Tugas Sekretaris Dalam Terima Tamu

   Tugas Sekretaris dalam Menyusun Dokumen Perjalanan
Dalam perjalanan dinas diperlukan beberapa dokumen penting yang harus dimiliki oleh pimpinan yang akan melaksanakan perjalanan dinas. Seorang sekretaris harus mempersiapkan Kelengkapan Perjalanan,Perlengkapan yang perlu dipersiapkan dan yang harus dilakukan sekretaris untuk perjalanan pimpinan adalah :
1. Mempersiapkan surat Tugas atau Surat Perintah Jalan Bagi pegawai atau pimpinan yang akan melakukan perjalanan dinas akan mndapat Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) dari atasannya.\
2. Mengingatkan pimpinan membawa dokumen pribadi
3. Memesan atau membeli Tiket perjalanan
4. Membuat dan menyimpan daftar alamat penginapan, hotel, biro perjalanan, travel bank, kantor/perusahan yang akan dihubungi
5. Mempersiapkan peta untuk kota yang akan dikunjungi (jika pimpinan meminta)
6. Menyimpan kuitansi, cek, buku tabungan, kartu kredit, prangko dan materai
7. Mempersiapkan surat keterangan sehat dari dokter
8. Membuat daftar perjalanan
9. Mempersiapkan Paspor,Visa, Health Certificatel, Fiskal dll agar tidak tertinggal apabila pimpinan akan melakukan perjalanan bisnis keluar negeri.
Tugas sekretaris dalam menyusun jadwal pertemuan sesuai waktu yang ditentukan
Sekretaris bertanggungjawab kepada penyusunan jadwal kegiatan pimpinan pada saat perjalanan dinas. Karena itu, sekretaris harus mengetahui tujuan dan rencana perjalanan dinas pimpinan. Sekretaris dapat membantu pimpinan dalam menyusun jadwal perjalanan dengan berpedoman pada timetable dari airlines.
Menurut Ernawati, Ursula dalam bukunya “Pedoman Kesekretariatan Lengkap (2003:157), menjelaskan langkah-langkah yang perlu dilakukan sekretaris dalam mempersiapkan daftar perjalanan, sebagai berikut :
1. Mengetahui rencana perjalanan pimpinan
Sekretaris harus mengetahui tujuan dan rencana perjalanan dinas pimpinan termasuk acara kegiatan pimpinan, baik dengan cara bertanya langsung kepada pimpinan ataupun mempelajari surat-surat yang berkaitan dengan acara pimpinan di luar negeri.
2. Mempelajari Time Table Sekretaris harus mempelajari time table yang berpedoman dari airlines, meliputi perbedaan waktu (apabila perjalanan ke luar negeri). Ini diperlukan untuk menyusun jadwal kegiatan pimpinan selama pimpinan melaksanakan perjalanan dinas.
Sedangkan menurut Azizah V. dalam artikelnya Praktek Mengatur Perjalanan Dinas Pimpinan menjelaskan bahwa seorang sekretaris harus memperhatikan beberapa hal sebelum membuat jadwal kegiatan pimpinan. Hal yang perlu diperhatikan antara lain meliputi :
1. Apa tujuan utama kepergian pimpinan.
2. Jadwal yang pasti tentang keberangkatan dan kedatangan pada berbagai persinggahan.
3. Alat transportasi apa yang dipakai (kereta api, bis, kapal laut, pesawat, atau mobil).
4. Jenis pelayanan, (kelas utama atau ekonomi).
5. Apakah pimpinan punya pilihan tertentu jenis hotel yang dikehendaki.
6. Pengurusan tiket dapat dilakukan secara langsung maupun menggunakan travel biro.
7. Dalam perjalanan melalui udara perhatikan jadwal penerbangan (time schedule/ flight secedule) dan pemesanan tiket (reservation) beberapa hari sebelum berangkat.
Dari beberapa pendapat di atas, disimpulkan bahwa sekretaris harus mengetahui beberapa informasi penting sebagai pedoman menyusun jadwal kegiatan pimpinan(itinerary) selama pimpinan melaksanakan perjalanan dinas. Informasi-informasi tersebut meliputi tujuan dan waktu keberangkatan, jenis transportasi, alat transportasi, dan jenis penginapan.
Tugas pimpinan dalam melaksanakan rencana perjalanan sesuai jadwal pertemuan
Seperti yang telah kita ketahui bahwa perjalanan bisnis pimpinan merupakan perjalanan yang dilakukan pimpinan ke beberapa tempat untuk kepentingan bisnis perusahaan. Oleh karena itu maka tugas seorang pimpinan yang paling utama dalam perjalanan bisnis adalah melaksanakan serangkaian kegiatan yang telah di tentukan dengan penuh tanggung jawab.
Sebelum keberangkatan pejalanan bisnis ada perlengkapan perlengkapan yang harus dilakukan. Meskipun sekretaris memiliki tugas untuk melakukan persiapan yang dibutuhkan tersebut akan tetapi terkadang ada sesuatu yang tidak bisa dilakukan oleh seorang sekretaris. Sehingga pimpinan perlu melakukannya sendiri, contohnya saja dalam pembuatan visa, passport, kartu kuning dll. Untuk membuat passport, visa biasanya diperlukan persyaratan seperti KTP, akte kelahiran, cap jari atau tanda tangan dll yang berkaitan dengan data pribadi sehingga tidak menutup kemungkinan bahwa seorang sekretaris tidak memilikinya. Kemudian dalam pembuatan kartu kuning atau kartu kesehatan maka perlu adanya pemeriksaan terhadap kesehatan pimpinan sendiri, karena pemeriksaan kesehatan tidak bisa di wakilkan oleh orang lain.
Kemudian pada saat pelaksanaan perjalanan bisnis, tugas pimpinan adalah menghadiri semua kegiatan yang telah tersusun dalam jadwal yang telah disusun oleh sekretaris. Kita tahu bahwa pada saat pertemuan maka bisa terjadi pengunduran, keterlambatan atau perubahan jadwal yang mendadak. Hal-hal tersebut apabila terjadi tanpa adanya konfirmasi terhadap pihak-pihak yang bersangkutan maka akan tidak baik pada hubungan kerjasama antara kita dengan pihak tersebut. Apabila seorang sekretaris tidak ikut dalam perjalanan bisnis, maka pimpinan lah yang harus melakukan konfirmasi sendiri.
Tugas Sekretaris dalam Mengatur Perjalanan Dinas
Sebagai seorang sekretaris pengetahuan dan ketrampilan yang perlu dimiliki salah satunya adalah pengaturan perjalanan dinas atau perjalanan bisnis pimpinan. Dia harus mengetahui peraturan-peraturan dari segala jenis transportasi, bagaimana prosedur nya, pelayanannya serta menghubungi agen per jalanan atau travel biro dengan mudah
Untuk meningkatkan hubungan serta mengembangkan naskah atau perluasan produktivitas. Maka seorang pimpinan sering melakukan perjalanan dinas diluar kota bahkan pula keluar negeri. Dalam hal ini pimpinan membutuhkan seorang sekretaris untuk mengatur segala sesuatu yang berkaitan dengan perjalanannya. Persiapan perjalanan dinas yang matang diharapkan akan lebih banyak memberi manfaat dalam rangka pengembangan aktivitas instansi atau perusahaan.
Tugas sekretaris dalam menangani perjalanan bisnis antara lain :
1. Mengetahui maksud tujuan perjalanan dinas.
2. Mengatur jadwal perjalanan dan pertemuan.
3. Mengatur tanggal keberangkatan.
4. Mengurus akomodasi (transpotasi dan penginapan).
5. Mempersiapkan dokumen (surat – surat) yang diperlukan.
6. Mempersiapkan keperluan keuangan.
Daftar Perjalanan (Itinerary) adalah sebuah rencana tentang kegiatan yang dilakukan selama perjalanan. Daftar perjalanan tersebut mencakup: hari, tanggal, waktu keberangkatan, nama bandara udara, pelabuhan, stasiun, nomor pesawat, kedatangan, dan nama hotel untuk setiap dikunjungi. Janji temu berisi catatan tentang hari, tanggal, waktu, dengan siapa, dimana, dan tujuan pertemuan diselenggarakan. Daftar perjalanan dan janji temu bisa dibuat secara terpadu dalam satu lembar kertas. Sekretaris paling sedikit membuat empat rangkap daftar perjalanan : yang asli untuk pimpinan, tembusan untuk wakil pimpinan, keluarga pimpinan dan sekretaris. Tembusan untuk sekretaris befungsi sebagai arsip, apabila ada perubahan pada daftar tersebut sekretaris dapat segera memberitahukan hal ini kepada semua pemegang tembusan.
Mempersiapkan Kelengkapan Perjalanan,Perlengkapan yang perlu dipersiapkan dan yang dilakukan sekretaris untuk perjalanan pimpinan adalah :
1. Surat Tugas atau Surat Perintah Jalan Bagi pegawai atau pimpinan yang akan melakukan perjalanan dinas akan mndapat Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) dari atasannya.\
2. Mengingatkan pimpinan membawa dokumen pribadi
3. Tiket perjalanan
4. Daftar alamat penginapan, hotel, biro perjalanan, travel bank, kantor/perusahan yang akan dihubungi
5. Peta untuk kota yang akan dikunjungi
6. Kuitansi, cek, buku tabungan, kartu kredit, prangko dan materai
7. Surat keterangan sehat dari dokter
8. Daftar perjalanan
9. Peta kota yang akan dikunjungi
10. Paspor
11. Visa
12. Health Certificatel
13. Fiskal
Mengurus pengangkutan:
1. Perjalanan dengan mobil
2. Perjalanan Dengan Kereta Api
3. Perjalanan Laut
4. Perjalanan Udara
Mempersiapkan Penginapan:
1. Pemesanan kamar.
2. Check In.
3. Cara pembayaran
4. Check Out.
Laporan Biaya Perjalanan
Jika pimpinan telah selesai melakukan perjalanan dinas, masih ada satu tugas sekretaris yaitu membuat laporan keuangan. Semua pengeluaran akan diinventarisir sekretaris untuk selanjutnya sebagai dasar penyusunan laporan. Sekretaris juga harus memeriksa catatan dalam buku pengeluaran pada waktu pimpinan melakukan perjalanan, dari data ini sekretaris akan mengetahui pengeluaran mana yang masih dapat memperoleh pengembalian dari bagian keuangan.
Langkah-langkah menyusun laporan biaya perjalanan :
1. Menginventarisir/mengumpulkan tanda bukti pengeluaran berupa kas bon, kuitanasi, nota.
2. Mengelompokkan tanda bukti pada pos-pos tertentu, misalkan biaya penginapan, biaya kegiatan,transpor, dan entertainment. Biaya entertainment adalah biaya yang digunakan untuk menjamu relasi.
Tanda bukti:
1. Tanda bukti pengeluaran dari luar, misal hotel dan restoran akan dibuatkan kas bon atau kuitansi dari pihak perusahaan.
2. Semua pengeluaran yang berhubungan dengan menjamu relasi setelah dibuatkan kas bon/kwitansi akan dicatat lagi pada laporan entertainment.
3. Langkah yang terakhir adalah membuat laporan biaya perjalanan secara keseluruhan.

