Tugas Sekretaris Dalam Terima Tamu

   Tugas Sekretaris dalam Menyusun Dokumen Perjalanan
Dalam perjalanan dinas diperlukan beberapa dokumen penting yang harus dimiliki oleh pimpinan yang akan melaksanakan perjalanan dinas. Seorang sekretaris harus mempersiapkan Kelengkapan Perjalanan,Perlengkapan yang perlu dipersiapkan dan yang harus dilakukan sekretaris untuk perjalanan pimpinan adalah :
1. Mempersiapkan surat Tugas atau Surat Perintah Jalan Bagi pegawai atau pimpinan yang akan melakukan perjalanan dinas akan mndapat Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) dari atasannya.\
2. Mengingatkan pimpinan membawa dokumen pribadi
3. Memesan atau membeli Tiket perjalanan
4. Membuat dan menyimpan daftar alamat penginapan, hotel, biro perjalanan, travel bank, kantor/perusahan yang akan dihubungi
5. Mempersiapkan peta untuk kota yang akan dikunjungi (jika pimpinan meminta)
6. Menyimpan kuitansi, cek, buku tabungan, kartu kredit, prangko dan materai
7. Mempersiapkan surat keterangan sehat dari dokter
8. Membuat daftar perjalanan
9. Mempersiapkan Paspor,Visa, Health Certificatel, Fiskal dll agar tidak tertinggal apabila pimpinan akan melakukan perjalanan bisnis keluar negeri.
Tugas sekretaris dalam menyusun jadwal pertemuan sesuai waktu yang ditentukan
Sekretaris bertanggungjawab kepada penyusunan jadwal kegiatan pimpinan pada saat perjalanan dinas. Karena itu, sekretaris harus mengetahui tujuan dan rencana perjalanan dinas pimpinan. Sekretaris dapat membantu pimpinan dalam menyusun jadwal perjalanan dengan berpedoman pada timetable dari airlines.
Menurut Ernawati, Ursula dalam bukunya “Pedoman Kesekretariatan Lengkap (2003:157), menjelaskan langkah-langkah yang perlu dilakukan sekretaris dalam mempersiapkan daftar perjalanan, sebagai berikut :
1. Mengetahui rencana perjalanan pimpinan
Sekretaris harus mengetahui tujuan dan rencana perjalanan dinas pimpinan termasuk acara kegiatan pimpinan, baik dengan cara bertanya langsung kepada pimpinan ataupun mempelajari surat-surat yang berkaitan dengan acara pimpinan di luar negeri.
2. Mempelajari Time Table Sekretaris harus mempelajari time table yang berpedoman dari airlines, meliputi perbedaan waktu (apabila perjalanan ke luar negeri). Ini diperlukan untuk menyusun jadwal kegiatan pimpinan selama pimpinan melaksanakan perjalanan dinas.
Sedangkan menurut Azizah V. dalam artikelnya Praktek Mengatur Perjalanan Dinas Pimpinan menjelaskan bahwa seorang sekretaris harus memperhatikan beberapa hal sebelum membuat jadwal kegiatan pimpinan. Hal yang perlu diperhatikan antara lain meliputi :
1. Apa tujuan utama kepergian pimpinan.
2. Jadwal yang pasti tentang keberangkatan dan kedatangan pada berbagai persinggahan.
3. Alat transportasi apa yang dipakai (kereta api, bis, kapal laut, pesawat, atau mobil).
4. Jenis pelayanan, (kelas utama atau ekonomi).
5. Apakah pimpinan punya pilihan tertentu jenis hotel yang dikehendaki.
6. Pengurusan tiket dapat dilakukan secara langsung maupun menggunakan travel biro.
7. Dalam perjalanan melalui udara perhatikan jadwal penerbangan (time schedule/ flight secedule) dan pemesanan tiket (reservation) beberapa hari sebelum berangkat.
Dari beberapa pendapat di atas, disimpulkan bahwa sekretaris harus mengetahui beberapa informasi penting sebagai pedoman menyusun jadwal kegiatan pimpinan(itinerary) selama pimpinan melaksanakan perjalanan dinas. Informasi-informasi tersebut meliputi tujuan dan waktu keberangkatan, jenis transportasi, alat transportasi, dan jenis penginapan.
Tugas pimpinan dalam melaksanakan rencana perjalanan sesuai jadwal pertemuan
Seperti yang telah kita ketahui bahwa perjalanan bisnis pimpinan merupakan perjalanan yang dilakukan pimpinan ke beberapa tempat untuk kepentingan bisnis perusahaan. Oleh karena itu maka tugas seorang pimpinan yang paling utama dalam perjalanan bisnis adalah melaksanakan serangkaian kegiatan yang telah di tentukan dengan penuh tanggung jawab.
Sebelum keberangkatan pejalanan bisnis ada perlengkapan perlengkapan yang harus dilakukan. Meskipun sekretaris memiliki tugas untuk melakukan persiapan yang dibutuhkan tersebut akan tetapi terkadang ada sesuatu yang tidak bisa dilakukan oleh seorang sekretaris. Sehingga pimpinan perlu melakukannya sendiri, contohnya saja dalam pembuatan visa, passport, kartu kuning dll. Untuk membuat passport, visa biasanya diperlukan persyaratan seperti KTP, akte kelahiran, cap jari atau tanda tangan dll yang berkaitan dengan data pribadi sehingga tidak menutup kemungkinan bahwa seorang sekretaris tidak memilikinya. Kemudian dalam pembuatan kartu kuning atau kartu kesehatan maka perlu adanya pemeriksaan terhadap kesehatan pimpinan sendiri, karena pemeriksaan kesehatan tidak bisa di wakilkan oleh orang lain.
