PENGERTIAN, TUJUAN DAN FUNGSI KANTOR

Pengertian Kantor 

Secara etimologis kantor berasal dari Belanda: “kantoor”, yang maknanya: ruang tempat bekerja, tempat kedudukan pimpinan, jawatan instansi dan sebagainya. Dalam bahasa Inggris “office” memiliki makna yaitu: tempat memberikan pelayanan (service), posisi, atau ruang tempat kerja.

 

Pengertian kantor dapat dibedakan menjadi 2, yaitu kantor dalam arti dinamis dan kantor dalam arti statis

Kantor dalam arti dinamis merupakan proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan penyampaian/ pendistribusian data/informasi. Atau dapat dikatakan kantor dalam arti dinamis merupakan kegiatan ketatausahaan atau kegiatan administrasi dalam arti sempit.
Sedangkan kantor dalam arti statis bisa berarti Ruang kerja, kamar kerja, markas, biro, instansi, lembaga, jawatan, badan, perusahaan, serta tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan penyampaian/pendistribusian data/informasi.

Pengertian Kantor menurut para Ahli

1. Menurut Moekijat(1997:3), kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha, dengan nama apapun juga tempat tersebut mungkin diberikan 
2. Prajudi Atmosudirjo (1982:25),kantor adalah unit organisasi terdiri atas tempat, staf personel dan operasi ketatausahaan guna membantu pimpinan. 
3. Kallaus dan Keeling, office is a function where interdependent system of technology, procedures, and people are at work to manage one of the firm’s most vital resources-information 
4. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia kantor adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan atau juga disebut tempat bekerja.
   Dari definisi-definisi diatas dapatlah ditarik kesimpulan bahwa kantor dalam arti dinamis adalah tempat diselenggarakannya kegiatan tata usaha di mana terdapat ketergantungan system antara orang, teknologi, dan prosedur untuk menangani data dan informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan, sampai menyalurkannya. Didalam kantor selalu diisi dengan Aktifitas Kantor. maka saya sarankan membaca artikel sebelumnya tentang Aktifitas Kantor  
   Tujuan Kantor

Tujuan Kantor 
adalah memberikan sebuah sistem pelayanan berupa komunikasi dan perekaman/pemyimpanan.

Fungsi Kantor
Kantor mempunyai beberapa fungsi di antaranya, yaitu menerima informasi,merekam informasi,mengatur informasi,memberi informasi dan melindungi aset/harta. Untuk lebih jelasnya simak uraian berikut mengenai beberapa fungsi kantor.

1.Menerima Informasi

salah satu fungsi kantor yang pertama adalah untuk menerima segala macam bentuk  nformasi,seperti surat,panggilan telepon,pesanan,faktur,dan juga semua laporan tentang segala macam kegiatan bisnis. Selain menerima informasi yang masuk,kantor juga memiliki fungsi untuk memperoleh informasi secara lebih lanjut yang nantinya mungkin akan diminta oleh manajemen.

2.Merekam Informasi

fungsi kantor yang kedua yaitu untuk merekam/menyimpan informasi agar informasi tersebut dapat sesegera mungkin disiapkan apabila pihak manajemen memintanya. Rekaman atua record semua informasi harus disimpan untuk kepentingan hukum atau sebagai sebuah alat bukti. Disamping itu,rekaman/record juga disimpan untuk memenuhi kebutuhan sebuah manajemen dalam melakukan perencanaan dan pengendalian pada perusahaan.

3.Mengatur Informasi

Kantor berfungsi untuk mengatur segala macam bentuk dari sebuah informasi dengan cara yang sistematis agar informasi tersebut dapat dimanfaatkan/digunakan  oleh pihak yang membutuhkan secara maksimal. Sebagai Contoh, laporan dari sebuah kegiatan promosi yang dilakukan oleh pihak perusahaan dengan cara menyajikan informasi dengan jelas dan dapat dibaca dengan baik. Laporan tersebut dibuat oleh pihak yang menggunakan informasi atau data yang sudah diatur secara sistematis didalam kantor.

4.Memberi Informasi

Kantor berfungsi untuk memberikan informasi kepada pihak yang membutuhkan. Apabula pihak manajemen meminta informasi,kantor memberikan informasi yang dibutuhkan berdasarkan data yang telah diterima,dihimpun,diatur dan disimpan. Sebagian informasi yang disajikan dapat bersifat rutin dan sebagian yang lain dapat bersifat khusus atau insidental. Informasi juga dapat diberikan secara lisan atau tertulis.

5.Melindungi Aset/Harta

Disamping yang fungsi yang lainnya, Kantor juga memiliki fungsi untuk melindungi aset atau harta. Segala macam bentuk informasi/data yang diterima oleh kantor adalah sebuah aset atau harta dari kantor tersebut. Kantor tidak akan berfungsi sepenuhnya jika dibatasi pada fungsi menerima,merekam,mengatur dan memberi informasi saja. Kantor juga harus dapat melindungi aset atau harta (informasi atau data),baik tepat penyimpanannya, maupun isi dari informasi atau data tersebut sehingga benar benar digunakan untuk kepentingan perusahaan dan informasi tidak jatuh kepada pihak pihak yang tidak bertanggung jawab.

KANTOR SECARA STATIS DAN DINAMIS

Pengertian Kantor secara statis dan dinamis

Pengertian Kantor secara statis dan dinamis merupakan materi yang sangat dibutuhkan dalam bidang perkantoran. Anda harus mengetahui istilah statis dan dinamis karna ruang lingkup kantor sangat luas dan punya banyak makna. Kualitas gedung, termasuk didalamnya pendingin gedung/pemanas, ventilasi, tangga/lift, air, kebersihan dan faktor-faktor lain yang bisa mempengaruhi image organisasi/perusahan. Dekat dengan pusat industri/bisnis. Di kota-kota besar kantor-kantor dipusatkan di suatu daerah yang dekat aksesnya dengan pusat-pusat industri. Hal ini akan sangat membantu dan memudahkan konsumen melakukan transaksi atau berhubungan dengan perusahaan/organisasi yang bersangkutan.