TABLE MANNER

                      Tata Cara dalam Etika Makan (Table Manner)

 

     Etika makan atau Table Manners adalah aturan yang harus dilakukan saat bersantap bersama di meja makan.

     Etika makan diperkenalkan oleh bangsa Eropa yang merupakan aturan standar terutama saat bersantap bersama-sama di sebuah acara resmi atau acara makan bersama di keluarga besar. Meskipun sebebarnya Etika tersebut telah ada jauh sebelum peradaban Eropa menyebar ke seluruh dunia.

    Setiap negara memiliki aturan meja makan yang berbeda-beda. Namun, ada beberapa aturan dasar yang terdapat di setiap etika makan, yaitu :

• Makan dengan mulut yang tertutup saat mengunyah makanan
• Berbicara dengan volume suara yang rendah
• Tutupi mulut saat batuk atau bersin
• Jangan menyandarkan punggung di sandaran kursi
• Jangan menimbulkan suara saat mengunyah makanan
• Jangan memainkan makanan dengan peralatan makan
• Jangan mengejek atau memberitahu seseorang bahwa dia memiliki etika makan yang buruk
• Jangan bersendekap di meja makan
• Selalu meminta ijin ke empunya acara saat akan meninggalkan meja makan
• Jangan menatap mata orang lain saat dia sedang makan
• Jangan berbicara di telepon di meja makan. Meminta ijinlah saat anda benar benar harus menjawab telepon, dan meminta maaflah saat kembali.
• Jangan menimbulkan suara saat memakan sup
• Letakkan garpu di sebelah kiri dan garpu disebelah kanan bersama-sama di arah jam 5 di atas piring dengan bagian pisau yang tajam menghadap ke dalam. Ini menandakan bahwa anda telah selesai makan.
• Lap yang disediakan di atas meja tidak boleh digunakan
• Jangan menghilangkan ingus dengan lap tangan. Lap yang disiapkan untuk anda hanya untuk membersihkan mulut bila kotor
• Jangan mengambil makanan dari piring orang lain dan jangan memintanya juga
• Telan semua makanan yang ada di mulut sebelum minum
• Jangan menggunakan tangan saat mengambil makanan yang tersisa di dalam mulut, gunakan tusuk gigi
• Usahakan untuk mencicipi semua makanan yang disediakan
• Tawarkan ke orang di sebelah anda saat anda akan menuangkan minuman ke gelas anda
• Sisakan makanan sedikit bila anda tidak ingin atau tidak sanggup menghabiskan makanan
• Tunggu ada aba-aba untuk mulai memakan makanan yang dihidangkan
• Menambahkan bumbu setelah mencicipi makanan dianggap kasar dan menghina koki
• Kecuali di restoran, jangan minta untuk menyingkirkan sisa makanan anda kecuali acara makan sudah selesai dan jangan pernah melakukan bila diundang ke acara formal.
• Jangan lupakan satu hal yang umum, jangan lupa untuk selalu mengatakan ‘tolong’ dan ‘terima kasih’ setiap kali anda meminta bantuan

