkantoran menurut para ahli yaitu:

-) Pengertian Administrasi Perkantoran menurut Para Ahli

Menurut WH EVANS pada tahun 1963, menerangkan bahwa administrasi perkatoran adalah fungsi yang berkaitan dengan manajemen dan pengarahan semua tahap pengoperasian perusahaan tentang adanya pengolaan bahan keterangan, ingatan, dan komunikasi organisasi.

Menurut Arthur Grager pada tahun 1958, administrasi perkantoran adalah memiliki fungsi pada tata penyelenggaraan terhadap pelayanan dan komunikasi warkat dari sebuah organisasi.

Menurut George Terry pada tahun 1966, menerangkan bahwa administrasi perkantoran adalah suatu perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan sebuah perkantoran serta menjadi penggerak kepada mereka yang menjalankannya agar tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai.

Menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson pada tahun 1950, mengatakan bahwa administrasi perkantoran merupakan cabang ilmu manajemen yang berbicara pada pelaksanaan pekerjaan dalam perkatoran secara efisien, dimana, dan kapan pekerjaan itu mesti dilakukan.

Menurut Institute of Administrative management di pertengahan 1990 an, menyebutkan bahwa manajemen perkantoran merupakan salah satu cabang ilmu manajemen yang berfokus di layanan untuk bisa memperoleh, mencatat dan menganalisis segala informasi baik itu merencanakan maupun mengkomunikasikannya yang berguna dalam mengamankan suatu aset organisasi serta mempromosikan layanan administrasi tersebut secara sendiri dalam mencapai tujuan organisasi.

Dari pengertian administrasi perkantoran diatas maka dapat disimpulkan bahwa manajemen perkantoran adalah suatu rangkaian tindakan dalam merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi dan mengendalikan sampai menyelenggarakan dengan tertip pada pekerjaan administrasi perkantoran (Quible, 2001) untuk bisa menunjang pada tercapainya tujuan organisasi tersebut.

Adapun fungsi administrasi perkantoran yaitu sebagai berikut;
– Fungsi rutin, yaitu suatu fungsi administrasi perkantoran yang membutuhkan pemikiran minimal yang mencakup pada pengarsipan, penggandaan dan lain-lain. Biasanya fungsi rutin dilakukan oleh para staf administrasi yang mesti bertanggung jawab atas aktivitas administrasi dalam sehari-hari.

– Fungsi Teknis, yaitu suatu fungsi yang memerlukan pendapat, keputusan dan keterampilan dalam perkantoran yang memadai, semisal mengetahui penggunaan beberapa software. Fungsi teknis ini terkadang dilakukan oleh para staf administrasi yang berada dalam departemen Teknologi Informasi.

– Fungsi Analisis, yaitu fungsi pada administrasi perkantoran yang memerlukan pemikiran yang kreatif dan kritis dengan disertai oleh adanya kemampuan dalam mengambil keputusan seperti dalam membuat dan menganalisasi suatu laporan maupun dalam membuat keputusan untuk pembelian. Fungsi analisis ini biasanya akan dilakukan oleh seorang asesiten manajer yang punya tanggung jawab dalam mendukung keputusan yang dibuat oleh atasannya.

– Fungsi Interpersonal, yaitu fungsi pada administrasi perkantoran yang membutuhkan suatu penilaian dan analisis menjadi dasar dalam mengambil keputusan serta keterampilan yang berkaintan dengan orang lain semisal mengoordinasikan kepada tim proyek. Fungsi interpersonal ini terkadang dilakukan oleh para staf administrasi sebagai jenjang karir sebelum naik jabatan menjadi manajer dalam suatu organisasi.

– Fungsi Manajerial, yaitu fungsi administrasi perkantoran yang memerlukan perencanaan, pengoraganisasi, pemotivasian dan pengukuran semisal pembuatan anggaran, staffing dan bertanggung jawab mengevaluasi karyawan. Biasanya untuk fungsi manajerial akan dilakukan oleh para staf yang setingkat dengan manajer yang akan bertanggung jawab akan pelaksanaan sistem dan prosedur dalam administrasi suatu organisasi.

-) Tujuan administrasi perkantoran

Adapun tujuan dari administrasi perkantoran yaitu:
– Menangani segala keluhan dari pelanggan atau pertanyaan yang berasal dari pelanggan mengenai prosedur dan kebijakan.
– Mengawasi segala pekerjaan kantor dan administrasi untuk dapat memastikan adnaya kepatuhan terhadap ditegakkannnya standar kualitas, tenggat waktu dan adanya prosedur yang tepat.
– Memberikan karyawan suatu bimbingan dalam menangani segala permasalahan yang sulit atau rumit atau didalam menyelesaiakan suatu perselisihan.
– Menerapkan suatu kebijakan dalam perusahaan atau departemen dan memberikan standara pelayanan didalam hubungannya dengan manajemen.
– Mendiskusikan suatu masalah prestasi kerja kepada karyawan untuk bisa mengidentifikasi penyebab dan segala permasalahan dan berusaha untuk dapat menyelesaikan permasalahan tersebut.
– Melatih atau memberikan perintah kepada karyawan untuk menjalankan tugas atau kerjaan.
– Membuat laporan yang berhubungan dengan adanya kegiatan seperti penggajian, produksi atau pengiriman yang bertujuan untuk memverifikasi dan memantau kegiatan kerja dan berupaya mengevaluasi kinerja.
– Merekrut karyawan, wawancara dan memlihnya.
– Menafsirkan dan berupaya mengomunikasikan segala prosedur kerja dan kebijakan perusahaan kepada para staff.