Citra Lingkungan, gedung dan kantor yang terletak pada tempat (lingkungan) dengan reputasi baik akan memberikan suatu keuntungan tersendiri bagi perusahaan/organisasi yang bersangkutan, karena dapat pula meningkatkan image perusahaan/organisasi tersebut.

Pengertian Kantor 

Pengertian Kantor secara statis dan dinamis Secara etimologis kantor berasal dari Belanda: “kantoor”, yang maknanya ruang tempat bekerja, tempat kedudukan pimpinan, jawatan instansi dan sebagainya. Dalam bahasa Inggris “office” memiliki makna yaitu: tempat memberikan pelayanan (service), posisi, atau ruang tempat kerja. Pengertian kantor dapat dibedakan menjadi 2, yaitu kantor dalam arti Dinamis Dan Kantor Dalam Arti Statis.Kantor dalam Arti Dinamis Merupakan Proses Penyelenggaraan Kegiatan Pengumpulan, Pencatatan, Pengolahan, Penyimpanan, Dan Penyampaian/ Pendistribusian Data/Informasi. Atau dapat dikatakan kantor dalam arti dinamis merupakan kegiatan ketatausahaan atau kegiatan administrasi dalam arti sempitSedangkan kantor dalam arti statis  berarti Ruang kerja, kamar kerja, markas, biro, instansi, lembaga, jawatan, badan,  perusahaan, serta tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan penyampaian/pendistribusian data/informasi. Selain pengertian-pengertian tersebut, ada beberapa pengertian kantor secara statis menurut beberapa ahli diantaranya yaitu :

Pengertian kantor menuru para ahli
Menurut Moekijat(1997), kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha, dengan nama apapun juga tempat tersebut mungkin diberikan.

Prajudi Atmosudirjo (1982), kantor adalah unit organisasi terdiri atas tempat, staf personel dan operasi ketatausahaan guna membantu pimpinan.

Kallaus dan Keeling, office is a function where interdependent system of technology, procedures, and people are at work to manage one of the firm’s most vital resources-information.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia kantor adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan atau juga disebut tempat bekerja.

Pengertian Kantor secara statis dan dinamis Dari definisi-definisi diatas dapatlah ditarik kesimpulan bahwa kantor dalam arti dinamis adalah tempat diselenggarakannya kegiatan tata usaha di mana terdapat ketergantungan system antara orang, teknologi, dan prosedur untuk menangani data dan informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan, sampai menyalurkannya.

Kantor Modern

Modern dalam hal ini bukan berarti gedung mewah atau pegawai dengan pakaian rapi. Modern yang dimaksud dalam hal ini dapat dilihat dari bagaimana prinsip-prinsip pelaksanaan kerjanya. Suatu kantor disebut modern jika setiap aktivitas telah diperhitungkan secara rasional sesuai kebutuhan kantor.  

ciri-ciri kantor dapat dilihat dari segi sarana dan prasarana yang digunakan. Diantaranya adalah :

• Punya bangunan dan tata ruang yang baik serta modern
• Seluruh sitem administrasinya dibangun berbasis Teknologi Informasi (TI) sehingga pelaksanaan pekerjaan lebih efisien, aman, dan akurat
• Perlengkapan kantor sesuai dengan keperluan terkini, misalnya komputer

Gedung kantor  

Menurut Quible (1996), menyatakan ada 3 faktor perlu dipertimbangkan menentukan lokasi kantor, antara lain:

Faktor Keuangan

Termasuk disini adalah nilai secara ekonomis, apakah disewa, dibeli, leasing dengan kelebihan serta kekurangan masing-masing pilihan.

Faktor Operasional

Kemudahan operasi kegiatan perusahaan/organisasi, kemudahan berhubungan dengan konsumen, produsen, akses dan lain sebagainya.

Faktor Karyawan

Berhubungan dengan ketersediaan tenaga kerja skill dan unskill, tempat tinggal karyawan, mobilitas dan lain-lain.

Sedangkan Moekijat (1989), menyebutkan bahwa faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam menentukan lokasi kantor sbb:

Letak, meliputi dekatnya dengan fasilitas transportasi, fasilitas bank, kantor pos, rumah makan, pasar, para pelanggan dan sebagainya.

Kelayakan, meliputi ukuran luas lantai untuk sekarang dan perubahan atau perkembangan di masa yang akan datang.

Pertimbangan keuangan, meliputi biaya modal dan biaya pemeliharaan serta biaya penggantian gedung –gedung lama.

Fisik, meliputi alat untuk naik turun digedung bertingkat, alat pemanas, pendingin ruangan,penerangan dan sebagainya.

Selain itu, Saphier menambahkan bahwa tujuan perusahaan, nilai aestetic, fasilitas dan biaya   menjadi faktor pendukung lainnya.

Faktor Bangunan Gedung Kantor

Faktor-faktor yang harus diperhatikan  pada bangunan gedung kantor yaitu:

• Syarat Administratif
• Konstruksi gedung
• Kesehatan
• Keamanan
• Keindahan/Desain Interior

DEFINISI MANAJEMEN PERKANTORAN

Pengertian atau Definisi Manajemen Perkantoran Menurut Para Ahli 

Pengertian manajemen perkantoran menurut para ahli, adalah sebagai berikut :

1. Menurut Arthur Grager

Manajemen Perkantoran adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat dari suatu organisasi. 

2. Menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson

Manajemen Perkantoran sebagai sesuatu fungsi adalah cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, bilamana dan dimanapun pekerjaan itu harus dilakukan.

3. Menurut Hal Nourse

Manajemen Perkantoran tidak hanya mencakup fungsi-fungsi pelayanan perkantoran, melainkan juga bidang-bidang mengenai kontrol fungsional dan pengarahan administratif terhadap kebanyakan pekerjaan kertas dan tulis.

4. Menurut Edwin Robinson

Manajemen Perkantoran berkenaan dengan pengarahan dan pengawasan terhadap pekerjaan perkantoran.