  *) Table Manner (Etika Makan)

Dalam makan kita mengenal adanya Etika makan atau Table Manners. Etika ini mungkin lebih sering dikenal orang-orang yang mempunyai kepentingan dalam hal ini, bisa pengusaha-pengusaha, pejabat, orang penting, juru masak, dan lain-lain. Table manners secara sederhana adalah aturan yang harus dilakukan saat bersantap bersama di meja makan. Etika makan ini tidak ada salahnya jika kita mengetahuinya, jika tidak dapat bermanfaat bagi kita, tentu bisa dapat bermanfaat bagi orang lain.

Etika makan diperkenalkan oleh bangsa Eropa yang merupakan aturan standar terutama saat bersantap bersama-sama di sebuah acara resmi atau acara makan bersama di keluarga besar. Meskipun sebenarnya Etika tersebut telah ada jauh sebelum peradaban Eropa menyebar ke seluruh dunia.

Jika mampu menunjukkan sopan santun di meja makan, sebenarnya secara tidak langsung menunjukkan kualitas pergaulan, intelektualitas dan etika pergaulan seseorang. Etika makan tidak dibentuk secara tiba-tiba. Kualitas etika makan harus dilakukan sejak usia anak dan remaja. Dengan kebiasaan sehari-hari dengan melakukan etika makan yang baik maka merupakan proses pembelajaran yang sangat baik. Bila etika makan dibentuk secara instan maka akan menghasilkan kualitas etika makan yang canggung dan tidak luwes. Bila seseorang diundang di sebuah restoran terkenal atau jamuan makan malam resmi dengan meja makan yang sudah di setting sedemikian rupa harus mengikuti aturan etika makan yang baik.

Setiap negara memiliki aturan meja makan yang berbeda-beda. Namun, ada beberapa aturan dasar yang terdapat di setiap etika makan, yaitu:

• Makan dengan mulut yang tertutup saat mengunyah makanan.
• Berbicara dengan volume suara yang rendah.
• Tutupi mulut saat batuk atau bersin.
• Jangan menyandarkan punggung di sandaran kursi.
• Jangan menimbulkan suara saat mengunyah makanan.
• Jangan memainkan makanan dengan peralatan makan.
• Jangan mengejek atau memberitahu seseorang bahwa dia memiliki etika makan yang buruk.
• Jangan bersedekap di meja makan.
• Selalu meminta ijin ke empunya acara saat akan meninggalkan meja makan.
• Jangan menatap mata orang lain saat dia sedang makan.
• Jangan berbicara di telepon di meja makan. Meminta ijinlah saat anda benar benar harus menjawab telepon, dan meminta maaflah saat kembali.
• Jangan menimbulkan suara saat memakan sup.
• Letakkan garpu di sebelah kiri dan garpu disebelah kanan bersama-sama di arah jam 5 di atas piring dengan bagian pisau yang tajam menghadap ke dalam. Ini menandakan bahwa anda telah selesai makan.
• Lap yang disediakan di atas meja tidak boleh digunakan.
• Jangan menghilangkan ingus dengan lap tangan. Lap yang disiapkan untuk anda hanya untuk membersihkan mulut bila kotor.
• Jangan mengambil makanan dari piring orang lain dan jangan memintanya juga.
• Telan semua makanan yang ada di mulut sebelum minum.
• Jangan menggunakan tangan saat mengambil makanan yang tersisa di dalam mulut, gunakan tusuk gigi.
• Usahakan untuk mencicipi semua makanan yang disediakan.
• Tawarkan ke orang di sebelah anda saat anda akan menuangkan minuman ke gelas anda.
• Sisakan makanan sedikit bila anda tidak ingin atau tidak sanggup menghabiskan makanan.
• Tunggu ada aba-aba untuk mulai memakan makanan yang dihidangkan.
• Menambahkan bumbu setelah mencicipi makanan dianggap kasar dan menghina koki.
• Kecuali di restoran, jangan minta untuk menyingkirkan sisa makanan anda kecuali acara makan sudah selesai dan jangan pernah melakukan bila diundang ke acara formal.
• Jangan lupakan satu hal yang umum. Jangan lupa untuk selalu mengatakan ‘tolong’ dan ‘terima kasih’ setiap kali anda meminta bantuan.

 

    *)Beberapa etika umum yang harus dilakukan adalah:

1. Bila pelayan tidak memberikan anda duduk, Duduk dan tariklah bangku dengan dua tangan.
2. Bukalah serbet atau napkin dengan wajar taruh di pangkuan anda.
3. Jika sudah siap memesan menu, lihat daftar menu dengan wajar, jangan terlalu lama. Segera menunjuk menu yang anda pilih. Setelah itu biasanya pelayan mempersilakan anda mencicipi menu pembuka atau Appetizer.

     *)Jamuan formal terdiri dari beberapa menu:

1. Hidangan Pembuka (Appetizer)
2. Hidangan Utama (Main Course)
3. Hidangan Penutup (Dessert)

     *)Hidangan Pembuka (Appetizer)

 

     Sebelum hidangan pembuka disajikan biasanya diatas meja disediakan roti sebagai panganan, anda bisa makan roti ini dengan tangan. Hidangan pembuka biasanya juga terdiri dari dua macam, Hot Appetizer dan Cold Appetizer.

• Hot Appetizer biasanya Sup. Aduklah sup itu perlahan, jangan dipangku ditangan anda, biarkan tetap diatas meja. Jangan sekali-kali meniup sup. Gunakan sendok sup yang sudah disediakan, biasanya lebih kecil.
• Cold Appetizer bisa berupa salad, ambil garpu di tangan kiri dan pisau di tangan kanan, sekali lagi pilihlah alat makan yang disediakan, biasanya lebih kecil dari alat makan hidangan utama. Janagn ragu-ragu mengelap mulut anda bila ada sisa makanan disana. Jangan mengelap dengan satu tangan.