Kemudian pada saat pelaksanaan perjalanan bisnis, tugas pimpinan adalah menghadiri semua kegiatan yang telah tersusun dalam jadwal yang telah disusun oleh sekretaris. Kita tahu bahwa pada saat pertemuan maka bisa terjadi pengunduran, keterlambatan atau perubahan jadwal yang mendadak. Hal-hal tersebut apabila terjadi tanpa adanya konfirmasi terhadap pihak-pihak yang bersangkutan maka akan tidak baik pada hubungan kerjasama antara kita dengan pihak tersebut. Apabila seorang sekretaris tidak ikut dalam perjalanan bisnis, maka pimpinan lah yang harus melakukan konfirmasi sendiri.
Tugas Sekretaris dalam Mengatur Perjalanan Dinas
Sebagai seorang sekretaris pengetahuan dan ketrampilan yang perlu dimiliki salah satunya adalah pengaturan perjalanan dinas atau perjalanan bisnis pimpinan. Dia harus mengetahui peraturan-peraturan dari segala jenis transportasi, bagaimana prosedur nya, pelayanannya serta menghubungi agen per jalanan atau travel biro dengan mudah
Untuk meningkatkan hubungan serta mengembangkan naskah atau perluasan produktivitas. Maka seorang pimpinan sering melakukan perjalanan dinas diluar kota bahkan pula keluar negeri. Dalam hal ini pimpinan membutuhkan seorang sekretaris untuk mengatur segala sesuatu yang berkaitan dengan perjalanannya. Persiapan perjalanan dinas yang matang diharapkan akan lebih banyak memberi manfaat dalam rangka pengembangan aktivitas instansi atau perusahaan.
Tugas sekretaris dalam menangani perjalanan bisnis antara lain :
1. Mengetahui maksud tujuan perjalanan dinas.
2. Mengatur jadwal perjalanan dan pertemuan.
3. Mengatur tanggal keberangkatan.
4. Mengurus akomodasi (transpotasi dan penginapan).
5. Mempersiapkan dokumen (surat – surat) yang diperlukan.
6. Mempersiapkan keperluan keuangan.
Daftar Perjalanan (Itinerary) adalah sebuah rencana tentang kegiatan yang dilakukan selama perjalanan. Daftar perjalanan tersebut mencakup: hari, tanggal, waktu keberangkatan, nama bandara udara, pelabuhan, stasiun, nomor pesawat, kedatangan, dan nama hotel untuk setiap dikunjungi. Janji temu berisi catatan tentang hari, tanggal, waktu, dengan siapa, dimana, dan tujuan pertemuan diselenggarakan. Daftar perjalanan dan janji temu bisa dibuat secara terpadu dalam satu lembar kertas. Sekretaris paling sedikit membuat empat rangkap daftar perjalanan : yang asli untuk pimpinan, tembusan untuk wakil pimpinan, keluarga pimpinan dan sekretaris. Tembusan untuk sekretaris befungsi sebagai arsip, apabila ada perubahan pada daftar tersebut sekretaris dapat segera memberitahukan hal ini kepada semua pemegang tembusan.
Mempersiapkan Kelengkapan Perjalanan,Perlengkapan yang perlu dipersiapkan dan yang dilakukan sekretaris untuk perjalanan pimpinan adalah :
1. Surat Tugas atau Surat Perintah Jalan Bagi pegawai atau pimpinan yang akan melakukan perjalanan dinas akan mndapat Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) dari atasannya.\
2. Mengingatkan pimpinan membawa dokumen pribadi
3. Tiket perjalanan
4. Daftar alamat penginapan, hotel, biro perjalanan, travel bank, kantor/perusahan yang akan dihubungi
5. Peta untuk kota yang akan dikunjungi
6. Kuitansi, cek, buku tabungan, kartu kredit, prangko dan materai
7. Surat keterangan sehat dari dokter
8. Daftar perjalanan
9. Peta kota yang akan dikunjungi
10. Paspor
11. Visa
12. Health Certificatel
13. Fiskal
Mengurus pengangkutan:
1. Perjalanan dengan mobil
2. Perjalanan Dengan Kereta Api
3. Perjalanan Laut
4. Perjalanan Udara
Mempersiapkan Penginapan:
1. Pemesanan kamar.
2. Check In.
3. Cara pembayaran
4. Check Out.
Laporan Biaya Perjalanan
Jika pimpinan telah selesai melakukan perjalanan dinas, masih ada satu tugas sekretaris yaitu membuat laporan keuangan. Semua pengeluaran akan diinventarisir sekretaris untuk selanjutnya sebagai dasar penyusunan laporan. Sekretaris juga harus memeriksa catatan dalam buku pengeluaran pada waktu pimpinan melakukan perjalanan, dari data ini sekretaris akan mengetahui pengeluaran mana yang masih dapat memperoleh pengembalian dari bagian keuangan.
Langkah-langkah menyusun laporan biaya perjalanan :
1. Menginventarisir/mengumpulkan tanda bukti pengeluaran berupa kas bon, kuitanasi, nota.
2. Mengelompokkan tanda bukti pada pos-pos tertentu, misalkan biaya penginapan, biaya kegiatan,transpor, dan entertainment. Biaya entertainment adalah biaya yang digunakan untuk menjamu relasi.
Tanda bukti:
1. Tanda bukti pengeluaran dari luar, misal hotel dan restoran akan dibuatkan kas bon atau kuitansi dari pihak perusahaan.
2. Semua pengeluaran yang berhubungan dengan menjamu relasi setelah dibuatkan kas bon/kwitansi akan dicatat lagi pada laporan entertainment.
3. Langkah yang terakhir adalah membuat laporan biaya perjalanan secara keseluruhan.