5. Menurut William Spriegel dan Ernest Davies

Manajemen Perkantoran adalah pengarahan menyeluruh terhadap aktivitas-aktivitas tulis sebagaimana dibedakan dari aktivitas-aktivitas seperti pengangkutan, kepabrikan, pergudangan dan penjualan.

6. Menurut George Terry

Manajemen Perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta menggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dulu.

PENGERTIAN ADMINISTRASI PERKANTOTAN

Pengertian Administrasi Perkantoran menurut Para Ahli

Pengertian Administrasi Perkantoran inilah pengertian administrasi perkantoran yang sering dijadikan sebagai referensi karena pengertian administrasi perkantoran ini berasal dari pendapat para ahli. Sebagian besar literatur telah menggunakan istilah adiministrasi perkatoran dan manajemen perkantoran dengan memiliki pengertian yang sama. Hal tersebut telah dipertegas dengan adanya pernyataan dari PBB pada tahun 1969 bahwa keduanya memiliki pengertian yang sama, meskipun istilah administrasi itu lebih banyak dipakai dalam hal-hal yang berkaitan dengan negara, sedangkan untuk manajemen lebih banyak berkaitan dengan suatu perusahaan. Nah adapun beberapa pengertian administrasi perkantoran menurut para ahli yaitu:

-) Pengertian Administrasi Perkantoran menurut Para Ahli

Menurut WH EVANS pada tahun 1963, menerangkan bahwa administrasi perkatoran adalah fungsi yang berkaitan dengan manajemen dan pengarahan semua tahap pengoperasian perusahaan tentang adanya pengolaan bahan keterangan, ingatan, dan komunikasi organisasi.

Menurut Arthur Grager pada tahun 1958, administrasi perkantoran adalah memiliki fungsi pada tata penyelenggaraan terhadap pelayanan dan komunikasi warkat dari sebuah organisasi.

Menurut George Terry pada tahun 1966, menerangkan bahwa administrasi perkantoran adalah suatu perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan sebuah perkantoran serta menjadi penggerak kepada mereka yang menjalankannya agar tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai.

Menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson pada tahun 1950, mengatakan bahwa administrasi perkantoran merupakan cabang ilmu manajemen yang berbicara pada pelaksanaan pekerjaan dalam perkatoran secara efisien, dimana, dan kapan pekerjaan itu mesti dilakukan.

Menurut Institute of Administrative management di pertengahan 1990 an, menyebutkan bahwa manajemen perkantoran merupakan salah satu cabang ilmu manajemen yang berfokus di layanan untuk bisa memperoleh, mencatat dan menganalisis segala informasi baik itu merencanakan maupun mengkomunikasikannya yang berguna dalam mengamankan suatu aset organisasi serta mempromosikan layanan administrasi tersebut secara sendiri dalam mencapai tujuan organisasi.

Dari pengertian administrasi perkantoran diatas maka dapat disimpulkan bahwa manajemen perkantoran adalah suatu rangkaian tindakan dalam merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi dan mengendalikan sampai menyelenggarakan dengan tertip pada pekerjaan administrasi perkantoran (Quible, 2001) untuk bisa menunjang pada tercapainya tujuan organisasi tersebut.

Adapun fungsi administrasi perkantoran yaitu sebagai berikut;
– Fungsi rutin, yaitu suatu fungsi administrasi perkantoran yang membutuhkan pemikiran minimal yang mencakup pada pengarsipan, penggandaan dan lain-lain. Biasanya fungsi rutin dilakukan oleh para staf administrasi yang mesti bertanggung jawab atas aktivitas administrasi dalam sehari-hari.

– Fungsi Teknis, yaitu suatu fungsi yang memerlukan pendapat, keputusan dan keterampilan dalam perkantoran yang memadai, semisal mengetahui penggunaan beberapa software. Fungsi teknis ini terkadang dilakukan oleh para staf administrasi yang berada dalam departemen Teknologi Informasi.

– Fungsi Analisis, yaitu fungsi pada administrasi perkantoran yang memerlukan pemikiran yang kreatif dan kritis dengan disertai oleh adanya kemampuan dalam mengambil keputusan seperti dalam membuat dan menganalisasi suatu laporan maupun dalam membuat keputusan untuk pembelian. Fungsi analisis ini biasanya akan dilakukan oleh seorang asesiten manajer yang punya tanggung jawab dalam mendukung keputusan yang dibuat oleh atasannya.

– Fungsi Interpersonal, yaitu fungsi pada administrasi perkantoran yang membutuhkan suatu penilaian dan analisis menjadi dasar dalam mengambil keputusan serta keterampilan yang berkaintan dengan orang lain semisal mengoordinasikan kepada tim proyek. Fungsi interpersonal ini terkadang dilakukan oleh para staf administrasi sebagai jenjang karir sebelum naik jabatan menjadi manajer dalam suatu organisasi.

– Fungsi Manajerial, yaitu fungsi administrasi perkantoran yang memerlukan perencanaan, pengoraganisasi, pemotivasian dan pengukuran semisal pembuatan anggaran, staffing dan bertanggung jawab mengevaluasi karyawan. Biasanya untuk fungsi manajerial akan dilakukan oleh para staf yang setingkat dengan manajer yang akan bertanggung jawab akan pelaksanaan sistem dan prosedur dalam administrasi suatu organisasi.