       *)Hidangan Utama (Main Course) 

 

       Bila hidangan utama sudah tiba, jangan salah kalau anda sedang diundang jamuan makan ala internasional, umumnya ada dua cara menyantap hidangan utama. Hidangan utama sering berupa daging, steik atau sea food. Bila menggunakan ala Amerika biasanya daging dipotong lebih dahulu baru disantap menggunakan sendok dengan tangan kanan. Cara Eropa lain lagi, biasanya langsung dipotong dengan pisau di tangan kanan lalau memakan dengan garpu di tangan kiri.

 

      *)Hidangan Penutup (Dessert) 

       Puas menyantap hidangan utama, saatnya anda menikmati hidangan penutup. Hidangan penutup umumnya berupa makanan atau minuman dingin, seperti cocktail, ice cream atau jus. Jangan makan hidangan penutup langsung setelah anda menghabiskan makanan utama. Berilah waktu untuk perut anda. Setelah dirasa cukup dan hidangan penutup sudah siap, amkaan anda bisa menyantapnya. Bila hidangan pentup anda berupa minuman yang ada hiasan diatasnya. Makanlah hiasannya atau sisihakan terlebih dahulu. Baru minum isinya.

1. Serbet
2. Piring utama
3. Mangkok sop dan tatakannya
4. Piring roti dan mentega dengan pisau roti
5. Gelas air
6. Anggur putih
7. Anggur merah
8. Garpu ikan
9. Garpu utama
10. Garpu salad
11. Pisau utama
12. Pisau ikan
13. Sendok sop
14. Sendok makanan pencuci mulut dan garpu kue

       Perhatikan bahwa posisi garpu salad (J) disarankan untuk diletakkan disebelah kiri garpu utama (I). Bagaimanapun juga untuk jamuan resmi garpu utama digunakan sebelum garpu salad, karena itu sebaiknya para tamu menunggu hidangan utamanya sebelum mengambil salad. 

Apa yang harus dilakukan ???

Kapan memulai makan:

      Tidak sesuai dengan nasehat orang tua, para pakar etiket malah menganjurkan untuk memulai makan tanpa harus selalu menunggu orang lain – mulailah makan saat makanan hangat disajikan. Untuk makanan dingin atau buffets, tunggulah hingga tuan rumah mempersilakan makan, dan tunggu pula hingga tamu utamanya mulai mengambil makanan.

 

Makanan yang dapat dipegang dengan tangan:

1. Roti: break slices of bread, rolls and muffins in half or into small pieces by hand before buttering.
2. Daging: jika potongan dagingnya tebal, makanlah dengan menggunakan pisau dan garpu. Jika garing, pecahkan dengan garpu dan makanlah dengan tangan.
3. Makan dengan tangan: Ikuti pedoman tuan rumah. Jika makanan tersebut disajikan dalam piring, ambil dan letakkan pada piring anda sebelum memakannya.
4. Makanan yang biasanya langsung dimakan dengan tangan: jagung pada ikan tongkol, tulang iga, lobster, kepiting dan tiram dengan cangkang terbuka, sayap ayam dan tulang (untuk situasi tidak resmi), sandwiches, beberapa jenis buah tertentu, buah zaitun, seledri, roti dan kue kering.

Membuang makanan yang terselip dari mulut:

1. Serpihan buah zaitun: keluarkan dengan hati-hati ke telapak tangan sebelum membuangnya ke piring.
2. Tulang ayam: gunakan garpu untuk membuang ke piring.
3. Duri ikan: buanglah dengan jari.
4. Bagian yang lebih besar: tulang atau makanan yang tidak ingin anda makan keluarkan dengan hati-hati dan tersembunyi ke dalam serbet makan hingga tidak diketahui orang lain.

Tata cara untuk minum :

1. MUG (gelas agak besar tanpa kaki) yang digunakan untuk minum kopi, teh atau minuman panas lainnya, biasanya digunakan pada acara tak resmi. Tatakan biasanya disertakan untuk meletakkan sendok kecil, bahkan kadang tidak disediakan sama sekali. Bila disertai tatakan/lepek, biasanya sendok diletakkan dengan posisi menghadap ke bawah atau di sisi piring mentega atau piring makan. Jangan lupa mengeluarkan sendok dari mug pada waktu akan minum.
2. Letakkan teh celup yang sudah dicelupkan ke dalam cangkir yang berisi air panas pada piring alas/tatakan cangkir.
3. Sebelum mereguk es teh manis, es kopi susu, atau jus, jangan lupa singkirkan sendok pengaduk yang berbentuk panjang. Letakkan di tatakan setelah selesai mengaduk minuman. Bila tak tersedia, jangan lupa memintanya.
4. Bila kopi atau teh tumpah, tanyakan apakah bisa mengganti tatakan. Bila tidak memungkinkan, gunakan serbet atau tisu untuk membersihkannya. Hal ini untuk menghidari tumpahan yang lebih banyak atau mengenai baju Anda.
5. Jika disuguhi minuman dengan gelas yang biasa digunakan untuk anggur merah, pegang kaki gelas. Untuk anggur putih, pegang badan gelas untuk menjaga kedinginan minuman tersebut. Bila di gelas minuman terdapat hiasan buah seperti stroberi, ceri, dan lainnya tapi Anda tidak ingin memakannya, boleh disingkirkan.
6. Sebaiknya jangan meniup minuman yang panas untuk mendinginkannya. Agar cepat dingin, Anda bisa mengaduk minuman secara perlahan atau tunggu sampai panasnya berkurang.

                            Tips Table Manner Paling Lengkap

        Table manner adalah tata cara menggunakan alat makan dan minum pada acara jamuan makan atau acara resmi di hotel berbintang. Anda semestinya telah mengetahui adab cara makan ini, agar Anda tidak malu sendiri dihadapan partner bisnis atau rekan kerja Anda. Table manner dikenalkan pertama kali oleh orang eropa dan telah menjadi standar internasional dan wajib diketahui semua orang saat menghadiri acara resmi jamuan makan di hotel berbintang atau gedung mewah lainnya.

        Setiap negara memang memiliki standar sendiri dan berbeda satu dengan yang lain. Karena kebiasaan masing negara masing-masing berbeda-beda pula. Oleh karena itulah Anda perlu menyesuaikan diri dan bisa beradaptasi dengan baik. Bahkan jika Anda googling terdapat kursus atau pelatihan tentang table manner ini.

        Tidak perlu khawatir jika Anda masih belum mengerti tata cara table manner ini, karena penulis akan berusaha menjabarkan secara rinci mengenai table manner yang sering dipraktekan di Indonesia. Semoga dengan artikel ini dapat berguna bagi Anda sekalian..

Tips Table Manner ini adalah versi ringkas yaitu:

 

1. Untuk menghindari kesalahan dalam memakai pakaian (dresscot) apalagi pada acara resmi seperti jamuan makan di hotel atau gedung mewah, jauh hari sebelum hari H tersebut, sebaiknya Anda tanyakan pada panitia atau kolega Anda tentang tema jamuan tersebut. Sehingga Anda bisa menempatkan diri dengan tepat. Misalnya menggunakan Tuxedo pada acara resmi, bukannya menggunakan pakaian kaos.