-) Tujuan administrasi perkantoran

Adapun tujuan dari administrasi perkantoran yaitu:
– Menangani segala keluhan dari pelanggan atau pertanyaan yang berasal dari pelanggan mengenai prosedur dan kebijakan.
– Mengawasi segala pekerjaan kantor dan administrasi untuk dapat memastikan adnaya kepatuhan terhadap ditegakkannnya standar kualitas, tenggat waktu dan adanya prosedur yang tepat.
– Memberikan karyawan suatu bimbingan dalam menangani segala permasalahan yang sulit atau rumit atau didalam menyelesaiakan suatu perselisihan.
– Menerapkan suatu kebijakan dalam perusahaan atau departemen dan memberikan standara pelayanan didalam hubungannya dengan manajemen.
– Mendiskusikan suatu masalah prestasi kerja kepada karyawan untuk bisa mengidentifikasi penyebab dan segala permasalahan dan berusaha untuk dapat menyelesaikan permasalahan tersebut.
– Melatih atau memberikan perintah kepada karyawan untuk menjalankan tugas atau kerjaan.
– Membuat laporan yang berhubungan dengan adanya kegiatan seperti penggajian, produksi atau pengiriman yang bertujuan untuk memverifikasi dan memantau kegiatan kerja dan berupaya mengevaluasi kinerja.
– Merekrut karyawan, wawancara dan memlihnya.
– Menafsirkan dan berupaya mengomunikasikan segala prosedur kerja dan kebijakan perusahaan kepada para staff.

TATA RUANG KANTOR DAN LINGKUNGAN KANTOR

TATA RUANG KANTOR DAN LINGKUNGAN (FISIK) KANTOR

 1. Pengertian Tata Ruang Kantor 

• Menurut Quible (2002), Layout menjelaskan penggunaan ruang secara efektif serta mapu memberikan kepuasan kepada pegawai terhadap pekerjaan yang dilakukan, maupun memberikan kesan yang mendalam bagi si pegawai.
• Menurut Littlefield dan Peterson (1956), layout merupakan penyusunan perabotan dan perlengkapan kantor pada luas lantai yang tersedia. 
• Menurut Terry (1966), layout sebagai proses penentuan kebutuhan akan ruang dan an tentang penggunaan ruangan secara terperinci guna menyiapkan susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu untuk pelaksanaan kerja perkantorandengan biaya yang layak. 

Layout kantor yang efektif akan memberikan manfaat sebagai berikut : 

a. mengoptimalkan penggunaan ruang yang ada secara efektif 

b. mengembangkan lingkungan kerja yang nyaman bagi pegawai 

c. memberikan kesan yang positif terhadap pelanggan perusahaan 

d. menjamin efisiensi dari arus kerja yang ada 

e. meningkatkan produktivitas kerja pegawai 

f. mengantisipasi pengembangan organisasi di masa depan dengan melakukan perencanaan layout yang fleksibel. 

Lebih lanjut, Gustafsson (2002) menyarankan bahwa dalam perencanaan layout organisasi seharusnya memperhatikan tren pekerjaan di masa depan, yaitu : 

• Pekerjaan berbasis tim (work-based teams). Dewasa ini penggunaan tim menjadi andalan organisasi dalam beradaptasi dengan lingkungan yang berubah secara dinamis. Dengan karakter utama yang dinamis, kantor berkonsep terbuka dan pengoptimalan penggunaan ruang rapat harus dipertimbangkan oleh organisasi dalam perencanaan layout. 
• Telecommuting. Meningkatnya tren pegawai yang melaksanakan pekerjaannya di rumah atau tempat yang bukan kantor “formal”. Walaupun kebutuhan akan ruanga kantor dapat diminimalisir, namun perlu dipertimbangkan di mana pegawai yang dimaksud pada saat akan menghabiskan waktunya di kantor karena atasan sedang mengajak rapat mingguan atau bulanan. Jadi ruangan bersama yang dapat dibagi dengan telecommuter harus tetap disediakan. 
• Hoteling. Semakin banyaknya pegawai yang tiap hari berada di lapagan (terutama divisi penjualan) membutuhkan ruangan kantor yang optimal, karena hanya pada saat tertentu mereka datang dan membutuhkan ruangan. 

2. Manfaat Tata Ruang Kantor 

Tata ruang kantor yang baik akan bermanfaat bagi organisasi yang bersangkutan dalam menyelesaikan pekerjaan. Pada pokoknya akan diperoleh keuntungan– keuntungan sebagai berikut : 

a. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena berjalan bolak-balik yang seharusnya tidak perlu. 

b. Menjamin kelancaraan proses pekerjaan yang bersangkutan. 

c. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak–banyaknya. 

d. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui suatu bagian tertentu. 

Dalam menyusun ruang kerja perkantoran, ada beberapa tujuan yang dicapai. Tujuan itu merupakan pula syarat yang seharusnya dipenuhi dalam setiap tata ruang kantor yang baik. Tujuan yang seharusnya dijadikan pedoman ialah :  

a. Pekerjaan di kantor itu dalam proses pelaksanaannya dapat menempuh jarak yang sependek mungkin  

b. Rangkaian aktivitas tata susaha dapat mengalir secara lancar  

c. Segenap ruang dipergunakan secara efisien untuk keperluan pekerjaan  

d. Kesehatan dan kepuasan bekerja para pegawai dapat terpelihara  

e. Pegawasan terhadappekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan 

f. Pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan mendapat kesan yang baik tentang organisasi  

g. Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah sewaktu–waktu diperlukan 

Geoffry dan Mills dan Oliver Standingford menegaskan bahwa berbagai tujuan penyusunan tata ruang yang baik bagi suatu kantor ialah : 

a. Persyaratan peratutan perundang–undangnya dipenuhi 

b. Ruang dipergunakan sampai manfaat yang terbesar  

c. Pelayanan–pelayanan tersedia sepanjang diperlukan tenaga listrik, telepon dan lain–lain 

d. Persyaratan kerja yang baik disediakan bagi setiap orang  

e. Pengawasan dapat melihat para petugas sedang bekerja f. Rasa kesatuan dan kesetiaan terhadap kelompok kerja dipelihara 

g. Komunikasi dan arus kerja diperlancar 

h. Lalu lintas para petugas tata usaha diantara meja dan almari arsip dipisahkan 

i. Saling mengganggu di antara para juru tata usaha dihindarkan 

j. Kebebasan diri dan keamanan diusahakan sepanjang perlu 

3. Asas Tata Ruang Kantor 

Richard Muthler mengemukakan 6 asas mengenai pokok tata ruang pabrik yang terbaik. Walau asas asas diperuntukkan bagi tempat kerja yang tugasnya menghasilkan suatu barang, namun dengan penyesuaian seperlunya dapatlah beberapa diantaranya dijadikan dasar bagi tata ruang kantor. Beberapa asas itu diantaranya ialah :  

a. Asas mengenai jarak terpendek Dengan tidak mengabaikan hal–hal khusus, suatu tata ruang yang terbaik ialah yang memungkinkan proses penyelesaian sesuatu pekerjaan menempuh jarak yang terpendek–pendeknya. Dalam hal ini garis lurus antara 2 titik adalah jarak yang terpendek. Dalam menyusun tempat kerja dan menetapkan alat–alat hendaknya asas ini dijalankan sejauh mungkin. 

b. Asas mengenai rangkaian kerja Dengan tidak mengabaikan hal–hal khusus, tata ruang yang baik adalah yang menempatkan para pegawai dan alat–alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urut–urutan penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan. Asas ini merupakan bagian dari asas mengenai jarak terpendek. Menurut asas ini suatu pekerjaan harus senantiasa bergerak maju dari permulaan dikerjakan sampai selesai dikerjakan, tidak ada gerakan mundur atau menyilang. Hal ini berarti bahwa jalan yang ditempuh harus selalu berbentuk garis lurus. Yang terpenting ialah proses itu selalu mengarah maju ke depan menuju penyelesaian. Bentuknya dapat berupa garis bersiku atau lingkaran atau berbentuk huruf L atau U. 

c. Asas mengenai penggunaan segenap ruang Suatu tata ruang yang baik ialah yang mempergunakan sepenuhnya semua ruang yang ada. Ruang itu tidak hanya yang berupa luas lantai saja (ruang datar). Melainkan juga ruang yang vertikal ke atas maupun ke bawah. Jadi di mana mungkin tidak ada ruagn yagn dibiarkan tidak terpakai 

d. Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja Dengan tidak mengabaikan hal–hal khusus, suatu tata ruang yang terbaik ialah yang dapat diubah atau disusun kembali dengan tidak terlampau sukar atau tidak memakan biaya yang sangat besar. 

4. Macam Tata Ruang Kantor 

Tata ruang perkantoran dapat dibedakan dalam 2 macam yaitu : 

 1. Tata ruang kantor terpisah / tertutup

Susunan ruangan untuk bekerja terbagi-bagi dalam beberapa satuan yang dibagi-bagi karena keadaan gedung yang terdiri atas kamar-kamar maupun karena disegaja dibauat pemisah buatan. 

Contoh Ruang Kantor Tertutup

Keuntungan tata ruang kantor tertutup adalah: 

a. Konsentrasi kerja lebih terjamin. 

b. Pekerjaan yang bersifat rahasia, dapat lebih terjamin atau terlindungi. 

c. Untuk menambah kewibawaan, status pejabat sehingga selalu terpelihara adanya kewibawaan pejabat atau pimpinan. 

d. Untuk menjamin keberhasilan kerja dan merasa ikut bertanggung jawab atas ruangan dan merasa ikut memiliki. 

Kerugian tata ruang kantor tertutup : 

a. Komunikasi langsung anatar pegawai tidak dapat lancar, sehingga kesempatan untuk mengadakan komunikasi menjadi berkurang. 

b. Diperlukan biaya yang lebih besar untuk biaya pemeliharaan ruangan, pengaturan penerangan dan biaya peralatan lainnya. 

c. Pemakaian ruangan kurang luwes apabila ada perubahan dan perkembangan organisasi. 

d. Mempersulit pengawasan. 

e. Memerlukan ruangan yang luas. 

2. Tata ruang kantor yang terbuka 

Adalah ruangan besar untuk bekerja yang ditempati oleh beberapa pegawai yang bekerja bersama-sama diruangan tersebut tanpa dipisahkan oleh penyekat

Contoh Ruang Kantor Terbuka : 

Konsep Kantor Terbuka Salah satu keputusan strategis yang perlu diambil perusahaan dalam mendesain layout perkantoran adalah apakah menggunakan konsep kantor konvensional atau konsep kantor terbuka atau menggabungkan keduanya. Konsep kantor konvensional banyak menggunakan dinding permanent yang secara tidak langsung merefleksikan struktur organisasi yang digunakan, yaitu birokrasi. 

Sedangkan konsep kantor terbuka menurut Quible (2001) lebih mendasarkan pada konsistensi konsistensi hubungan antara tugas dan tanggung jawab pegawai dengan ruang kantor itu sendiri. Desain layout ini juga membantu memenuhi kebutuhan masing-masing pegawai berkaitan dengan tugas yang harus dilakukan, alat, peralatan yang diperlukan dengan lingkungan fisik kantor yang mendukung tugasnya. 

Kepopulerannya sebagian besar didasarkan pada efisiensinya dalam melakukan perubahan layout, walaupun masalah privasi dan gangguan suara yang didapat pegawai ketika membutuhkan ketenangan dalam bekerja juga perlu mendapat perhatian. 

Menurut Quible (2001), ada beberapa factor yang perlu diperhatikan dalam penggunaan konsep ini : 

a. Penggunaan dinding permanent yang minim 

b. Penempatan masing-masing unit kerja yang akan meminimalisir terjadinya work backlogs ataupun crisscrossing pekerjaan 

c. Memberikan perhatian khusus terhadap akustik dan gangguan suara guna menciptakan lingkungan kerja yang nyaman. 

Kualitas akustik dapat dianggap baik apabila dalam jarak 15 kaki dari sumber suara tidak mengganggu pegawai lainnya. 

d. AC dan kotrol kelembaban yang terpusat akan mudah dikendalikan. 

e. Pola warna dan pengaturan furniture yang tepat akan menjadikan lingkungan kerja kondusif bagi pegawai. 

Penggunaan panel maupun meja kursi yang portable akan menyediakan privasi dan menambah estetika area tersebut. 