 

2. Pada saat makan, kita ambil peralatan makanan paling luar. Misalnya dari kiri ke kanan terdapat pisau, sendok, piring, gelas, garpu. Maka yang diambil terlebih dahulu yaitu pisau dan garpu.

 

3. Ada 3 step makanan sebelum menu utama dan 1 menu penutup. 3 step makanan tersebut yaitu sup, setelah habis supnya baru keluar roti, lalu salad, salad yaitu hidangan sayuran. Barulah setelah itu hidangan utama dan ditutup dengan menu penutup yaitu bisa eskrim atau Wine dan lainnya. Oleh karena itu, Anda tidak perlu galau atau kasak kusuk bertanya pada samping meja Anda, kenapa kok hidangannya cuman roti, mana yang lain Jika hal ini Anda lakukan, maka kolega Anda akan menganggap Anda tidak memiliki table manner yang baik. Ingat itunya, Ini bukan seperti cara makan di warung makan padang atau di restoran lho.. hehe

 

4. Ada 2 cara pemakaian serbet yaitu;

A) Saat Anda sedang makan, serbet diletakkan diatas paha

B) Jika Anda ingin meninggalkan meja makan namun masih ingin kembali ke meja itu, maka serbet tersebut kita letakkan dengan rapi disamping kanan gagang (pegangan) kursi atau jika tidak memiliki gagang kursi, maka letakkan serbet pada bagian sandaran kursi dengan rapi.

 

5. Cara memegang gelas yaitu memegang gelas dibawah badan gelas, jika berkaki. Untuk hindari bekas jari tangan Anda. Supaya bekas jari Anda tidak membekas pada badan gelas. Jika membekas, bersihkan dengan menggunakan serbet yang ada diatas meja makan.

 

6. Sebelum meminum, bersihkan dulu bibir Anda dengan serbet. Agar bekas bibir Anda tidak membekas pada bibir cangkir. Jika Anda lupa dan telah membekas pada bibir cangkir, bersihkan dengan menggunakan serbet yang ada diatas meja makan. Anda tidak perlu malu, karena itu konsekuensi Anda lupa terlalu lahap makan makanan yang ada.

Nah ini dia, tipe yang bisa bikin malu Anda jika diajak ke acara resmi. Oleh karena itulah ajaklah istri/teman Anda yang memiliki table manner yang baik. Jangan sampai reputasi Anda rusak dihadapan rekan bisnis Anda, hanya gara-gara istri atau rekan kerja tidak memahami hal ini.

    Sebelumnya berilah pengertian kepada teman/istri Anda mengenai tentang pentingnya table manner ini, bahwa betapa pentingnya acara ini untuk masa depan Anda. Jika Anda mau simple, copas url link artikel ini dan suruh mereka membacanya.

 

7. Saat makan dilarang mengobrol atau berbicara atau celegukan didepan kolega atau rekan bisnis Anda. Tunjukkan bahwa Anda memiliki table manner yang baik dan berbudaya.

 

8. Pada saat selesai makan, rapikan peralatan makan Anda dan diletakan arah jam 4, diatas piring. Kalau arah lain berarti Anda masih ingin menambah. Serbet dilipat diatas meja.

 

        Tidak dapat dipungkiri hal diatas memerlukan latihan dan latihan. Tapi setidaknya Anda sudah memahami bahwa table manner sangat penting untuk memperlihatkan karakter dan psikologi Anda. Jika Anda ingin dihormati, maka hormatilah orang yang telah mengundang Anda dengan mengunakan pakaian resmi dan table manner yang baik.

Tugas Sekertaris

        Tata Cara Menerima Tamu Kantor

MENERIMA TAMU KANTOR

A. Pengertian Tamu Kantor
       Tamu kantor adalah seseorang atau kelompok yang datang kesebuah perusahaan untuk kepentingan tertentu. Salah satu tugas sekretaris adalah mengatur pertemuan antara pimpinan dengan tamu-tamu yang akan bertemu dengan pimpinan. Mulai dari membuat janji, konfirmasi, sampai menerima kedatangan tamu pimpinan di kantor. Tetapi sebagai sekretaris, tidak dapat menerima tamu begitu saja. Ada etika dan aturan tersendiri dalam menerima tamu.
       Dalam menerima tamu ada etika-etika yang harus kita ketahui, untuk menciptakan suasana yang menyenangkan dilingkungan kerja tersebut agar tamu merasa nyaman dan mempunyai kesan baik ketika melakukan kerjasama. Selain itu, seorang sekretaris juga harus mengetahui dan memahami sifat, kedudukan atau pangkat dan perilaku tamu yang datang ke kantor. Seorang sekretaris wajib menanyakan nama, keperluan dan mengantar tamu bertemu dengan pimpinan yang akan ditemuinya.

B. Hal-Hal Yang Perlu Diperhatikan Dalam Menerima Tamu

      Dalam menerima tamu, ada hal-hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris antara lain :
• Apabila sudah ada janji, tepati waktu, apabila sedang ada tugas di luar kantor harus memberitahukan dan minta maaf untuk datang terlambat (prioritas perlu dipertimbangkan).
• Apabila tamu masuk, hendaknya berdiri, tersenyum, dan bersalaman.
• Berikan sapaan ramah kepada tamu.

Selain hal-hal diatas, hal-hal yang perlu diperhatikan saat menerima tamu dikantor adalah sebagai berikut :
1. Penanganan ruangan tamu
sekretaris baiknya memeriksa tata ruang penerimaan tamu, khususnya yang berkaitan langsung dalam hal-hal berikut :
• Ruangan harus nyaman, bersih dan rapi.
• Lengkapi ruangan tamu dengan perlengkapan seperti :
- buku tamu
- kartu pengenal tamu
- majalah/koran
- brosur/katalog perusahaan
- tempat sampah/asbak
• Tunjukanlah sikap untuk selalu siap menerima memberikan bantuan dan bersahabat.

2. Tata cara mengantar dan melayani tamu:
 Jangan membeda-bedakan tamu, dari jabatan atau penampilan. Misalnya melihat penampilan fisik tamu dari atas sampai bawah.
 Bagian penerima tamu adalah wajah perusahaan, sambutlah tamu dengan senyum dan sikap yang ramah.
 Apabila tamua datang segera sambut, jangan sekedar menengok kesamping atau bersikap acuh tak acuh, sambil melakukan pekerjaan.
 ketika mengantar tamu tunjukan kearah yang dituju dan dengan telapak tangan kearah atas dan jari rapat, menujuk arah dengan telujuk adalah sifat yang tidak sopan.
 Ketika menggatar tamu ketempat tujuan berjalan agak kedepan dengan posisi sedikit miring sambil sesekali menengok kebelakang untuk memperhatikan jalan tamu.
 Membukakan pintu untuk tamu kalau pintu bergerak kearah dalam, anda masuk dulu,dorong (buka pintunya) dan persilahkan tamu untuk masuk, dan bila daun pintu bergerak keluar buka pintu lebar-lebar dan persilahkan tamu untk masuk terlebih dahulu.
 Tamu yang diterima biasanya dipersilahkan untuk masuk dan menunggu diruangan tamu yang sudah disediakan oleh kantor.