Keefektivitasan Tata Ruang Kantor Terbuka :

1. Memungkinkan pengawasan yang lebih efektif terhadap segenap pegawai 

2. lebih memudahkan hubungan antar para pegawai 

3. Lebih memudahkan tersebarnya cahaya dan perubahan udara 

4. Jika terjadi penambahan pegawai/perabot kantor, tata ruang yang terbuka lebih mudah menampungnya. 

Kelebihan dan kekurangan Menurut Quible (2001), beberapa kelebihan konsep ini antara lain : 

1. biaya perubahan layout sangat murah dibandingkan konsep konvensional. 

2. biaya instalasi pertama lebih murah dibandingkan konsep konvensional. 

3. pengurangan jumlah dinding permanent dan kantor private meningkatkan penggunaan ruang yang tersedia.

4. meningkatkan produktivitas melalui efisiensi arus kerja, meningkatkan komunikasi, meningkatkan moral, keterlibatan emosional pegawai, serta meningkatkan kenyamanan mereka. 

5. menghemat energi 

Kelemahannya konsep ini antara lain : 

1. Kurang tersedianya privasi dalam ruang kantor 

2. Ketidaksesuaian dengan struktur organisasi yang birokratis atau kultur budaya yang cenderung otokratis 3. Kurang efektif bagi pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi tinggi, seperti departemen administrasi keuangan. 

3. Tata Ruang Kantor berhias atau berpanorama/bertaman (lanscaped offices) 

Adalah ruangan untuk bekerja yang dihiasi oleh taman, dekorasi dan lainnya. Bentuk ruangan kantor berhias ini mengusahakan agar lingkungan bener-benar merupakan lingkungan yang nyaman, menyenangkan dan ekonomis dalam pemanfaatan ruangan. Dalam melakukan penetuan tata letak kantor diperlukan sebuah perencanaan. Perencanaan ini sangat penting karena akan mempengaruhi seluruh tahapan berikutnya. Dan yang jauh lebih penting lagi adalah apakah layout membuat kerja berlangsung secara efektif dan efisien. Sebagian besar tahapan ini adalah untuk menilai apa yang dibutuhkan oleh organisasi melalui proses pengumpulan informasi, kemudian ditransformasikan dalam bentuk gambar dan akhirnya ke dalam bentuk layout yang aktual. Menurut Quible (2001), ada beberapa faktor yang harus diperhatikan, antara lain : 

a. Tugas pegawai. Jenis tugas dan tingkat otonomi yang dimiliki pegawai akan mempengaruhi penggunaan jenis fasilitas kantor yang dibutuhkan guna pengoptimalan kinerja mereka. Namun mengingat lingkungan yang selalu berubah hendaknya perencanaan layout juga mempertimbangkan faktor fleksibilitas sehingga layout mudah diubah sesuai dengan kebutuhan organisasi dalam beradaptasi dengan lingkungan. 

b. Arus kerja. Analisis arus kerja (work-flow) dengan mengacu pada pergerakan informasi dan tugas secara horizontal atau vertical terutama sangat diperlukan dalam perancangan layout. Menurut Gie (2000), Arus kerja yang efisien akan menempatkan pegawai dan peralatan dengan pola garis lurus informasi, sehingga akan mengeliminasi backtracking maupun crisscrossing pekerjaan. 

c. Bagan organisasi. Ketika arus kerja berlangsung secara vertical, bagan organisasi akan menggambarkan rentang wewenang masing-masing anggota organisasi. Hal ini juga akan mengidentifikasi hubungan kerja antar pegawai dilevel yang sama dan membantu dalam menjelaskan lokasi yang tepat bagi pegawai maupun unit kerja. 

d. Proyeksi kebutuhan tenaga kerja di masa datang. Menjelaskan berapa luas area yang dibutuhkan jika perusahaan akan melakukan perluasan atau pengurangan di masa depan. 

e. Jaringan komunikasi. Analisis bentuk interaksi maupun media yang digunakan untuk berkomunikasi yang dilakukan oleh pegawai maupun departemen sangat membantu dalam perancangan layout kantor. Semakin tinggi frekuensi hubungan yang dilakukan maka semakin dekat ruanganya. 

f. Departemen dalam organisasi. Banyak perusahaan mengelola kantornya bedasarkan fungsi, terutama departemen yang berpengaruh terhadap keputusan penempatan ruang kerja yang biasanya ditetapkan berdasarkan arus kerja diantara mereka. 

g. Kantor publik dan privat. Pada masa lalu penggunaan kantor private akan menunjukkan prestisse dan status suatu perusahaan atau organisasi di mata masyarakat. Namun, pemanfaatan kantor sekarang lebih mengarah pada pemakaian kantor bersama, karena biaya pengoperasian kantor lebih murah. 

h. Kebutuhan ruang. Beberapa faktor yang dapar menjelaskan ruangan minimum yang dibutuhkan oleh pegawai adalah pegawai yang membutuhkan peralatan dalam melaksanakan tugasnya akan membutuhkan ruangan yang lebih besar dibandingkan yang tidak. 

i. Pertimbangan keamanan. Pada dasarnya, desain dan layout kantor memfasilitasi pergerakan pegawai dari satu area ke area yang lain. Perencanaan tersebut harus dapat membuat pegawai bergerak secara mudah tanpa terhambat. 

j. Pembiayaan ruang perkantoran. 

Dapat diaktakan bahwa investasi perusahaan dalam ruang kantor melebihi investasinya di bidang SDM, dimana hubungan positif dari keduanya sangat dibutuhkan. Prinsip layout yang efektif Menurut Martinez (1990) dan Quible (2001), ada beberapa prinsip yang harus diperhatikan guna mendesain layout kantor yang efektif, antara lain : 

1. Menganalisis hubungan antara peralatan, informasi, dan pegawai dalam arus kerja 

2. Mengondisikan arus kerja agar bergerak dalam bentuk garis lurus dan meminimalisir kemungkinan terjadinya crisscrossing dan backtacking. 