C. Hal-hal yang Harus dilakukan sekretaris saat menerima tamu kantor

 Saat sekretaris menerima tamu kantor, hal yang harus dilakukan antara lain :
a). Mempersilahkan tamu duduk ditempat terhormat, biasanya ditempat yang paling jauh dengan pintu.
b). Duduk berhadapan dengan tamu dan melayani dengan sikap duduk yang sopan, duduk miring bersandar, kaki menumpang keatas tidaklah baik.
c). Ketika akan memasuki ruang yang ada tamu didalamnya hendaknya mengetuk pintu, setelah masuk tundukan kepala kepada tamu terlebih dahulu, kemudian berbicara dengan orang yang dimaksud.
d). Apabila materi pembicaraan hanya perlu diketahui oleh orang yang dimaksud, sampaikan pesan tertulis dikertas catatan.
e). Ketika tamu akan meninggalkan ruang tamu bukakan pintu dengan ramah dan sopan.

 Ada beberapa etika menurut beberapa ahli :
Menurut Sedarmayanti, etika sekretaris dalam menerima tamu, antara lain :
a. Bersikap sopan dan ramah
b. Berkepribadian menarik
c. Bijaksana
d. Mempunyai cukup pengetahuan tentang struktur organisasi dan hal penting tentang organisasi tempatnya bekrja, serta pengetahuan lainnya.

Menurut Ursula Ernawati, etika sekretaris tamu kantor antara lain :
a. Berpenampilan rapi, bersih dan segar
b. Berperilaku sopan dan ramah
c. Ekspresi wajah yang hangat
d. Menghafal nama tamu
e. Senang bergaul dan luwes
f. Menjadi pendengar yang baik
g. Menjaga sikap tubuh agar tidak melakukan kebiasaan-kebiasaan jelek, seperti menggigit kuku
h. Bersikap hormat kepada tamu
i. Memiliki semangat kerja yang tinggi
j. Nada suara yang enak dan jelas
k. Tenang dan menangani complain secara profesional
l. Tidak menginterupsi pembicaraan tamu
m. Tulus melayani tamu

D. Cara pelayanan tamu kantor

Pada prinsipnya semua karyawan harus dapat bertindak sebagai penerima tamu. Oleh karena itu sekretaris yang bertugas menerima tamu harus memperhatikan hal-hal berikut :
 Mengetahui nama tamu, nama kantor, nama perusahaan, dan maksud kunjungannya.
 Memberikan kesan yang paling menyenangkan dan menunjukan kesan tersebut agar terjalin goodwill yang baik.
 Menyapa, menghormati, memberi bantuan dengan informasi yang tepat, dan memberikan pelayanan sebaik-baiknya secara wajar.
 Mengetahui dengan pasti, hal yang boleh dan tidak boleh diberitahukan kepada tamu.
 Menghubungi pejabat yang lebih berhak menangani masalah yang di bawa oleh tamu, sesuai dengan kebijkan kantor.
 Bila tamu terpaksa menunggu, ciptakan suasana yang menyenangkan.
 Pandai-pandailah menetapkan pilihan sesuai dengan masalah yang di ungkapkan oleh tamu dengan pejabat yang berwenang dan dapat menguasai masalahnya.
 Bila pejabat yang diinginkan tamu tidak ada di tempat, mintalah kepada tamu agat meninggalkan pesan. catat pesan itu dan beritahukan pada pejabat yang dikehendaki tamu.

Beberapa petunjuk praktis yang dapat dilakukan sekretaris dalam menghadapi tamu kantor :
1. Bersiaplah setiap saat untuk menerima tamu-tamu dengan tenang, ramah, sopan, sabar, dan percaya diri.
2. Perhatikan wajah yaitu, ceria dengan sikap bersahabat tidak perlu berdiri ketika menerima tamu kecuali bila menghadapi tamu dari luar atau tamu istimewa.
3. Bila sedang menelpon dan tamu masuk beri senyum dan isyarat dengan tangan supaya tamu duduk. setelah pembicaraan di telepon selesai berdirilah dan berjabat tangan menyambutnya.
4. Sapalah tamu terlebih dahulu dengan kalimat pembuka, seperti “selamat siang ada yang bisa saya bantu”.
5. Sebaiknya usahakan suara tidak terlalu keras dan tidak tinggi sehingga memberikan kesan ramah dan menyenangkan.
6. Bila anda mengenal tamu tersebut, sapalah dengan menyebut namanya sehingga tamu merasa benar-benar di perhatikan.
7. Bila tamu tidak memberikan identitasnya atau kartu nama, tanyakan secara sopan nama dan dari mana, seperti “bolehkah saya tahu nama bapak?” atau “bapak dari perusahaan mana?”

E. Jenis-jenis tamu dan cara pelayananya

• Sikap sekretaris ketika berhadapan dengan tamu kantor:
Jenis Tamu Kantor Kondisi atau sikap sekretaris
1. Tamu dengan perjanjian
 Usahakan tamu menunggu sesingkat mungkin.
 Jangan diajak ngobrol terlalu lama kecuali bila tamu yang meminta.
2. Tamu tak dikenal
 Sapa dan tanyakan keperluanya.
 Bila tamu dapat diterima persilahkan duduk.
 Bila tamu ditolak berikan alasan yang tepat dan tawarakan untuk membuat janji terlebih dahulu.
3. Tamu yang menolak memberi tahu keperluannya
 Persilahkan tamu untuk mengisi formulir tamu dengan lengkap , sebutkan alasan mengapa anda meminta hal tersebut.
 Walaupun tamu bersikeras, tetap perlalukan dengan sopan dan sabar.
4. Tamu atau pelanggalan yang datang tanpa perjanjian
 Bersikap taktis untuk memprioritaskan penerimaan tamu sesuaikan dengan keperluan, situasi kantor, dan kesibukan pimpinan
5. Anggota keluarga atau teman atasan
 Bila yang bersangkutan masuk pada saat atasan sedang ada rapat, sapa dan katakan bahwa atasan sedang ada rapat atau tamu lain.
6. Tamu yang tak diingikan
 Tetaplah bersikap ramah dan sopan, sarankan untuk membuat janji terlebih dahulu.
 Apabila ia tetap menunggu meskipun anda telah berusah menggusirnya secara halus,sikap yang tepat adalah tidak memperdulikannya, tetapi ingat jangan pasang muka kecut atau judes.
7. Pramuniaga atau salesman
 Perlakukan dengan baik.
 Katakan dengan jujur dan sopan bahwa perusahaan tidak memerlukannya saat ini.
8. Tamu lanjut usia atau cacat fisik
 Perlalukan sewajarnya waspada dan beriaplah membantu bila diperlukan.
9. Anggota keluarga atau teman dekat sekretsris
 Terima secara wajar, tidak gaduh.
 Bila hendak membicarakan maslah ayng memakan waktu lama, ajak keruang tamu.
 Tidak dibenarkan menggobrol berlama-lama pada waktu jam kerja.
10. Tamu ketika atasan membatalkan janji
 Meminta maaf dan jelaskan alasanya.
 Bila perlu ajukan untuk membuat perjanjian baru.