3. Pegawai maupun tim, kerja yang melakukan pekerjaan serupa harus ditempatkan dalam area yang berdekatan 

4. Pegawai maupun divisi yang berhubungan dengan public harus ditempatkan berdekatan dengan pintu masuk kantor. 

5. Pegawai maupun tim kerja yang membutuhkan konsentrasi harus ditempatkan diruang kerja yang suasananya lebih tenang. 

6. Alokasi ruang harus berdasarkan posisi, pekerjaan yang dilakukan, dan peralatan khusus yang diperlukan masing-masing individu. 

7. Furniture dan peralatan harus sesuai dengan kebutuhan. 

8. Lorong harus nyaman dan lebar untuk mengantisipasi pergerakan yang efisien dari pekerja.

9. Pertimbangan keamanan harus diberikan prioritas tinggi 

10. Area terbuka yang besar lebih efisien dibandingkan ruang kecil yang tertutup. 

11. Provisi yang tepat bagi pencahayaan, dekorasi AC, kelembaban dan kontrol suara 

12. Memperhatikan kebutuhan perluasan kantor di masa datang. 

13. Pekerjaan harus datang pada pegawai bukan sebaliknya. 

• Area khusus Ada beberapa area khusus yang harus diperhatikan dalam merencanakan layout perkantoran, yaitu : 

a). Reception area. Area ini sangat berpengaruh dalam menciptakan kesan pertama terhadap suatu organisasi. Kesan pertama yang baik akan berdampak positif dengan meningkatnya citra perusahaan di masyarakat, dan sedikit banyak akan berpengaruh pada kinerja perusahaan..Pegawai sebagai pelanggan internal perusahaan, akan merasa nyaman kerja di kantor sehingga produktivitas meningkat, sementara pelanggan akan meningkat kepuasannya karena ruang yang representative.

b). Ruang konferensi. Ruang ini semakin dibutuhkan dewasa ini karena penggunaan tim kerja yang semakin meningkat akan membutuhkan tempat diskusi atau rapat yang representatif. Kondisi ini sejalan dengan makin mahalnya biaya penyediaan ruang kantor sehingga keberadaanya ruang ini dapat dioptimalkan, apalagi jika perusahaan menggunakan kantor yang menggunakan konsep ruang kantor terbuka. 

c). Ruang computer. Perawatan ruang ini harus diperhatikan secara cermat karena harus benar-benar terlindung dari bahaya kebakaran dan menjaga agar hardwere serta software yang dibeli aman serta dapat bermanfaat sebagaimana mestinya.. dengan perkembangan teknologi yang sangat cepat proyeksi kebutuhan akan computer dan peralatan lain yang berhubungan juga patut diperhatikan. 

d). Ruang persuratan. Ruang ini merupakan pusat komunikasi, terutama jika perusahaan masih menggunakan dokumen dalam bentuk kertas. Oleh karena itu sebaiknya ruangan ini ditempatkan berdekatan dengan ruangan penerima disuatu gedung, bahkan lebih baikjika terletak di pusat kantor. Umumnya terdiri dari tiga area : 

i. Area penerimaan, dimana surat akan diterima, dicatat dan diteruskan pada area seleksi. 

ii. Area seleksi, di mana surat dipilih dan siap untuk didistribusikan kepada pihak yang dituju. 

iii. Area surat keluar, di mana surat keluar biasanya distempel, diberi nomor, dan sebagainya sebelum dikirim ke pihak luar. 

e). Ruang panggandaan. Ruang ini biasanya dipakai untuk layanan fotokopy dan printer dengan kecepatan tinggi. Sebaiknya terletak di tempat yang bias diakses oleh mayoritas pengguna layanan ini. 

f). Area pusat penyimpanan. Dengan memperhatikan aksesibilitas bagi semua pihak dalam mendapatkan informasi yang diinginkan, sebaiknya ruangan initerletak di pusat aktivitas kantor sehingga semua anggota organisasi mudah mengaksesnya. 

Faktor Yang Berhubungan Dengan Standar Tata Ruang Kantor :

1. Cahaya

Cahaya penerangan yang cukup baik dan memancar dengan tepat akan menambah efesiensi kerja para pegawai, karena mereka dapat bekerja dengan lebih cepat, sedikit membuat kesalahan, dan matanya tidak lekas lelah. Banyak ketidak beresan perkerjaan kantor disebabkan penerangan yang buruk, misalnya ruang terlampau gelap atau pegawai harus bekerja dibawah penerangan yang menyilaukan. Cahaya yang abadi / permanen ialah matahari dan cahaya buatan seperti lampu-lampu. Menurut penelitian cahaya matahari mampu menembus 6-7,5 meter dalam ruangan. Oleh karena itu sering digunakan cahaya lampu untuk mengatur penerangan dalam suatu kantor. 

Cahaya penerangan buatan manusia terbagi 4 yaitu 

a. Cahaya langsung seperti lampu-lampu 

b. Cahaya setengah langsung biasanya dibuat penopang lampu dengan kaca 

c. Cahaya setengah tak langsung 

d. Cahaya tak langsung. penerangan lampu yang terbaik adalah cahaya tak langsung karena akan memelihara kesejukan mata. Untuk membantu perusahan memasang sistem penerangan yang efektif, menurut Borden dan Diemer (2001), ada parameter yang dapat digunakan mengukur efktivitas pencahayaan di kantor:

o) Visibilitty Pegawai harus dapat melihat dengan nyaman dan jelas 

o) Fokus Pencahayaan harus dapat membuat pegawai memusatkan perhatiannya dalam melaksanakan tugas yang diembennya dengan membuat pegawai memusatkan perhatiannya dalam melaksanakan tugas yang diembannya dengan membuat terang tempat kerja utama pegawai, di sisi lain menguragi intesitas cahaya pada area yang tidak berhubungan dengan pekerjaannya. Pengaturan ini diharapkan dapat menjadikan pegawai lebih fokus pada pekerjaannya. 

o) Image Bagaimana mevisualisasikan sebuah temapt kerja di benak karyawan secara tepat? Kita dapat membedakan pengaturan cahaya di kantor perusahan besar dengan kantor yang menempati ruko, atau tempat kerja direktur dengan tempat kerja supervisor. Dengan intensitas cahaya akan membuat kesan yang berbeda bagi pegawai. 