• Beberapa Petunjuk Umum Sebagai Sekretaris Dalam Melayani Tamu-tamu kantor
      Sebagai prisip dasar adalah menghormati setiap tamu, yang datang kekantor. Setiap orang yang datang bertamu dikantor ingin disambut dan dilayani dengan baik sekaligus ingin dihormati, sekretaris harus pandai-pandai berbicara untuk menjaga perasaan tamu agar tidak merasa tersingung, akan tetapi sekretaris harus melaksankan peraturan-perturan yang berlaku dikantor, sekretaris harus memberitahukan peraturan tersebut kepada setiap tamu yang berkunjung secara ramah dan bijaksana.

 Melayani tamu menurut kepentingannya.

• Tamu yang datang untuk minta dana atau sumbangan.
Tamu yang datang untuk meminta dan atau sumbangan biasanya ingin bertemu langsung dengan pimpinan dan dengan berbagai macam alasan, cara terbaik untuk menggatasi tamu ini adalah tetap melayaninya dengan sabar dan ramah sambil menyodorkan formulir isisan yang harus diisi oleh tamu tersebut, formulir itu memuat nama, alamat, instansi, atau maksud sumbangan yang diminta untuk kepentingan apa. Memberitahukan kepadanya bahwa pengisian formulir bagi para tamu merupakan perturan sehingga sang tamu harus mengisinya bila tamu memang meminta sumbangan persilakan untuk menghungi bagian lainyang memang khusus menangani dana. Jadi tidak harus bertemu dengan pimpinan.

• Tamu yang datang untuk menawarakn barang atau jasa.
Pada umunya tamu jenis ini sangat sopan dan menyengankan sebab mereka telah mendapatkan pelatihakn ketrampilan dalam membuat barang atau jasa, namun tak jarang para penjual ini meminta bertemu langsung dengan pimpinan, sehingga sekretaris perlu mengatur taktik dan strategi dalam melayani tamu tersebut.

• Tamu yang ingin membeli barang.
Tamu yang ingin membeli barang biasanya banyak bertingkah. Mereka minta untuk diperhatikan, diistimewakan, bahkan ingin diperhatikan dengan pimpinan. Oleh karena itu, bawalah tamu ke bagian pembelian. Jangan lupa tawarkan minum kepada tamu yang ingin membeli barang.

 Tamu aparat pemerintah.

o)Tamu yang bersifat kunjungan rutin
       Biasanya mereka tidak meminta untuk bertemu dengan pimpinan karena secara rutin mereka menghubungi pihak tertentu untuk mendapatkan informasi. Akan tetapi, lebih baik bila sekretaris memberi laporan kepada pimpinan karena mungkin pimpinan ingin bertemu untuk menanyakan suatu hal yang penting mengenai peraturan yang belum jelas. Hal ini akan membawa dampak positif dikemudian hari bila sewaktu-waktu ada kepentingan perusahaan.

o) Tamu yang bersifat kunjungan khusus
       Biasanaya pejabat/aparat pemerintah datang dalam bentuk rombongan/ protokol. Dalam hal ini pimpinan perusahaan mutlak harus menyambut sendiri bahkan harus siap dipintu masuk dalam pakaian lengkap artinya pakainan formal seperti dress lengkap sebelum para tamu turun dari kendaraan. Sekretaris wajib mengatur tata upacara penyambutan tamu agar segala sesuatu berjalan dengan lancar. Hidangkan makanan kecil dan minuman atau kenang-kenangan atau cendera mata harus dipersiapkan. Untuk tamu-tamu khusus pesanlah hotel yang berbintang kelas satu, supaya kalau terjadi sesuatu diluar dugaan, perusahaan tidak dapat disalahkan.

o) Tamu Teman Pimpinan
       Sekali-kali pimpinan akan didatangi oleh temannya atau kenalan baik. Mungkin tamu tersebut teman bisnis,relasi,atau mungkin juga teman sekolah dulu. Dalam hal ini sekretaris harus mengenal tamu-tamu tersebut,meskipun begitu sekretaris harus bertanya dulu kepada pimpinan apakah tamu tersebutboleh menemui sekarang atau tidak. Bila pimpina sedang sibuk, persilakan ia untuk menunggu. Yang perlu diperhatikan adalah tujuan kedatangannya yaitu akan menghambat tugas pimpina,sekedar kangen,atau da urusan bisnis penting.
Contoh bentuk percakapan dengan tamu
 saat menerima tamu : “selamat pagi/siang/bapak/ibu( jangan menggunakan kata sapaan seperti Mbak/Mas), ada yang bisa saya bantu”
 saat meminta tamu untuk mengisi form data tamu : “mohon maaf Bapak/Ibu untuk kelengkapan informasi silahkan isi form data yang kami sediakan.”atau, “jika berkenan, saya bisa menuliskannya untuk bapak/Ibu.”
 saat mengatakan bahwa pimpinan tidak ada : “mohon maaf Bapak/Ibu, saat ini pimpinan kami tidak ada di tempat. Bapak/Ibu bisa meninggalkan pesan, dan saya pastikan pimpinan kami akan menghubungi Bapak/Ibu secepatnya” atau, “mohom maaf Bapak/Ibu, saat ini pimpinan kami sedang tidak ada di tempat bagaimana kalau saya buatkan janji bertemu dengan pimpinan kami di hari lain? bagaimana kalau besok?”(sebautkan hari dan jam lain sesuai dengan agenda yang tersedia).

F. Formulir Kedatangan Tamu
     Formulir kedatangan tamu hampir sama dengan formulir penerimaan dan panggilan telpon, informasi tentang tamu yang datang harus di catat lengkap untuk kepentingan data dan informasi selanjutnya.
secata garis besar, form tamu berisikan data diri dan maksud tujuan tamu berkunjung ke perusahaan. untuk lebih lengkapnya, form kedatangan tamu juga harus di tandatangani oleh penerima tamu dan tamu yang bersangkutan.

Contoh Formulir Kedatangan Tamu

 
                                                            Kesimpulan
         Salah satu tugas sekretaris adalah mengatur pertemuan antara pimpinan dan tamu yang akan bertemu dengan pimpinan tugas ini di mulai dari membuat janji,konfirmasi hingga menerima kedatangan tamu di kantor. seorang sekretaris harus menghormati dan melayani dengan sepenuh hati agar para tamu merasa senang dan mempunyai kesan yang baik terhadap perusahaan karena seorang sekretaris membawa nama baik perusahaan dalam berhubungan dengan tamu perusahaan maupun klien. jadi seorang sekretaris harus mengetahui tata cara menerima tamu yang baik dan hal-hal apa saja yang harus di lakukan jika pimpinan tidak ada di tempat.

Administrasi Perkantoran

Etika Seorang Sekretaris Yang Baik.

       Etika Sekretaris adalah hakikat kebaikan yang perlu dilaksanakan dan dihayati oleh sekretaris. Etika sekretaris meliputi hal-hal sebagai berikut: jujur, setia, tanggung jawab, dan dedikasi. Etika Sekretaris meliputi:

 A. Cara Berbusana

Cara berbusana yang baik merupakan ciri khusus, menunjukkan kepribadian dan kewibawaan bagi sekretaris. Berbusana yang baik berarti penampilan diri (personal appearance) secara keseluruhan mulai dari dandanan rambut, wajah, badan, kaki dan segala kelengkapannya.
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan seorang sekretaris pada waktu berbusana, misalnya:
1. Waktu
Umumnya jam kerja seorang sekretaris berkisar antara pukul 08.00 sampai pukul 16.00. Oleh karena itu, pengaturan dan pemilihan busana hendaknya sesuai untuk dipakai pagi, siang sampai sore hari. Misalnya rok dan blus ditambah jas atau blazer.
2. Keadaan Jasmani
Seorang sekretaris perlu mawas diri di dalam memilih, menentukan, dan menggunakan pakaian dengan memperhatikan keadaan ciri-ciri jasmaninya, seperti tinggi, pendek, gemuk, kurus, kulit sawo matang, kuning langsat, dan sebagainya. Selain itu juga memperhatikan usia.
3. Iklim
Dikarenakan negara kita mempunyai iklim panas dengan musim hujan dan kemarau, makaseorang sekretaris harus dapat menyesuaikan diri dalam berbusana dengan keadaan iklim dancuaca.
d.Bahan, warna, motif pakaian
Bahan yang umum dipakai diantaranya sutra, katun, wool, rayon dannylon.

Pengaruh warna dapat dikategorikan seperti :
1) Warna tenang (kuning muda, nila, abu-abu, hijau muda, biru muda dsb.)
2) Warna cerah (biru laut, hijau jamrut, merah bata, kuning emas, jingga).


B. Cara Berjalan Seorang Sekretaris Yang Baik

1. Pandangan Lurus Kedepan
2. Posisi badan tegap
3. Tidak menyeret-nyeret sepatu
4. Jangan berjalan dibuat-buat yang menunjukan seolah-olah ingin meminta perhatian orang disekitar
5. Ketika berjalan dagu jangan terlalu diangkat
6. Jaga kecepatan yang wajar,jangan terburu-buru
7. Penuh percaya diri dan selalu siap disapa atau menyapa dengan senyum


C. Cara Duduk Seorang Sekretaris Yang Baik

1. Atur kaki serapi dan sesopan mungkin dengan cara kaki diarahkan miring
2. Bila duduk dikursi tamu upayakan untuk tidak bersandar
3.Bila duduk dibelakang meja, maka biasakan untuk merapatkan punggung dengan sandaran kursi atAU paling tidak badan tetap tegak



D.. Cara berbicara,

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan pada waktu berbicara:
1.Jangan ceroboh
2. Jangan menyinggung perasan orang lain
3. Jangan memperbincangkan masalah pribadi
4. Jangan gemar memuji diri sendiri
5. Hindari gosip
6. Jangan memotong pembicaraan
7. Jangan membesarkan persoalan sepele.
. Cara Mendengarkan
Usahakan pembicaraan orang lain didengarkan dengan cermat (pusatkan pikiran),
kemudian disaring, dipilih dan ditarik kesimpulan tentang pokok masalah yang dikemukakan


E. Cara Makan dan Minum
    Cara makan :
1. Segera menyesuaikan diri dengan situasi dan kondisi.
2. Pilih dan ambil kebutuhan sesuai dengan kebutuhan
3. Sesuaikan irama makan, tidak perlu terburu-buru, dan jangan terlalu lambat.
4. Hindarkan perilaku seperti orang kelaparan atau berpura-pura kenyang.

    Cara Minum :

1. Teguk air sedikit, jangan terburu-buru.
2. Aduk-aduk air jika masih panas jangan meniup-niup.
3. Usahakan jangan sampai tumpah.
4. Jangan angkat tinggi-tinggi jari manis dan kelingking.
5. Tawari minum kawan / orang lain yang berada di dekat kita.
6. Cara memegang gelas juga mesti diperhatikan etikanya.


F . Etika Melayani Tamu

Basa basi dengan tamu boleh saja tetapi jangan biarkan tamu berbicara tidak keruan. Jika pembicaraan tamu mulai melenceng, kembalikan pembicaraan ke urusan yang sebenarnya dengan ramah tetapi bijak.Bila tamu ingin bertemu dengan atasan tetapi atasan anda tidak ada ditempat sebaiknya tamu dipersilahkan untuk mengisi buku tamu dan menuliskan pesan yang ingin disampaikan pada atasan. Bisa juga bicarakan secara lisan tentang kepentingannya terhadap atasan lalu sampaikan padanya untuk menginformasikan pertemuan kembali dengan anda.Jika atasan ada ditempat, tamu dipersilahkan menunggu di ruang tamu. Lalu tanyakan apakah sudah ada janji sebelumnya, jika sudah maka anda bisa menginformasikan pada atasan anda. Berikan bacaan yang netral seperti surat kabar atau majalah sebagai teman pengusir sepi.Setelah itu hubungi atasan anda dan informasikan tamu yang datang, lengkap dengan identitas dan keperluannya. Jika ternyata atasan anda tidak bersedia menemuinya karena sesuatu hal maka anda harus mengatakan pada tamu secara diplomatis. Artinya anda harus menyampaikan secara sopan, teratur dan tidak merusak nama lembaga maupun kewibawaan atasan.
Tetapi jika atasan anda bersedia menemui atasan, antarkan tamu ke tempat dimana atasan anda ingin bertemu. Jangan biarkan tamu mencari-cari sendiri tempat pertemuan dengan atasan. Karena sebagai tamu tentunya dia belum kenal dengan kantor anda kecuali dia memang sudah sering datang ke kantor