Beberapa saran dari Donovan-Wringht (2002) akan membantu dalam mendesain sistem pencahayaan pada area sekitar layar monitor, antara lain: 

1. Mengurangi silau dengan mengurangi jumlah cahaya lampu atau cahya alami mengenai layar monitor. 

2. Menggunakan layar monitor yang dapat diubah posisinya, sehingga bila cahaya myang mengenai layar monitor dianggap terlalu berlebihan dan mengakibatkan silau pegawai akan menyesuaikannya dengan mengeser layar monitor. 

3. Menyesuaikan tingkat kontras dan terang pada layar monitor untuk meminimalkan silau. 

4. Menggunakan layar untuk mengurangi jumlah cahaya pada layar monitor. 

5. Meminimalkan jumlah cahaya langsung yang mengarah ke bawah dan memaskimalkan jumlah cahaya tidak langsung pada area komputer. 

6. Menggunakan layar datar (misalnya: LCD) dari layar cembung. 

2. Warna 

Bersama dengan cahaya, warna merupakan faktor yang penting untuk memperbesar efisiensi kerja pegawai. Khususnya warna akan mempengaruhi keadaan jiwa mereka. Dengan memakai warna yang tepat pada dinding ruang dan alat alat lainnya, kegembiraan dan ketenangan bekerja para pegawai akan terpelihara. Selain itu, warna yang tepat juga akan mencegah kesilauan yang mungkin timbul karena cahaya yang berlebihan. Menurut ahli ada 3 warna pokok yaitu:merah, kuning dan biru. 

a. Merah yaitu menggambarkan panas dan kegemparan pekerja, dapat menimbulkan emosi. 

b. Kuning yaitu menggambarkan kehangatan matahari, merangsang mata dan syaraf, dapat menimbulkan perasaan riang gembira.

c. Biru yaitu menggambarkan kelembutan langit dan samudra, menyejukkan, keleluasaan, dan ketentraman. Pengaruh warna biru dapat mengurangi ketegangan otot-otot tubuh dan tekanan darah. Menurut penelitian warna-warna yang digunakan dengan gedung perkantoran yaitu : 88% warna putih 88% campuran warna putih dan hijau 83 % warna abu-abu 81 % warna gading Warna yang tepat untuk suatu kantor tergantung pada macam dan sifatnya pekerjaan di kantor yang bersangkutan. 

Jika pekerjaan membutuhkan ketenangan sebaiknya dipakai warna biru pada dinding kantor. Jika pekerjaan merupakan produktivitas diperlukan warna putih. 

3. Udara

Manfaat pemasangan sistem yang dapat menjaga kondisi udara yang baik dan stabil akan lebih berharga dibandingkan biaya yang harus dikeluarkan. Apabila tingkat kenyamanan pegawai ditingkatkan, tingkat produktivitas mereka akan dapat ditingkatkan dan efesiensi dapat dimaksimalkan. Ketidakhadiran juga dapat dikurangi dan pada beberapa kasusu kesehatn pegawai diharapakan membaik, sehingga biaya kesehatan yang ditanggung perusahaan dapat diminimalkan . Udara untuk AC di ruangan kantor biasanya dipakai 270 C, usaha-usaha yang dibuat yaitu : 

a. Mengatur suhu udara dalam ruang kerja dengan alat AC atau kipas angin 

b. Mengusahakan sebanyak mungkin peredaran udara dalam ruangan kerja 

c. Mengatur pemakaian kerja yang dipakai oleh para pekerja 

4. Suara 

Untuk mengatasi suara yang sering mengurangi efesiensi kerja pegawai, hendaknya dipaerhatikan letak alat alat kantor. Usaha lain yang dapat dijalankan dalam kamar yang memakai alat gaduh ialah pada langit langit atau dindingnya dipakai lapisan penyerap suara. Lapisan ini seperti karton tebal dan permukaannya lobang–lobang. Cara lain untuk mengurangi kegaduhan misalnya mesin mesin tik dibawahnya diberi alas karet busa tipis. Untuk pesawat telepon, ada baiknya dibuatkan bilik kecil yang dapat ditutup rapat. Dengan demikian, pembicaraan takkan terganggu oleh suara mesin tik atau menggangu pegawai lain yang sedang bekerja. Ini juga bermanfaat jika seorang pejabat harus membicarakan sesuatu yang besifat rahasia sehingga tidak boleh didenganr pegawai sekelilingnya. Suatu cara yang akhir akhir ini dijalankan diluar negeri untuk menambah efesiensi kerja ialah penggunaan musik. Dari percobaan percobaan telah terbukti bahwa lagu-lagu yang tenang dan lembut dapat mengurangi ketegangan syaraf dan kebosanan serta menambah kegembiraan kerja. Perpindahan Kantor Suatu ruang kantor sebaiknya tidak merupakan suatu benda mati yang tidak dapat diubah lagi. Apabila suatu saat nanti suatu tata ruang ternyata masih dapat diperbaiki, hendaknya pimpinan tidak ragu–ragu untuk menyempurnakan. Sebaiknya secara berkala dilakukan peninjauan terhadap tata ruang kantor, misalnya setiap tahun sekali. Hal ini berlaku apabila tidak ada sesuatu perubahan mengenai kantor / organisasi yang bersangkutan. Apabila pada suatu saat terjadi perubahan yang mempunyai pengaruh terhadap kantor itu, peninjauan kembali merupakan keharusan. Hal–hal yang umumnya mengharuskan perpidahan kantor ialah : a. penambahan atau pengurangan pegawai pada kantor yang bersangkutan b. penambahan atau penggatian perabot kantor atau alat alat kerja lainnya c. perubahan mengenai proses penyelesaian suatu pekerjaan d. penambahan, pengurangan atau perubahan tugas pekerjaan pada satuan yang bersangkutan, baik mengenai macamnya maupun kuantitasnya